VLADA REPUBLIKE HRVATSKE

115

Na temelju članka 30. stavka 1. Zakona o sklapanju i izvršavanju međunarodnih ugovora (»Narodne novine«, broj 28/96), Vlada Republike Hrvatske je na sjednici održanoj 28. rujna 2006. godine donijela

UREDBU

O OBJAVI MEMORANDUMA O FINANCIRANJU USUGLAŠENOG IZMEĐU EUROPSKE KOMISIJE I VLADE REPUBLIKE HRVATSKE O DODJELI POMOĆI IZ INSTRUMENTA ZA PRETPRISTUPNU STRUKTURNU POLITIKU ZA SLJEDEĆU MJERU PROJEKT TEHNIČKE POMOĆI SREDIŠNJOJ JEDINICI ZA FINANCIRANJE I UGOVARANJE I NACIONALNOM KOORDINATORU ZA PROGRAM ISPA, U ZAGREBU, HRVATSKA

Članak 1.

Objavljuje se Memorandum o financiranju usuglašen između Europske komisije i Vlade Republike Hrvatske o dodjeli pomoći iz Instrumenta za pretpristupnu strukturnu politiku za sljedeću mjeru Projekt tehničke pomoći Središnjoj jedinici za financiranje i ugovaranje i Nacionalnom koordinatoru za program ISPA, u Zagrebu, Hrvatska, potpisan u Zagrebu, 4. kolovoza 2006. godine, u izvorniku na engleskom jeziku.

Članak 2.

Tekst Memoranduma iz članka 1. ove Uredbe, u izvorniku na engleskom jeziku i u prijevodu na hrvatski jezik glasi:

ISPA mjera br.:2005 HR 16 P PA 001

MEMORANDUM O FINANCIRANJU

usuglašen između Europske komisije i Vlade Republike Hrvatske o dodjeli pomoći iz Instrumenta za pretpristupnu strukturnu politiku za sljedeću mjeru Projekt tehničke pomoći Središnjoj jedinici za financiranje i ugovaranje i Nacionalnom koordinatoru za program ISPA u Zagrebu, Hrvatska

MEMORANDUM O FINANCIRANJU

Europska komisija, u daljnjem tekstu »Komisija«, djelujući za i u ime Europske zajednice, u daljnjem tekstu »Zajednica« koju predstavlja glavni direktor za regionalnu politiku, g. Graham Meadows, za Komisiju

s jedne strane, i

Vlada Republike Hrvatske, u daljnjem tekstu »Korisnik«

s druge strane,

SPORAZUMJELE SU SE KAKO SLIJEDI:

Članak 1.

Mjera iz donjeg članka 2. provodi se i financira iz proračunskih sredstava Zajednice u skladu s odredbama utvrđenima u ovom Memorandumu. Mjera iz donjeg članka 2. provodit će se u skladu s Općim uvjetima priloženima uz Okvirni ugovor, koji je potpisan između Komisije i Korisnika i dopunjen uvjetima ovog Memoranduma i njemu priloženim odredbama.

Članak 2.

Identifikacija mjere

Instrument za pretpristupnu strukturnu politiku putem potpore pridonosi financiranju sljedeće mjere opisane u Prilogu I.:

Broj mjere:	2005/HR/16/P/PA/001
Naziv:	Tehnička pomoć Središnjoj jedinici za financiranje i ugovaranje i Nacionalnom koordinatoru za program ISPA
Trajanje:	Datum početka: Datum potpisivanja Memoranduma o financiranju od strane Komisije
	Datum završetka: 31. prosinca 2010.
Lokacija:	Zagreb
Skupina:	–

Članak 3.

OBVEZA

1. Maksimalni javni ili istovjetni izdatak koji se može uzeti u obzir radi izračunavanja pomoći iznosi € 262.335;

2. Stopa pomoći Zajednice odobrene za mjeru utvrđena je na 100 % ukupnog javnog ili istovjetnog izdatka navedenoga u planu financiranja u Prilogu II.;

3. Maksimalni iznos pomoći iz Instrumenta za pretpristupnu strukturnu politiku utvrđen je na € 262.335;

4. Iznos od € 262.335 izdvojen je iz proračuna za 2006. prema proračunskoj stavci 13.050101. Obveze u pogledu naknadnih obroka temelje se na početnom ili revidiranom planu financiranja za mjeru, ovisno o stanju provedbe mjere i proračunskoj dostupnosti.

Članak 4.

ISPLATE

1. Pomoć Zajednice obuhvaća isplate za mjeru za koju se Korisnik pravno obvezao i za koju je potrebno financiranje izričito dodijeljeno. Te se isplate moraju odnositi na usluge navedene u Prilogu I.

2. Isplate izvršene prije datuma potpisivanja Memoranduma o financiranju od strane Komisije neće biti prihvatljive za pomoć iz Instrumenta za pretpristupnu strukturnu politiku.

3. Mjera navedena u Prilogu I. i isplate tijela odgovornog za provedbu mjere moraju se završiti ne kasnije od datuma naznačenog u članku 2.

4. Izvješće potrebno za isplatu zaključne bilance potrebno je podnijeti najkasnije 6 mjeseci nakon ovog datuma.

5. Plaćanje predujma utvrđeno je na iznos od € 104.9341 i i bit će vršeno na sljedeći način:

– Iznos od € 52.467 isplaćuje se nakon što Korisnik potpiše ovaj Memorandum;

– Ostatak se isplaćuje nakon potpisivanja prvog znatnog ugovora o tehničkoj pomoći.

Članak 5.

POŠTIVANJE ZAKONA I POLITIKA ZAJEDNICE

Mjera se izvršava u skladu s mjerodavnim odredbama utvrđenima Sporazumom o stabilizaciji i pridruživanju2 i pridonosi ostvarenju politika Zajednice.

Članak 6.

INTELEKTUALNO VLASNIŠTVO

Korisnik i tijelo odgovorno za provedbu iz Priloga I., točke 3. osigurat će ishođenje svih potrebnih prava intelektualnog vlasništva za studije, nacrte, planove, reklame i ostale materijale u vezi s planiranjem, provedbom, nadgledanjem i ocjenom projekta. Oni jamče da Komisija ili bilo koje tijelo ili osoba koju imenuje Komisija ima pristup i pravo koristiti spomenute materijale. Komisija će koristiti te materijale samo u svoje vlastite svrhe.

Članak 7.

DOZVOLE I ODOBRENJA

Bilo koje vrste dozvola i/ili odobrenja potrebnih za provedbu mjere moraju pribaviti nadležne vlasti Korisnika na vrijeme i u skladu s nacionalnim zakonima.

Članak 8.

POSEBNI UVJETI POVEZANI S MJEROM

Prisutnost projekta u indikativnom popisu iz Priloga I. ne predstavlja ni na koji način obvezu Komisije da dodijeli financijsku potporu za građevinsku fazu projekta.

Članak 9.

Provedbene odredbe navedene u Prilozima ovog Memoranduma o financiranju tvore njegov sastavni dio.

U slučaju nepridržavanja uvjeta i provedbenih odredaba Komisija će postupati sukladno postupku određenom u Prilogu III.1. Odjeljka VIII.

Članak 10.

Vjerodostojan tekst ovog Memoranduma o financiranju je postojeći dokument koji je dolje potpisan.

Sastavljeno u Zagrebu,

4. 8. 2006.

Sastavljeno u Zagrebu, 4. 8. 2006.	Sastavljeno u Bruxellesu, 12. srpnja 2006.
ZA PRIMATELJA	ZA ZAJEDNICU
Martina Dalić Nacionalni koordinator za program ISPA	G. Meadows Glavni direktor

PRILOG I.

OPIS MJERE

Tehnička pomoć Provedbenoj agenciji za ISPA programa – Središnjoj jedinici za financiranje i ugovaranje i Nacionalnom koordinatoru za program ISPA kod upravljanja, provedbe i nadgledanja ISPA mjera

Broj šifre Zajednice: 2005/HR/16/P/PA/001

1.	NASLOV MJERE
	Tehnička pomoć Središnjoj jedinici za financiranje i ugovaranje i Nacionalnom koordinatoru za program ISPA
2.	TIJELO KOJA PODNOSI ZAHTJEV (NACIONALNI KOORDINATOR ZA PROGRAM ISPA)
	2.1.	Naziv:	Ministarstvo vanjskih poslova i europskih integracija,
	2.2.	Adresa:	Petretićev trg 2, 10 000 Zagreb (Hrvatska)
3.	TIJELO NADLEŽNO ZA PROVEDBU (KAKO JE DEFINIRANA U ODJELJKU I.I (2) PRILOGA III.2)
	3.1.	Naziv:	Ministarstvo financija; Središnja jedinica za financiranje i ugovaranja;
	3.2.	Adresa:	Katančićeva 5, 10 000 Zagreb (Hrvatska)
4.	KRAJNJI KORISNIK (U SLUČAJU DA SE RADI O TIJELU RAZLIČITOM OD VLASTI NAVEDENE POD TOČKOM 3.)
	4.1.	Naziv:	Ministarstvo financija; Središnja jedinica za financiranje i ugovaranja;
	4.2.	Adresa:	Katančićeva 5, 10 000 Zagreb, Hrvatska
5.	LOKACIJA
	5.1.	Zemlja korisnica:		Hrvatska
	5.2.	Regija:		Zagreb

6. OPIS

Ovaj je projekt namijenjen davanju aktivne tehničke pomoći Provedbenoj agenciji za ISPA program kod učinkovitog i financijski zdravog i tehničkog upravljanja te provedbe ISPA mjera angažiranjem stručnjaka na određeno vrijeme, odnosno za svaki slučaj posebno, s ciljem pružanja tehničke pomoći sektorskom dužnosniku za ovjeravanje projekata u osiguravanju visoke razine kvalitete natječajne dokumentacije, učinkovitih ocjena natječaja i odgovarajućeg ugovaranja i nadgledanja.

Ova će mjera također pružiti tehničku pomoć Nacionalnom koordinatoru za program ISPA u pripremi i organizaciji aktivnosti nadgledanja kao i zadaća potrebnih za davanje dodatnog zamaha, važnosti i transparentnosti mjerama provedenima unutar ISPA.

7. CILJEVI

Ova mjera tehničke pomoći sastoji se od sljedećih zadaća:

Zadaća 1. – Tehnička pomoć Središnjoj jedinici za financiranje i ugovaranje u pripremi, provjeri natječajne i ugovorne dokumentacije i postupaka, kao i u pripremi postupaka upravljanja projektom i nadgledanja, pri čemu Središnja jedinice za financiranje i ugovaranje osigurava primjereno upravljanje ISPA projektima;

Zadaća 2. – Tehnička pomoć Nacionalnom koordinatoru za program ISPA u pripremi i organizaciji sastanaka Odbora za praćenje ISPA programa;

Zadaća 3. – Mjere informiranja javnosti za promicanje ISPA mjera u Republici Hrvatskoj.

Zadaća 1. – Tehnička pomoć Provedbenoj ageniciji za ISPA program – Središnja jedinica za financiranje i ugovaranje

Glavni cilj tehničke pomoći obuhvaćen ovim zahtjevom je pružanje pomoći Središnjoj jedinici za financiranje i ugovaranje, koja predstavlja jedinu Provedbenu agenciju za ISPA program u Republici Hrvatskoj. Središnja jedinica za financiranje i ugovaranje predstavlja jednog od ključnih nositelja interesa u procesu provedbe ISPA mjera prema međunarodnim standardima i zahtjevima Europske unije.

Sektorski dužnosnik za ovjeravanje projekata, kao rukovoditelj Provedbene agencije za ISPA programa mora osigurati učinkovito i financijski zdravo vođenje i provedbu ISPA programa. Tehnička pomoć je namijenjena pružanju pomoći Sektorskom dužnosniku za ovjeravanje projekata za osiguravanje posebne tehničke ekspertize, prvenstveno tijekom natječajne faze projekata, te za pripremu, provjeru i odobrenje natječajne dokumentacije potrebne za projekte, kao i za sastavljanje potrebnih obrazaca i postupaka za ocjenjivanje natječaja i/ili ocjenjivanje ponuda. Tehnička pomoć koja će se pružiti također uključuje davanje savjeta u pogledu organizacijske strukture Središnje jedinice za financiranje i ugovaranje i pronalaženje najboljeg načina za preuzimanje odgovornosti kod raspisivanja natječaja, ugovaranja i nadgledanja. Pored toga, potrebno je predvidjeti formalne sastanke za izobrazbu osoblja Središnje jedinice za financiranje i ugovaranje u pogledu međunarodnih raspisivanja natječaja i postupaka ugovaranja kao i izobrazbu o uvjetima sklapanja ugovora o gradnji i pružanje usluga te utvrđivanje uloga i odgovornosti ključnih igrača u velikim infrastrukturnim projektima. Radi ostvarenja sveukupnog cilja pomoći kao i osiguranja jasne podjele odgovornosti i učinkovitog upravljanja sredstvima Europske zajednice na način da su financijski interesi zaštićeni, pomoć će ispuniti također sljedeće tri sekundarna cilja.

a) Pružanje pomoći Sektorskom dužnosniku za ovjeravanje projekata u okviru okružja decentraliziranog sustava provedbe, dok će Delegacija Europske zajednice još obaviti prethodnu kontrolu nad aktivnostima nabave koje vrše Središnja jedinica za financiranje i ugovaranje/Provedbena agencija za ISPA program;

b) Utvrđivanje modaliteta nadzora radi jačanja i osiguranja kontrole kvalitete;

c) Pružanje pomoći namijenjene osiguravanju konkurentnosti i nepristranosti tijekom procesa ocjene natječaja.

Zadaća 2.: Tehnička pomoć Nacionalnom koordinatoru za program ISPA

Cilj je ove zadaće pružiti tehničku pomoć Nacionalnom koordinatoru za program ISPA u pripremi i organizaciji polugodišnjih sastanaka Odbora za praćenje programa ISPA u Hrvatskoj, posebno u vezi s osiguravanjem visoke razine kvalitete nadzora projekta.

Nacionalni koordinator za program ISPA je najvažniji viši hrvatski predstavnik ISPA programa koji djeluje kao glavni rukovoditelj odgovoran za provedbu ISPA programa u Republici Hrvatskoj te glavni sugovornik Europske komisije za pitanja programiranja, provedbe i ocjenjivanja. Jedna od najvažnijih zadaća Nacionalnog koordinatora za program ISPA je organiziranje i vođenje redovitih sastanaka Odbora za praćenje ISPA programa kao i poduzimanje popratnih mjera. Tehnička pomoć koja se pruža radi potpore ovoj aktivnosti prvenstveno će se sastojati od usluga tumačenja (ako budu zatražene) na sastancima Odbora za praćenje ISPA programa kao i pružanja ugostiteljskih usluga, također na sastancima ako bude zatraženo.

Program ISPA predstavlja jedini program koji je dostupan Hrvatskoj za određeno razdoblje i svi projekti ISPA moraju se dovršiti do 2010. Obzirom da Odbor za praćenje provedbe ISPA programa mora održati barem dva sastanka godišnje, moguće je pretpostaviti da će se najmanje 8 sastanaka održati u datom vremenskom okviru, pri čemu su isključeni bilo koji potencijalni »ad hoc« sastanci koji se mogu organizirati.

Iako je planirano da će se potrebe tehničke pomoći Nacionalnog koordinatora za program ISPA u pogledu nadzora obuhvatiti zasebnim projektima CARDS 2004, spomenuta pomoć bit će na raspolaganju najkasnije u svibnju 2006. Stoga će se tijekom prethodnih mjeseci potrebna tehnička pomoć za Nacionalnog koordinatora za program ISPA pružiti putem ove mjere tehničke pomoći u okviru ISPA-e kako bi se osigurale pravovremene i učinkovite aktivnosti nadgledanja.

Zadaća 3.: Mjere informiranja javnosti

Cilj je ove zadaće promicanje pretpristupne pomoći iz programa ISPA u Hrvatskoj. U tom je smislu cilj učiniti civilno društvo i potencijalne nositelje interesa svjesnima postojanja pretpristupnih fondova Europske unije, projekata u tijeku koji se financiraju iz tih fondova, isticanje pogodnosti pomoći iz programa ISPA za hrvatsko društvo te općenito upoznavanje civilnog društva s njima. To bi trebalo dovesti do aktivnijeg sudjelovanja korisnika iz Hrvatske u vezi s budućim programima Europske unije.

Mjere informiranja javnosti bit će usmjerene na postizanje dugoročnih učinaka. Zadaće koje će se obaviti u okviru te mjere osigurat će odgovarajuće predstavljanje napretka ISPA projekata široj javnosti, kao što su: izdavanje publikacija i promotivnog materijala, npr. brošura, oglasa u novinama pri čemu se ističu pogodnosti programa; redovite tiskovne konferencije koje prate sastanke Odbor za praćenje programa ISPA, elektronski bilteni s najnovijim vijestima, redovito praćenje priopćenja za tisak (pisani i video/audio) o događajima povezanima s pripremom i provedbom ISPA projekata (kao što su novinski članci, snimanje televizijskih emisija, itd.) i organizirane posjete novinarima gradilištima koja su obuhvaćena projektom sa sveobuhvatnim predstavljanjem sadašnjih pogodnosti za zajednicu iz programa Europske unije i uvođenje novih fondova Europske unije kao i povezanih mogućnosti za ulagače i graditelje.

Općenito

Stručnjaci za sve tri zadaće bit će angažirani za svaki slučaj posebno i prema potrebi radi pružanja pomoći Središnjoj jedinici za financiranje i ugovaranje i Nacionalnom koordinatoru za program ISPA u obavljanju njihovih dužnosti kako bi se osigurali najviši mogući standardi natječajne dokumentacije za ISPA projekte, transparentni i učinkoviti postupci raspisivanja natječaja i ugovaranja, učinkovito upravljanje i nadgledanje projekta kao i odgovarajuće i učinkovite mjere javne svijesti i neometano funkcioniranje Odbora za praćenje ISPA programa.

Tehnička pomoć će se pružiti angažiranjem do 7 stručnjaka na određeno vrijeme koji posjeduju stručno znanje o: postupcima raspisivanja natječaja i ugovaranja u Europskoj uniji, pripremi natječajnih dokumenata za radove koje financira Europska unija, ugovorima o nabavi i pružanju usluga, FIDIC uvjetima Ugovora za velike građevinske radove i ugovorima o pružanju usluga, postupcima upravljanja s ugovorima za velike građevinske radove, procedurama Europske unije za ocjenjivanje međunarodnih natječaja za ugovore o pružanju usluga i gradnji, tehnikama nadgledanja projekta i postupaka za velike infrastrukturne projekte, financijskom upravljanju s ugovorima o radovima, uslugama tumačenja, informiranja javnosti i mjerama javne svijesti povezanima s velikim projektima. Pored navedenog, stručnjaci će biti obvezni pružiti formalnu izobrazbu osoblju Središnje jedinice za financiranje i ugovaranje i Nacionalnom koordinatoru za program ISPA u svakoj od aktivnosti za koju daju svoje stručno mišljenje.

8. Provedba rada

Indikativni radni raspored

	Početni datum	Završni datum
1. Tehnička pomoć Provedbenoj agenciji za ISPA program – Središnjoj jedinici za financiranje i ugovaranje	1. travnja 2006. (privremeni datum)	1. lipnja 2009. (privremeni datum)
2. Tehnička pomoć Nacionalnom koordinatoru za program ISPA: Početni datum bit će prije prvog sastanka Odbora za praćenje provedbe (očekuje se u travnju/svibnju 2006.)	1. travnja 2006. (privremeni datum)	1. prosinca 2006. (privremeni datum)
3. Mjere informiranja javnosti	1. travnja 2006. (privremeni datum)	1. travnja 2007. (privremeni datum)

9. Trošak i pomoć (u €)

Indikativna analiza troškova među vrstama izdataka

Ukupan trošak	Doprinos privatnog sektora	Nepriznati trošak	Ukupno priznati trošak	ISPA potpora	Stopa potpore %
€ 262.335	0	0	€ 262.335	€ 262.335	100%

10. Uključivanje Međunarodnih financijskih institucija

Niti jedna međunarodna financijska institucija nije uključena u ovu mjeru.

11. Posebni uvjeti povezani s ovom mjerom

Pogledati članak 8. Memoranduma o financiranju

12. Plan nabave

Mjera će se provesti prema indikativnom planu nabave priloženom kao Prilog I.a.

PRILOG I.a

Indikativni plan nabave

Broj ugovora, vrsta i opis

Predviđena vrijednost

€

Predviđen datum objave obavijesti

Primjedbe

Ugovor(i) o pružanju usluga za tehničku pomoć Provedbenoj agenciji za ISPA program i provedbu ISPA mjera, uključujući nepredviđene izdatke.

213.035

travanj 2006.

Stručnjaci bi se zapošljavali na određeno vrijeme za svaki slučaj zasebno nakon procesa pripreme, provjere i odobravanja dokumentacije za raspisivanje natječaja i/ili kod procjene ponude u kontekstu ugovora o gradnji, nabavi ili pružanju usluga u okviru ISPA mjere.

Ugovor o pružanju usluga za Nacionalnog koordinatora za program ISPA uključujući nepredviđene izdatke za mjere informiranja javnosti)

49.300

travanj 2006.

PRILOG II

FINANCIJSKI PLAN (na temelju izdvajanja iz proračuna EU)

Naziv mjere: Tehnička pomoć Središnjoj jedinici za financiranje i ugovaranje i Nacionalnom koordinatoru za program ISPA

ISPA br: 2005/HR/16/P/PA/001 Euro

FINANCIJSKI PLAN (na temelju izdvajanja iz proračuna EU)
Naziv mjere:		Tehnička pomoć Središnjoj jedinici za financiranje i ugovaranje i Nacionalnom koordinatoru za program ISPA
ISPA br:		2005/HR/16/P/PA/001										Euro
Godina	Ukupni trošak		Eligible Cost								Zajam IFI*
			Ukupno		ISPA		National authorities
							Središnja državna tijela	Regionalna tijela	Lokalna tijela	Druga tijela*
							Središnja državna tijela	Regionalna tijela	Lokalna tijela	Druga tijela*
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
				(%)		(%)						(%)
	=2+3		=5+7+8+9+10	=3/1		=5/3						=11/1
2004
2005		-						-		-	-
2006	262.335	-	262.335	100	262.335	100		-			-
neraspoređeno
Ukupno	262.335	-	262.335	100	262.335	100	-	-	-		-	0
* za specificirati

* za specificirati

PRILOG III.1

PROVEDBENI FINANCIJSKI PROPISI ZA PROGRAM ISPA

Odjeljak I

Oblici i postotak pomoći

(1) Pomoć Zajednice kroz program ISPA može biti u obliku nepovratne direktne pomoći, povratne pomoći ili bilo kojem drugom obliku pomoći.

Pomoć koja je vraćena upravnom tijelu ili drugom javnom tijelu ponovo se primjenjuje u istu svrhu.

(2) Postotak pomoći Zajednice dodijeljen kroz program ISPA može biti do 75% javnog ili ekvivalentnog izdatka, što uključuje izdatke od strane tijela čije su aktivnosti poduzete u sklopu upravnog ili pravnog okvira, a čime ih se smatra ekvivalentnim javnim tijelima. Komisija može predložiti povećanje ovog postotka do 85%, osobito tamo gdje smatra da je postotak viši od 75% potreban za ostvarivanje mjera ključnih za postizanje općih ciljeva programa ISPA.

Postotak pomoći i maksimalan iznos pomoći iz programa ISPA utvrđuje se memorandumom o financiranju određene mjere.

Osim u slučaju povratne pomoći ili kada postoji osobiti interes Zajednice, postotak pomoći se smanjuje kako bi uzeo u obzir:

(a) Raspoloživost sredstava za sufinanciranje;

(b) Sposobnost mjere da stvara prihode; i

(3) Mjere koje stvaraju prihode sukladno stavku 2(b) su one koje se odnose na:

(b) Infrastrukturu čije korištenje uključuje naknadu na teret korisnika;

(b) Proizvodna ulaganja u sektor zaštite okoliša.

Komisija je pripremila smjernice za primjenu načela onečišćivač plaća.

(4) Preliminarne studije i mjere tehničke podrške mogu se izuzetno financirati u iznosu od 100% ukupnih troškova.

(5) Mjere pokrivene memorandumom o financiranju provodi država korisnica u uskoj suradnji s Komisijom koja zadržava odgovornost za korištenje sredstava.

Odjeljak II

Izdvajanja

(1) Komisija u sklopu programa ISPA vrši izdatak sukladno Financijskoj uredbi primjenjivoj na opći proračun Europskih zajednica, a temeljem memorandumom o financiranju između Komisije i države korisnice.

Međutim, godišnja proračunska izdvajanja pomoći dodijeljene mjerama izvršavaju se na jedan od sljedeća dva načina:

(a) Izdvajanja za mjere koje financira ISPA, a provode se tijekom razdoblja od dvije ili više godina, se u pravilu i podložno točki (b) vrše u godišnjim ratama.

Komisija će izvršiti izdvajanje za prvu godišnju ratu kada potpiše memorandum o financiranju mjere.

To izdvajanje će odgovarati iznosu pomoći navedenom u financijskom planu za prvu godinu. Tijekom razdoblja koje vodi prema potpunoj decentralizaciji, ono bi trebalo biti dostatno za pokrivanje radova koji će se ugovarati prvih godina.

Izdvajanja za sljedeće godišnje rate temelje se na početnom ili izmijenjenom financijskom planu za mjeru. Ona će u načelu biti vršena na početku svake financijske godine, a najkasnije do 1. travnja predmetne godine, pod uvjetom da ih predviđeni izdatak za nadolazeću godinu opravdava i da napredak radova pokazuje kako projekt zadovoljavajuće i u skladu s raspoloživim proračunom napreduje prema završetku.

(c) Za mjere čije je trajanje kraće od dvije godine i za koje pomoć Zajednice ne prelazi 20 milijuna eura, prvo izdvajanje do 80% može biti izvršeno kada Komisija potpiše memorandum o financiranju mjere.

Ostatak će se izdvojiti pod uvjetom da napredak radova pokaže kako projekt zadovoljavajuće i u skladu s raspoloživim proračunom napreduje prema završetku.

(2) Osim u propisno opravdanim slučajevima, pomoć izdvojena za mjeru na kojoj unutar dvije godine od datuma potpisivanja memoranduma o financiranju mjere od strane Komisije nije započeo značajan rad bit će ukinuta.

Komisija u svakom slučaju pravovremeno obavještava državu korisnicu i imenovano tijelo kada god postoji rizik ukidanja pomoći.

Odjeljak III

Plaćanja

(1) Plaćanja mogu biti u obliku avansnih plaćanja, plaćanja tijekom provedbe ili konačnih isplata.

Plaćanja tijekom provedbe i konačne isplate odnose se na stvarno potvrđen i plaćen izdatak koji mora biti potkrijepljen računima s potvrdom uplate ili računovodstvenim dokumentima jednake dokazne vrijednosti.

(2) Avansna plaćanja

Opće je pravilo da se avansno plaćanje do 20% ukupne pomoći iz programa ISPA, sukladno prvobitnoj odluci, vrši prema imenovanom tijelu kako je određeno točkom (9).

Avansno plaćanje se u pravilu vrši na dva načina:

– Prva rata u iznosu do polovice avansa plaća se kada država korisnica potpiše memorandum o financiranju;

– Ostatak se plaća nakon potpisivanja prvog ugovora, obično prvog ugovora za izvođenje radova.

Odstupanja od općeg pravila treba odobriti odlukom Komisije u memorandumu o financiranju mjere.

Imenovano tijelo na koje se odnosi stavak (2) treba vratiti potpunu ili djelomičnu avansnu uplatu ukoliko Komisiji u roku od 12 mjeseci od datuma kada je izvršeno avansno plaćanje nije dostavljen zahtjev za plaćanjem. Komisija će odrediti iznos avansa koji treba vratiti na temelju stvarno plaćenog prihvatljivog izdatka. Vraćanje plaćenog avansa ne vodi prema otkazivanju pomoći Zajednice.

(3) Plaćanja tijekom provedbe

Komisija vrši plaćanja tijekom provedbe prema imenovanom tijelu na njegov zahtjev i pod uvjetom da mjera zadovoljavajuće napreduje prema završetku; isplata se vrši radi refundiranja potvrđenog i stvarno plaćenog izdatka te podliježe sljedećim uvjetima:

– Da je država korisnica podnijela izvješće koje opisuje napredak mjere u obliku fizičkih i financijskih indikatora te njenu sukladnost s memorandumom o financiranju, uključujući gdje je to primjereno bilo kakve posebne uvjete pridružene dodjeli pomoći,

– Da su bile poduzete aktivnosti slijedom zapažanja i preporuka nacionalnih inspekcijskih tijela ili onih iz Zajednice,

– Da su navedeni svi nastali tehnički, financijski i pravni problemi te mjere poduzete radi njihova ispravljanja,

– Da su analizirana sva odstupanja od prvobitnog financijskog plana,

– Da su opisani koraci poduzeti u svrhu promidžbe mjere.

Komisija izvještava državu korisnicu ukoliko nije ispunjen jedan od gore navedenih uvjeta;

Potrebno je koristiti standardni model koji je Komisija dostavila za zahtjeve za plaćanja, te za izvješća o financijskom i fizičkom napretku.

(4) Države korisnice osiguravaju da se zahtjevi za plaćanjem u pravilu dostavljaju Komisiji tri puta godišnje, najkasnije do 1. ožujka, 1. srpnja i 1. studenog.

(5) Ukupan iznos plaćanja iz točke (2) i (3) ne prelazi 80% ukupno dodijeljene pomoći. U opravdanim slučajevima Komisija može povećati taj postotak do 90%.

(6) Konačna isplata pomoći Zajednice

Konačna isplata pomoći Zajednice izračunata temeljem potvrđenog i stvarno plaćenog izdatka izvršit će se pod uvjetom:

– Da je mjera provedena sukladno ciljevima,

– Da je mjera ispunila određene uvjete navedene u memorandumu o financiranju,

– Da je završno izvješće iz Odjeljka V dostavljeno Komisiji,

– Da imenovano tijelo ili tijelo na koje se odnosi stavak 2. Komisiji dostavi zahtjev za plaćanjem u roku od šest mjeseci od roka za završetak radova, a za izdatak naveden u memorandumu o financiranju,

– Da država korisnica Komisiji potvrdi kako je informacija navedena u zahtjevu za plaćanje i izvješću točna,

– Da je država korisnica Komisiji poslala izjavu navedenu u Prilogu III.4.C,

– Da su provedene sve mjere informiranja i promidžbe koje je Komisija sastavila kao Prilog III.6,

– Kada je upravljanje pomoći pod određenom mjerom na decentraliziranoj osnovi dodijeljeno provedbenim agencijama u državi aplikantu, država korisnica Komisiji dostavlja sve informacije koje su potrebne kako bi se potvrdilo da su poštovana pravila Zajednice o javnim nabavama, osobito u svezi s objavom obavijesti o natječajima, kao i dostavom izvješća o evaluaciji ponuda i dodjeli ugovora, te da su poštovani svi uvjeti određeni memorandumom o financiranju.

(7) Ukoliko gore navedeno završno izvješće nije upućeno Komisiji u roku od 6 mjeseci od konačnog datuma za završetak radova i izvršenje plaćanja, kako je određeno memorandumom o financiranju, ukida se dio pomoći koji predstavlja preostalu isplatu.

(8) Zahtjeve za plaćanja tijekom provedbe, kao i zahtjeve za konačne isplate koje podnese država korisnica, prati izjava nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje o tome da se prijavljena plaćanja odnose samo na izdatke koje prati račun s potvrdom uplate ili računovodstveni dokumenti dokazne vrijednosti, a koji su u skladu s odredbama o prihvatljivosti izdataka za projekte koje financira ISPA, kako je navedeno u Prilogu III.2.

(9) Sve isplate pomoći koju je Komisija dodijelila pod ovim memorandumom o financiranju vrše se prema središnjem tijelu, Nacionalnom fondu, koji je država korisnica odredila za primanje takvih plaćanja. Opće je pravilo da Komisija plaćanja vrši na jedinstven bankovni račun određen od strane države korisnice, najkasnije dva mjeseca nakon zaprimanja važećeg i potpunog zahtjeva za plaćanjem. Nacionalni fond što brže šalje potpuni doprinos iz programa ISPA prema tijelu koje je odgovorno za provedbu.

(10) Nacionalni fond, na čelu kojeg je nacionalni dužnosnik za ovjeravanje, ima sveukupnu odgovornost za upravljanje sredstvima unutar određene države korisnice. Navedeni dužnosnik je također odgovoran za vraćanje preplaćenih ili nedopušteno plaćenih iznosa prema Komisiji.

Odgovornosti nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje navedene su u Memorandumu o razumijevanju sklopljenom između Komisije i države korisnice.

Odjeljak IV

Korištenje eura

(1) Iznosi u zahtjevu za financiranjem, kao i u relevantnom financijskom planu, izražavaju se u eurima.

(2) Iznosi pomoći i financijski planovi koje odobri Komisija izražavaju se u eurima.

(3) Izjave o izdacima koje podupiru odgovarajuće zahtjeve za plaćanjima izražavaju se u eurima.

Potrebno je koristiti tečajnu ratu koju Komisija primjenjuje u financijskom računovodstvu za mjesec u kojem su izdaci upisani u računovodstvene knjige mjerodavnog tijela zaduženog za financijsko upravljanje projektom. Mjesečna tečajna rata utvrđena je sukladno odredbi iz članka 7. (2) Uredbe Komisije (EZ, Euratom) br. 2342/2002 od 23. prosinca 2002. koja uređuje pravila o provedbi Opće uredbe (EZ, Euratom) br. 1605/2002 na Financijsku uredbu primjenjivu na opći proračun Europskih zajednica. Tečajna rata je rata na pretposljednji radni dan mjeseca koji prethodi onome za koji je utvrđen tečaj. Komisija će o tom tečaju obavijestiti mjerodavna tijela.3

(4) Isplate financijske pomoći od strane Komisije vrše se u eurima prema tijelu koje je država korisnica odredila kao tijelo za primitak plaćanja.

Odjeljak V

Završno izvješće

Institucija ili tijelo odgovorno za mjeru Komisiji treba podnijeti završno izvješće u roku od 6 mjeseci od završetka mjere. Završno izvješće sadržavat će sljedeće:

(a) opis obavljenog posla, uz fizičke indikatora, količinski razdjel izdataka prema kategoriji poslova i mjera poduzetnih u odnosu na posebne klauzule koje sadržava odluka o dodjeli pomoći;

(b) potvrdu o sukladnosti poslova s odlukom o dodjeli pomoći;

– stvaran datum provedbe mjere;

– indikaciju o tome na koji će se način upravljati mjerom nakon što je završena;

– potvrdu, ukoliko je to prikladno, financijskih prognoza, osobito onih koje se odnose na operativne troškove i očekivane prihode;

– potvrdu socio-ekonomskih prognoza, osobito očekivanih troškova i koristi;

– indikaciju aktivnosti koje su poduzete kako bi se osigurala zaštita okoliša i njima pridruženi troškovi, uključujući poštivanje načela onečišćivač plaća.

– datum na koji je financirana mjera postala operativna,

(d) informaciju o promidžbenim aktivnostima

Odjeljak VI

Dodaci memorandumu o financiranju

(1) Ukoliko se stvarno učinjen javni ili ekvivalentni izdatak razlikuje od prvobitno planiranog izdatka, dodijeljena pomoć Zajednice će se mijenjati kako bi to uzela u obzir, no neće nužno prijeći maksimalan iznos naveden u memorandumu o financiranju.

Promjena u postotku pomoći Zajednice u odnosu na prvobitno dodijeljen postotak, ili izmjena maksimalnog iznosa potpore, zahtijevat će izmjenu memoranduma o financiranju sukladno postupku opisanom u stavku (3).

(2) Ukoliko pri izmjenama i dopunama financijskog plana za određeni projekt izdvajanja Zajednice i/ili već izvršena plaćanja prelaze iznose iz izmijenjenog i dopunjenog financijskog plana, Komisija će prilikom odobravanja prve financijske operacije (izdvajanje ili plaćanje) nakon učinjenih izmjena i dopuna, uskladiti plan kako bi uzela u obzir prekomjerno izdvojene ili preplaćene iznose.

(3) Izmjene i dopune memoranduma o financiranju vrše se sukladno sljedećim postupcima:

(a) Izmjene i dopune koje vode do značajnih izmjena u ciljevima ili karakteristikama projekta, ili značajnih izmjena u financijskom planu ili vremenskom rasporedu izdataka, vrše se putem memoranduma o financiranju kojim se odgovara na zahtjev države korisnice, ili na inicijativu Komisije nakon konzultacija s državom korisnicom. Definicija »značajne« izmjene dana je u sklopu odredbi koje uređuju prihvatljivost izdataka.

(b) U slučaju drugih izmjena i dopuna, država korisnica Komisiji šalje prijedlog izmjena i dopuna. Komisija daje komentare ili suglasnost u roku od dvadeset radnih dana od primitka prijedloga. Izmjene i dopune se usvajaju nakon što je Komisija dala suglasnost. Upravni odbor za program ISPA prima obavijest o takvim izmjenama i dopunama.

(c) Bilo koja izmjena godišnjeg izdatka manja od 25% ukupnog izdatka planiranog za projekt ne smatra se značajnom izmjenom financijskog plana i vremenskog rasporeda izdataka.

Odjeljak VII

Upravljanje financijama i kontrola

(1) Države korisnice:

(a) Uspostavljaju sustave upravljanja i kontrole koji osiguravaju:

– Ispravnu provedbu pomoći koja je dodijeljena ovim memorandumom o financiranju, sukladno načelima pravilnog financijskog upravljanja,

– Razdvajanje funkcija upravljanja i kontrole,

– Da su izjave o izdacima dostavljene Komisiji točne te da proizlaze iz računovodstvenih podataka koji se temelje na dokaznim dokumentima podložnim provjeri.

(b) redovito provjeravaju da li su mjere koje financira Zajednica ispravno provedene;

(d) vraćaju bilo koji iznos izgubljen kao rezultat nepravilnosti ili nesavjesnosti.

(2) Mjerodavna nacionalna tijela trebaju provoditi odgovarajuću unutarnju i vanjsku reviziju sukladno međunarodno priznatim revizijskim standardima; ona za obavljanje ove funkcije trebaju biti nezavisna. Komisiji svake godine treba proslijediti plan revizije i sažetak nalaza provedenih revizija. Izvješća o reviziji bit će na raspolaganju Komisiji.

(3) Ne dovodeći u pitanje provjere koje vrše države korisnice, službe Komisije i Revizorski sud mogu putem vlastitog osoblja ili propisno ovlaštenih predstavnika vršiti tehničke ili financijske revizije na licu mjesta, uključujući provjere uzorka i završne revizije.

(4) Kada osoblje Komisije ili njeni propisno ovlašteni predstavnici i/ili Revizorski sud vrše provjere, država korisnica treba osigurati da te osobe imaju pravo na licu mjesta pregledati svu relevantnu dokumentaciju i račune koji se odnose na predmete financirane sukladno Memorandumu o financiranju. Država korisnica treba službama Komisije i Revizorskom sudu pomoći pri provedbi revizija koje se odnose na korištenje sredstava dodijeljenih iz programa ISPA. Odredbe Priloga III.5 primjenjive su na provjere koje Komisija vrši na licu mjesta.

(5) Detaljne odredbe o financijskom upravljanju i kontroli navedene su u Prilogu III.4.

Odjeljak VIII

Praćenje

Država korisnica i Komisija osiguravaju da se provedba mjere prati i evaluira sukladno sljedećim odredbama:

(1) Dotična država korisnica i Komisija sporazumno uspostavljaju odbore za praćenje. Vlasti ili tijela koje imenuju država korisnica, Komisija i, tamo gdje je to prikladno, EIB i/ili druge institucije su-financijeri bit će zastupljene u odborima. Tamo gdje su regionalne i lokalne vlasti, ili privatna poduzeća, mjerodavna za provedbu projekta, i gdje se projekt na njih direktno odnosi, ona će također biti zastupljene u takvim odborima.

(2) Praćenje treba provoditi primjenom zajednički dogovorenih postupaka za praćenje, provjerom uzorka i, ukoliko je to prikladno, uspostavljanjem ad-hoc odbora. Potrebno ga je vršiti kroz fizičke i financijske indikatore. Indikatori će se odnositi na specifičnu prirodu projekta i njegove ciljeve. Oni će biti sastavljeni na takav način da pokazuju stupanj dostignut u provedbi mjere u odnosu na prvobitno postavljen plan i ciljeve, kao i napredak postignut u svezi s upravljanjem ili bilo kakve s time povezane probleme.

(3) (a) Za svaku mjeru, nacionalni ISPA koordinator treba Komisiji dostaviti izvješća o napretku u roku od tri mjeseca od završetka svake pune godine provedbe.

(b) Za sastanke Odbora za praćenje, nacionalni ISPA koordinator treba podnijeti izvješća o napretku prema standardnom uzorku koji daje Komisija. Izvješće treba Komisiji dati u ruke 15 radnih dana prije planiranog sastanka.

(4) Na temelju rezultata praćenja i uzimajući u obzir komentare Odbora za praćenje, Komisija će, ukoliko je to potrebno, na prijedlog država korisnica prilagoditi prvobitno odobrene iznose i uvjete za dodjelu pomoći, kao i predviđeni financijski plan.

Komisija će odrediti odgovarajuće uvjete za takve prilagodbe te ih razlikovati sukladno njihovoj prirodi i važnosti.

Odjeljak IX

Transparentnost u dodjeli ugovora

(1) Postupci koje je potrebno slijediti pri dodjeli ugovora za izvođenje radova, nabavku opreme ili izvođenje usluge poštovat će ključna načela sadržana u Glavi IV Financijske uredbe (vanjske akcije) primjenjive na opći proračun Europske unije.

(2) (a) Sudjelovanje na natječajima otvoreno je pod istim uvjetima svim fizičkim i pravnim osobama u okviru primjene Ugovora, kao i svim fizičkim i pravnim osobama iz država korisnica programa ISPA, te Cipra, Malte i Turske.

Specifikacije stoga od ponuđača traže da navedu svoje državljanstvo i dostave dodatne dokaze koji su uobičajeno prihvatljivi prema njihovom vlastitom zakonodavstvu.

(b) U propisno opravdanim slučajevima poput sufinanciranja od strane međunarodnih financijskih institucija, a nakon prethodne analize od strane Upravnog odbora za program ISPA, Komisija može i državljanima trećih zemalja dozvoliti natjecanje za dodjelu ugovora.

(3) (a) Države korisnice poduzimaju potrebne mjere kako bi zajamčile najšire moguće sudjelovanje. U tu svrhu, i kada to zahtijeva vrijednost ugovora, one osiguravaju prethodnu objavu poziva na natječaj u Službenom listu Europskih zajednica i službenom listu države korisnice.

(b) One također sprječavaju bilo kakvu diskriminacijsku praksu ili tehničke specifikacije koje bi mogle onemogućiti široko sudjelovanje pod jednakim uvjetima svim fizičkim i pravnim osobama iz država članica i država korisnica.

(4) Detaljni postupci za provedbu natječaja i ugovaranje koje kao općenito pravilo treba slijediti navedeni su u Praktičnom vodiču za postupke ugovaranja pod programom Phare, ISPA i Sapard.

Odjeljak XTransparentnost u računovodstvu i izvješća o projektima

Država korisnica osigurava da sva javna ili privatna tijela uključena u upravljanje i provedbu aktivnosti za mjeru na koju se odnosi memorandum o financiranju održavaju odvojen računovodstveni sustav, ili koriste odgovarajuće računovodstvene šifre za sve relevantne transakcije, kako bi se olakšala provjera izdataka od strane Komisije i nacionalnih kontrolnih tijela. Ona također moraju osigurati da su svi izdaci pravilno pridruženi relevantnom projektu.

Odgovorna tijela trebaju raspolagati svom dodatnom dokumentacijom koja se odnosi na izdatke svakog projekta tijekom razdoblja od pet godine nakon zadnjeg plaćanja vezanog uz projekt.

Odjeljak XIEx-post evaluacija

Ex-post evaluacija pokriva korištenje resursa, uspješnost i učinkovitost pomoći, te njen učinak. Ona pokriva čimbenike koji doprinose uspjehu ili neuspjehu provedbe mjere i ostvarivanju rezultata.

Nakon završetka mjera, Komisija i države korisnice će stoga evaluirati način, uključujući učinkovitost i uspješnost pri korištenju resursa, na koji su one provedene. Evaluacija će također pokriti stvaran učinak njihove provedbe kako bi ocijenilo da li su ostvareni prvobitni ciljevi. Ta evaluacija će se, inter alia, baviti doprinosom koji su mjere imale u smislu provedbe politika Zajednice o zaštiti okoliša, njihov doprinos proširenim Trans-europskim mrežama ili zajedničkim prometnim politikama. Također će se ocijeniti učinak mjera na okoliš.

Prilog III.2

ODREDBE O PRIHVATLJIVOSTI IZDATAKA ZA MJERE KOJE PODUPIRE ISPA

Odjeljak I

Područje izdataka

ISPA podupire sljedeće mjere:

(1) Projekte zaštite okoliša koji omogućavaju državama korisnicama da udovolje zahtjevima zakona Zajednice o zaštiti okoliša i da postignu ciljeve Pristupnih partnerstva;

(2) Projekte prometne infrastrukture koji promiču održivu mobilnost, posebno one koji predstavljaju projekte od zajedničkog interesa na temelju kriterija Odluke br. 1692/96/EZ4 te one koji omogućuju državama korisnicama da postignu ciljeve Pristupnih partnerstva; to uključuje međupovezivanje i interoperabilnost nacionalnih mreža kao i Trans-europskih mreža zajedno s pristupima tim mrežama;

(3) Preliminarne studije, procjene i mjere tehničke podrške, uključujući aktivnosti informiranja i promidžbe povezane s prihvatljivim projektima. To uključuje tehničku i administrativnu pomoć od zajedničke koristi Komisiji i državama korisnicama koja ne spada u standardni djelokrug državne javne uprave, a pokriva identifikaciju, pripremu, upravljanje, praćenje, reviziju i nadzor projekata.

Pravila opisana u odjeljcima II i XII odnose se na projekte nabrojane u gore navedenim točkama 1. i 2. Ona se, međutim, analogijom primjenjuju na odluke o projektima nabrojanim u točki 3.

Odjeljak II

Osnovne definicije i koncepti

(1) Koncept projekta, stadija projekta i grupe projekata

Za potrebe ovog dokumenta primjenjivat će se sljedeće definicije:

a) »projekt« je ekonomski nedjeljiv niz radova koji ispunjavaju točno određenu tehničku funkciju, te imaju jasno definirane ciljeve.

b) »tehnički i financijski nezavisna faza« je faza koja se može identificirati kao operativna u svoje ime.

Faza također može uključivati preliminarne studije, studije izvedivosti i tehničke studije potrebne za realizaciju projekta.

1. projekti koji zadovoljavaju sljedeće uvjete mogu se grupirati:

– moraju biti locirani na istom toku ili slivu, ili na istom prometnom koridoru;

– moraju se provoditi prema ukupnom planu za tok ili sliv ili koridor, s jasno identificiranim ciljevima;

– mora ih nadgledati tijelo odgovorno za koordinaciju i praćenje grupe projekata u slučajevima kad projekte provode različita nadležna tijela.

(2) »Tijelo odgovorno za provedbu«

(a) Za projekte koje podržava program ISPA »tijelo odgovorno za provedbu« je tijelo odgovorno za natječaje i ugovaranje. To tijelo je navedeno u Prilogu I, točka 3. Memoranduma o financiranju.

Prema tome, Komisija mora odobriti svaku promjenu »tijela odgovornog za provedbu« nekog projekta u memorandumu o financiranju.

Ovo se tijelo obično naziva konačnim korisnikom financijske pomoći iz programa ISPA. Samo ono realizira prihvatljive izdatke.

(b) Međutim ovo tijelo može delegirati provedbu drugom tijelu koje također može realizirati prihvatljive izdatke. U takvim slučajevima Komisija mora biti obaviještena o načinu predloženog delegiranja i mora primiti primjerak relevantnih dokumenata.

(3) Koncept »javne uprave«

Javna uprava podrazumijeva sljedeće razine vlasti:

– središnja državna uprava (nacionalna razina);

– tijela regionalne vlasti;

– tijela lokalne vlasti.

Osim toga ovaj koncept može uključivati tijela čije su aktivnosti u sklopu administrativnog i pravnog okvira na osnovu čega se smatraju ekvivalentima javnih tijela.

(4) Provedba i razdoblje provedbe projekta.

(a) Provedba nekog projekta uključuje sve faze, od preliminarnog planiranja (uključujući ispitivanje alternativa) do završetka odobrenog projekta i mjera promidžbe u sklopu financiranog projekta.

(b) Memorandum o financiranju može se odnositi na jednu ili više gore navedenih faza.

(c) Razdoblje provedbe projekta u pravilu se odnosi na razdoblje potrebno za završetak gore navedenih faza do vremenske točke u kojoj projekt postaje postupno operativan i u kojoj je fizički objekt opisan u memorandumu o financiranju završen.

(5) Transparentnost i evidencija.

Svi izdaci koji se prijavljuju Komisiji moraju biti temeljeni na pravnoobvezujućim sporazumima i/ili dokumentima. Nužno je u evidenciji držati sve odgovarajuće dokumente.

Kako bi se maksimalno povećala transparentnost i omogućila revizija izdataka od strane Komisije i/ili nadležnog nacionalnog tijela financijske kontrole, država korisnica mora osigurati da svako tijelo koje je uključeno u upravljanje i provedbu projekata uspostavi posebnu računovodstvenu evidenciju koja pokriva projekt opisan memorandumom o financiranju.

(6) Izdaci

Izdaci moraju biti povezani s plaćanjima koje je ovjerilo i zaista izvršilo tijelo odgovorno za provedbu, te moraju biti dokazani računima s potvrdom uplate ili računovodstvenim dokumentima ekvivalentne dokazne vrijednosti.

»Računovodstveni dokument ekvivalentne dokazne vrijednosti« odnosi se na svaki dokument koji podnosi tijelo definirano u točki 2. ovog odjeljka radi dokazivanja da knjigovodstveni unos daje pravu i poštenu sliku stvarno izvršenih transakcija u skladu sa standardnom računovodstvenom praksom. Kada se koriste računovodstveni dokumenti ekvivalentne dokazne vrijednosti potrebna je prethodna suglasnost Komisije.

Odjeljak III

Glavne kategorije prihvatljivih izdataka

U pravilu, izdaci povezani sa

– studijama izvedivosti,

– planiranjem, pripremom tehničkih nacrta i dokumenata, uključujući procjenu učinka na okoliš,

– pripremom gradilišta,

– izgradnjom,

– pogonom i strojevima koji se trajno instaliraju u sklopu projekta,

– testiranjem i osposobljavanjem,

– upravljanjem projektom,

– kompenzacijskim mjerama ili mjerama ublažavanja učinka na okoliš,

– drugim vrstama izdataka navedenim u memorandumu o financiranju,

– mjerama poduzetim na temelju odredbi Priloga III 6 o informiranju i promidžbi prihvatljiv su predmet dolje navedenih kvalifikacija.

Odjeljak IV

Studije izvedivosti, planiranje projekta i priprema tehničkih nacrta i dokumenata

(1) Izdaci povezani sa studijama izvedivosti, planiranjem i pripremom tehničkih nacrta i dokumenata za projekte

(a) Izdaci povezani sa studijama izvedivosti, planiranjem, uključujući studije učinka na okoliš, ekspertizama potrebnim na projektu i definiranjem projekta, su u pravilu prihvatljivi, pod uvjetom da su takvi izdaci izravno povezani s jednim ili više projekata i posebno odobreni memorandumom o financiranju.

(b) U slučajevima kada je nekoliko projekata pokriveno ugovorom ili kada tijelo odgovorno za provedbu vrši gore navedene funkcije u svoje ime, troškovi se moraju bilježiti kroz transparentan i zaseban računovodstveni sustav za projekt na temelju računovodstvenih dokumenata ili dokumenata ekvivalentne dokazne vrijednosti (npr. na temelju sustava alokacije vremena).

(2) Uključenost javne uprave

U slučajevima kada su službenici javne uprave uključeni u aktivnosti iz točke 1 (a) ovog odjeljka, Komisija izdatke može smatrati prihvatljivima u uredno obrazloženim slučajevima prema svim sljedećim kriterijima:

– djelatnik mora privremeno napustiti svoje pravomoćno zaposlenje u javnoj upravi;

– izdaci se moraju temeljiti na ugovoru povezanim s jednim ili nekoliko navedenih projekata; u slučaju kada se ugovor odnosi na nekoliko projekata, troškovi se moraju alocirati na transparentan način (npr. na temelju evidencije o radnim danima);

– izdaci moraju biti izravno povezani s jednim ili više individualnih projekata;

– ugovor mora biti vremenski ograničen i ne smije prekoračiti vremenski rok određen za završetak projekta;

– zadaci koje treba izvršiti prema ugovoru ne smiju pokrivati opće administrativne funkcije prema definiciji iz Odjeljka VIII, točka 1;

– ova se odredba ne smije koristiti u svrhu zaobilaženja procedura Zajednice za javne nabave.

Odjeljak V

Priprema gradilišta i gradnja

(1) U slučajevima kada tijelo odgovorno za provedbu priprema gradilište ili provodi građevinske radove, ili jedan njihov dio, u svoje ime, troškovi se moraju bilježiti kroz transparentan i zaseban računovodstveni sustav za projekt na temelju računovodstvenih dokumenata ili dokumenata ekvivalentne dokazne vrijednosti.

U slučajevima kada su djelatnici javne uprave uključeni primjenjuju se odredbe iz Odjeljka IV, točka 2.

(2) Prihvatljivi troškovi uključivat će samo stvarne troškove koji su nastali nakon datuma naznačenih u Odjeljku X, točka 1., i koji su izravno povezani s projektom. Prihvatljivi troškovi mogu uključivati sve ili bilo koju od sljedećih kategorija:

– troškove rada (bruto plaće);

– naknade za korištenje trajne opreme tijekom gradnje;

– troškove proizvoda korištenih za provedbu projekta;

– režijske i druge troškovi, ako su posebno obrazloženi; njih treba alocirati na korektan način u sladu s općeprihvaćenim računovodstvenim standardima.

– nastali režijski troškovi nisu prihvatljivi u slučaju kada je tijelo navedeno u točki (a) tijelo javne uprave.

(3) U pravilu, troškovi moraju biti izračunati prema tržišnim cijenama.

Odjeljak VI

Kupovina, najam opreme i nematerijalne imovine

(1) Trajna oprema koja je dio kapitalnih izdataka na projektu

(a) Izdaci za kupovinu ili proizvodnju pogona ili opreme koja se trajno instalira i ugrađuje u projekt su prihvatljivi pod uvjetom da se unesu u inventar trajne opreme tijela navedenog u Odjeljku II (2) i da se tretiraju kao kapitalni izdaci u skladu sa standardnim računovodstvenim konvencijama.

(b) Ne dovodeći u pitanje Odjeljak IX (3), najam takve opreme se smatra dijelom operativnih troškova i nije prihvatljiv.

(2) Kupovina nematerijalne imovine

Kupovina i korištenje nematerijalne imovine, kao na primjer patenata, su prihvatljive ako je ta imovina nužna za provedbu projekta.

(3) Trajna oprema koja se koristi za provedbu projekta

(a) U slučajevima kada tijelo odgovorno za provedbu vrši pripremu gradilišta ili građevinskih radova, ili jednog njihovog dijela u svoje ime, izdaci za kupovinu ili proizvodnju trajne opreme koja se koristi tijekom faze provedbe projekta nisu prihvatljivi. To se odnosi na teške građevinske strojeve kao i na uredsku i druge tipove opreme.

(b) Trajna oprema koja se izričito kupuje ili proizvodi za provedbu projekta može se smatrati prihvatljivom, ako nema ekonomske vrijednosti ili se otpisuje nakon korištenja, i ako je to naznačeno u memorandumu o financiranju.

(4) Trajna oprema koju koristi javna uprava

(a) Izdaci za kupovinu i najam trajne opreme koju koristi javna uprava nisu prihvatljivi.

(b) Ne dovodeći u pitanje Odjeljak VIII (2) i (3), izdaci za opremu i troškovi najma opreme koju koristi javna uprava prilikom provođenja svoje zadaće praćenja i nadzora mogu biti prihvatljivi uz suglasnost Komisije.

Odjeljak VII

Kupovina zemljišta i porez na dodanu vrijednost

Kupovina zemljišta i porez na dodanu vrijednost (PDV) nisu prihvatljivi.

Odjeljak VIII

Administrativni izdaci

(1) Opće načelo

U pravilu, izdaci nastali u javnoj upravi, uključujući plaće zaposlenih u središnjoj državnoj, regionalnoj i lokalnoj upravi nisu prihvatljivi za pomoć (uključujući tehničku pomoć), osim propisno dokumentiranih izdataka koji proizlaze iz obveze za provođenjem financijskih kontrola, financijskog i fizičkog praćenja, evaluacije i sprječavanja nepravilnosti, te izdataka registriranih pod stavkom obveza za nadoknadom izgubljenih sredstava.

Uz iznimku Nacionalnog fonda, troškovi uključujući plaće vezani za privremeno zapošljavanje osoblja na inicijativu Komisije, bilo državnih službenika na privremenom radu ili djelatnika u privatnom sektoru, za posao koji uključuje upravljanje, praćenje, evaluaciju i kontrolu prihvatljivi su pod mjerom tehničke podrške kako je definirano u Odjeljku I (3).

Oprema u svrhu praćenja može biti prihvatljiva ako je izričito odobrena mjerom tehničke pomoći navedenom u memorandumu o financiranju.

(2) Organizacija Odbora za praćenje

(a) Ne dovodeći u pitanje gore navedenu točku 1., izdaci nastali vezano na organizaciju propisanog praćenja prihvatljivi su nakon predočenja potrebnih dokumenata.

(b) Dopustivi troškovi mogu u pravilu uključivati jednu ili više sljedećih kategorija:

– usluge prevoditelja,

– iznajmljivanje soba za sastanke i logistiku,

– osiguravanje dokumentacije i s njome povezanih sredstava,

– naknade za sudjelovanje stručnjaka,

– putne troškove.

(3) Sastanci na traženje Komisije.

Pravila navedena u točki 2. mogu se analogijom primijeniti na organizaciju ad hoc sastanaka na traženje Komisije.

Odjeljak IX

Druge vrste izdataka

(1) Upravljanje i nadzor nad projektom

Izdaci povezani s upravljanjem i nadzorom nad projektom su u pravilu prihvatljivi. Primjenjuju se odredbe Odjeljka IV (1) i (2).

(2) Financijske naknade

Nikakve vrste financijskih naknada povezanih s realizacijom projekta nisu prihvatljive; to se prije svega odnosi na kamate na sredstva za premošćivanje, bankovne naknadne, provizije, itd.

Bankovne garancije povezane s kreditima koji se koriste za financiranje projekta mogu biti prihvatljive uz suglasnost Komisije.

(3) Tehnike financiranja koje ne podrazumijevaju trenutačni prijenos vlasništva nad imovinom

Ne dovodeći u pitanje točku 2., tehnike financiranja, koji ne podrazumijevaju nužno trenutačni prijenos vlasništva nad imovinom, mogu se smatrati prihvatljivima, ako su opravdane i odobrene memorandumom o financiranju.

Država korisnica analizom rizika mora pokazati da je korištena tehnika ekonomski povoljnija nego obična kupovina imovine.

(4) Operativni izdaci, troškovi pogona projekta

(a) Nije prihvatljiva nikakva vrsta operativnog troška nastalog nakon završetka projekta.

(b) Neovisno od točki (a), osposobljavanje operativnog osoblja i testiranje projekta i njegove opreme može se uzeti u obzir kao prihvatljivi izdatak nakon nužnog razdoblja definiranog u memorandumu o financiranju.

(c) Načela definirana u točkama (a) i (b) odnose se također na završeni pojedini dio projekta ili projekta u grupi, iako cijeli projekt još nije završen.

(5) Mjere promidžbe i informiranja

Izdaci za mjere koje se poduzimaju prema odredbama Priloga III.6 o informiranju i promidžbi su prihvatljivi.

Odjeljak X

Razdoblje prihvatljivosti

(1) Inicijalna vremenska granica prihvatljivosti

Inicijalna vremenska granica prihvatljivosti se različito procjenjuje s obzirom na sljedeće dvije situacije:

(a) kad su odabir projekta, natječaj i ugovaranje od strane države korisnice podložni ex-ante odobrenju od strane Komisije5, izdaci su prihvatljivi za pomoć od dana kada je memorandum o financiranju relevantan za projekt potpisan od strane Komisije.

U iznimnim slučajevima, kada su financijska sredstva za projekt sastavljena od kombinacije zajma EIB-a ili neke druge financijske institucije i nepovratnih sredstava programa ISPA, izdaci su prihvatljivi za financiranje od dana sporazuma s EIB-om ili nekom drugom financijskom institucijom o predmetnom projektu. U pravilu taj datum ne smije biti ranije od 6 mjeseci od dana spomenutog u prvom pododlomku. Traže se sljedeći preduvjeti:

– Radovi i ugovori na koje će se primjenjivati odredba moraju biti identificirani u memorandumu o financiranju;

– EIB ili neka druga financijska institucija potvrđuju da se poštuju odredbe članaka 167. i 168. (1) Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 i odredbe članaka 239. i 240. Uredbe Komisije (EZ, Euratom) br. 2342/2002;

U gore navedenim slučajevima Komisija je u pravilu nakon pregleda od strane Upravnog odbora za program ISPA sklona primijeniti odredbu članka 168. (2) Financijske uredbe primjenjive na proračun Europskih zajednica.

(b) Nakon odluke Komisije da dodijeli upravljanje pomoći na decentraliziranoj osnovi6 provedbenim agencijama u državama aplikantima, izdaci su prihvatljivi za financiranje od datuma kada zahtjev dođe do Komisije (službe za program ISPA), pod uvjetom da se zahtjev može smatrati potpunim.

Isplate izvršene prije datuma navedenih pod (a) i (b) nisu prihvatljive.

(2) Izmjene projekata

(a) Svaka izmjena odobrenog projekta, koja je jednaka ili iznad 5 milijuna eura ili 20% od njegove ukupne vrijednosti, štogod da je manje, smatra se »značajnom« izmjenom projekta. Velike izmjene fizičkih objekata u sklopu projekta čija priroda mijenja projekt također se tretiraju kao »značajne«.

Pravila iz odlomka 1. primjenjuju se na izdatke povezane s gore definiranim izmjenama.

(b) Pri svakoj izmjeni projekta izdaci povezani s novim ili proširenim fizičkim elementima prihvatljivi su od vremena kada zahtjev za izmjenom dođe do Komisije (službe za program ISPA).

(c) Zahtjev za izmjenama i relevantne informacije u prilogu mogu se predočiti Upravnom odboru. Zahtjev i podnošenje dokumenata moraju biti evidentirani u zapisniku sastanka.

(3) Konačna vremenska granica prihvatljivosti

(a) Konačni datum prihvatljivosti je u pravilu naveden u članku 4., odlomak 3 memoranduma o financiranju.

(b) Konačni datum se odnosi na isplate koje vrši tijelo odgovorno za provedbu.

(c) Konačni datum prihvatljivosti je određen u relevantnom memorandumu o financiranju. Nakon što taj datum istekne država korisnica ima na raspolaganju razdoblje od šest mjeseci da Komisiji podnese zahtjev za konačnom isplatom zajedno sa završnim izvješćem i izjavom navedenom u memorandumu o financiranju Prilog III.1, Odjeljak III (6) i Prilog III.4.C.

(d) Komisija ne može produžiti to šestomjesečno razdoblje.

Odjeljak XI

Zahtjevi za plaćanjem

Zahtjevi za plaćanjem koje države korisnice podnose Komisiji temelje se na izjavama o stvarno isplaćenim izdacima, kao što je definirano u Odjeljku II, točka 6.

U slučaju kada radove vrši koncesionar ili ekvivalentno tijelo, odgovorno tijelo vlasti mora ovjeriti ispravnost izdataka.

Zahtjeve za plaćanjem mora evidentirati i ovjeriti nacionalni dužnosnik za odobravanje. Zahtjevi se tada prosljeđuju Komisiji preko Delegacije Komisije.

Odjeljak XII

Druge točke koje nisu posebno navedene

(1) Kadgod se postave pitanja koja nisu posebno navedena u ovim načelima za prihvatljivost izdataka u sklopu projekata financiranih iz programa ISPA, to će se pitanje raspraviti s Komisijom. Komisija će nastojati otvorena pitanja tretirati u duhu ovih načela i uz referencu na načela postavljena za Kohezijski fond.

(2) U slučaju konflikta ovih načela s načelima nacionalnih pravila prihvatljivosti, gore spomenuta načela imaju prednost.

PRILOG III3 a

Primjer obrasca koji se dostavlja Odboru za praćenje od

ISPA obrazac praćenja
Svi podaci u izvješću moraju biti do zaključno 30. lipnja i 31. prosinca
1A. Identifikacija mjere

Naziv mjere:
Referenca Memoranduma o financiranju iz programa N°:
Provedbena agencija:
Postotak pomoći iz programa ISPA:
Potpisivanje Memoranduma o financiranju	– Komisija
	– Država
Broj izmjena i dopuna	– Komisija
	– Država

1B. Provedbena agencija (PA)

Ime:
Adresa:
Poštanski broj:	Mjesto
Ime kontakt-osobe:
Telefon:
Elektronska pošta:

2. Kratak kronološki opis izvršenih aktivnosti/radova

3. Posebni uvjeti koji se odnose na mjeru (Članak 8 Memoranduma o financiranju MoF)

Referirati se na posebne uvjete, ako takvi postoje, i navesti na koji ih se način zadovoljilo, kao i datum ispunjenja (referenca na korespondenciju Komisije koja potvrđuje ispunjenje već zadovoljenih uvjeta).

4. AŽURIRANI PLAN NABAVE

Ugovor (N°, Vrsta i opis)*	Datum objave najave natječaja	Vrsta predviđenog natječaja**	Datum objave obavijesti o natječaju		Vrijednost ugovora/predviđena vrijednost ugovora	Vrsta sufinanciranja	Datum potpisivanja i ime trgovačkog društva koje je dobilo ugovor/ Status realizacije***
			Ako nije objavljena	Ako je objavljena	Milijuna €	Zajedničko/ paralelno
			Predviđeni datum	Datum, referenca na Službeni list i internet
Potpisano





U pripremi

5. PLAN IZDATAKA (JEDINICA: €)

Godina	Ukupni prihvatljivi troškovi		Stvarno izvršena plaćanja		Procjena budućih izdataka		Ukupni izdaci		Divergencija/ Ukupna vrijednost % (9) = ((7)-(2))/ /total (2)
Godina	Inicijalna procjena*	Tekuća prihvaćena procjena**	(do zaključnog datuma)	(%) (3)/(2)	(od zaključnog datuma)	(%) (5)/(2)	(7)=(3)+(5)	(%) (7)/(2)
	(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)
2000.
2001.
2002. 1. kvartal
2. kvartal
3. kvartal
4. kvartal
2003. 1. kvartal
2. kvartal
3. kvartal
4. kvartal
2004.
2005.
2006.
Ukupno
Predložena izmjena Financijskog plana Da  Ne  Već podnijeta EK dana: Podnijeti EK dana: Predočiti Upravnom odboru (priložiti plan i razloge promjena)

* U trenutku potpisivanja Memoranduma o financiranju

** Posljednji Odbor za praćenje

7. Razlozi razlika (ako postoje) između fizičke i financijske provedbe Objašnjenje za kašnjenja (ako je relevantno)

8. Tehnički, financijski ili pravni problemi
(Prilog III.1 MoF)

Referirati se na sve probleme koji su se pojavili tijekom provedbe mjere, uključujući odstupanja od prvotnog financijskog plana, i objasniti kakve su aktivnosti poduzete u cilju njihovog otklanjanja.

Referirati se na sve suspenzije, financijske korekcije i/ili nepravilnosti.

9. Primjedbe i preporuke inspekcijskim vlastima države korisnice i Zajednice (Prilog III.1 MoF-a)

Navesti sažetak primjedbi ili preporuka, ako postoje (uz potpunu referencu izvora) te navesti kako ih se primijenilo.

10. Mjera usvojena za promidžbu pomoći Zajednice
(Prilog III.6 MoF-a)

Ploče postavljene na gradilištu? Da  Ne  

Sredstva javnog priopćavanja korištena za informiranje javnosti o predmetnoj mjeri:

Tisak  Televizija  Radio 

Drugi audio-vizualni mediji 

Vrsta pisanog materijala dostupna javnosti:

11. Očekivani datum završetka

U prvotnom MoF-u (datum završetka određen u prvotnom MoF-u)

U sadašnjem MoF-u (datum završetka u izmijenjenom MoF-u)

Očekivani datum završetka

Izmjena datuma predloženog OP-u: Da  Ne 

PRILOG III.3.b

OBRAZAC ZA UNOŠENJE IZMJENA

Prijedlog za izmjene u programu ISPA
Tijelo odgovorno za provedbu:
1. Identifikacija mjere
Naziv mjere:
Tijelo odgovorno za provedbu:
Šifra mjere ISPA:
Memorandum o financiranju br.:	Datum:
Postotak pomoći iz programa ISPA:

2. Izmjena datuma završetka
Sadašnji datum završetka:	Predloženi datum završetka:

3. Predložene izmjene financijskog plana (*)				Jedinica: €
	Ukupni prihvatljivi izdaci prema sadašnjem MoF-u		Potrošeni prihvatljivi izdaci ili ukupni izdaci procjena
2000.
2001.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
Nakon 2006.
Ukupno
Molba za povećanjem pomoći		Da 			Ne 
Iznos zatraženog povećanja (ako je relevantno) €
(*) priložiti izmijenjeni financijski plan

4. izmjene troškova prihvatljive mjere					Jedinica: €
Kategorija izdataka (*)	Sadašnji ukupni prihvatljivi troškovi		Zatražena promjena			Predloženi ukupni prihvatljivi troškovi
Naknade za planiranje/pripremu tehničkih nacrta i dokumenata
Priprema gradilišta
Glavni radovi
Pogon i strojevi
Tehnička pomoć
Nadzor
Drugo (specificirati)
Ukupno
(*) Kategorije su primjeri koji se moraju prilagoditi kako bi odražavali stvarnost projekta. Dodatna podjela prema ugovorima može biti relevantna.
5. Promjene fizičkih indikatora
Vrsta posla		Jedinica		Sadašnja procjena završetka			Predložena

6. Promjene karakteristika mjere

Navesti detaljni opis

7. RAZLOZI PREDLOŽENIH PROMJENA

Navesti detaljne argumente

Prijedlog izmjena:

Datum podnošenja prijedloga izmjena:

Potpis NIK-a:

PRILOG III.4

SUSTAVI UPRAVLJANJA I KONTROLE POMOĆI DODIJELJENE IZ PROGRAMA ISPA I POSTUPCI ZA FINANCIJSKE ISPRAVKE

Odjeljak 1.

Ovaj Prilog postavlja detaljna pravila o sustavima upravljanja i kontrole pomoći dodijeljene iz programa ISPA, i o postupcima za vršenje financijskih ispravaka takve pomoći.

Odjeljak 2.

Sustavi upravljanja i kontrole

1. Svaka država korisnica osigurava da:

(i) nacionalni ISPA koordinator,

(ii) Nacionalni fond i nacionalni dužnosnik za ovjeravanje,

(iii) provedbene agencije i sektorski dužnosnici za ovjeravanje, i

(iv) krajnji korisnici,

kako su određeni ISPA Memorandumom o razumijevanju o korištenju Nacionalnog fonda za program ISPA, dobiju primjerene upute o sustavima upravljanja i kontrole potrebnim kako bi se osiguralo pravilno upravljanje programom ISPA, sukladno opće prihvaćenim načelima i standardima, a osobito pružilo garancije o ispravnosti, redovitosti i prihvatljivosti zahtjeva za pomoć iz programa ISPA, no također osiguralo da se mjere provode sukladno uvjetima Memoranduma o financiranju i ciljevima koji su pridruženi mjeri.

2. U smislu ovog Priloga, »provedbene agencije« uključuju tijela koja nisu krajnji korisnici, a na koja su provedbena agencija ili sektorski dužnosnik za ovjeravanje prenijeli provedbu mjera koje financira ISPA (u daljnjem tekstu »ovlaštena tijela«).

3. U smislu ovog Priloga, osim ako nije drugačije navedeno, »mjere« znače pojedinačne projekte, faze projekata ili grupe projekata koji pripadaju pod Prilog III.2, Odjeljak II (1), a predmetnom su Memoranduma o financiranju.

Odjeljak 3.

1. Sustavi upravljanja i kontrole nacionalnog ISPA koordinatora, Nacionalnog fonda, provedbenih agencija, ovlaštenih tijela i krajnjih korisnika, ovisno o opsegu pomoći kojim upravljaju, osiguravaju

(a) jasnu definiciju, jasnu dodjelu i, koliko je to potrebno za pravilno upravljanje, odgovarajuće razdvajanje funkcija unutar dotične organizacije;

(b) učinkovite sustave koji osiguravaju da se funkcije vrše na zadovoljavajući način;

(d) u slučaju ovlaštenih tijela i krajnjih korisnika, izvještavanje prema odgovornom tijelu o izvršavanju svojih zadaća i korištenim sredstvima.

Odjeljak 4.

1. Sustavi upravljanja i kontrole iz Odjeljka 3. uključuju postupke provjere vjerodostojnosti traženih izdataka i provedbe mjere od njene pripremne faze do početka usluge koju financira investicija, sukladno uvjetima relevantnog Memoranduma o financiranju, sukladno ciljevima pridruženima mjeri i uz poštovanje primjenjivih nacionalnih i zakona Zajednice, osobito onih o prihvatljivosti izdataka za podršku iz programa ISPA, zaštiti okoliša, prometu (uključujući Trans-europske mreže), zaštiti tržišnog natjecanja i dodjeli javnih ugovora.

Provjere pokrivaju sve aspekte, bilo financijske, tehničke ili administrativne prirode, koji uređuju učinkovito korištenje izdvojene pomoći.

2. Postupci zahtijevaju da se provjere mjera bilježe na licu mjesta. Bilješke trebaju prikazati obavljeni posao, rezultate provjere i mjere poduzete kako bi se uklonila odstupanja. Kada fizičke ili administrativne provjere nisu iscrpne već provedene na uzorku radova ili transakcija, bilješke identificiraju odabrane radove ili transakcije i opisuju metodu uzimanja uzorka.

Odjeljak 5.

1. Država korisnica u roku od tri mjeseca od stupanja na snagu Memoranduma o financiranju obavještava Komisiju o organizaciji nacionalnog ISPA koordinatora, Nacionalnog fonda, provedbenih agencija i ovlaštenih tijela odgovornih za mjere iz programa ISPA kako je određeno Odjeljkom 2., o sustavima upravljanja i kontrole uspostavljenim pri tim osobama ili tijelima, te o planiranim poboljšanjima sukladno smjernicama navedenim u Odjeljku 2.(1).

Priopćenje sadržava sljedeće informacije vezane uz nacionalnog ISPA koordinatora, Nacionalni fond, provedbene agencije i ovlaštena tijela:

(a) dodijeljene im funkcije,

(b) funkcije raspodijeljene između ili unutar njihovih odjela,

(c) postupke za inspekciju i prihvaćanje radova, postupke kojima se zaprimaju, provjeravaju i odobravaju zahtjevi za povrat izdataka, te postupke kojima se odobravaju, izvršavaju i pravdaju plaćanja prema korisniku, i

(e) odredbe o reviziji sustava upravljanja i kontrole.

3. Komisija u suradnji s državnom korisnicom utvrđuje da li su sustavi upravljanja i kontrole predstavljeni u stavcima 1 i 2 sukladni standardima koje zahtijeva taj Prilog, i objavit će ukoliko oni predstavljaju bilo kakve prepreke u smislu transparentnosti provjera aktivnosti iz programa ISPA, i vršenja dužnosti od strane Komisije. Pregled funkcioniranja sustava vršit se redovito.

Odjeljak 6.

1. Sustavi upravljanja i kontrole mjera osiguravaju zadovoljavajući tijek revizije.

2. Tijek revizije smatra se zadovoljavajućim kada dozvoljava:

(a) usklađivanje zbirnih računa potvrđenih Komisiji s pojedinačnim zapisima o izdacima i popratnim dokumentima koje pohranjuju administrativna tijela na raznim razinama, provedbene agencije i krajnji korisnici;

(b) ovjeru alokacije i prijenos raspoloživih sredstava Zajednice i nacionalnih sredstava;

(c) ovjeru ispravnosti informacije dostavljene o provedbi mjere, sukladno uvjetima Memoranduma o financiranju kojim se dodjeljuje pomoć te ciljevima pridruženim mjeri.

3. Okvirni opis zahtjeva za dostavljanjem informacija o zadovoljavajućem tijeku revizije naveden je u Prilogu III.4 A.

4. Država korisnica utvrđuje sljedeće stavke:

(a) da postoje procedure koje osiguravaju da se dokumenti relevantni za određene stavke učinjenih izdataka, izvršena plaćanja, poduzete radove i provjeru njihove sukladnosti s mjerom, a koji su potrebni za provjeru zadovoljavajućeg tijeka revizije, čuvaju sukladno zahtjevima iz Odjeljka X Priloga III.1 i iz Priloga III.4.A;

(b) da postoji zapis o tijelu koje ih čuva i njegovoj lokaciji;

(c) da su dokumenti na raspolaganju za inspekciju osobama i tijelima koja uobičajeno imaju pravo vršiti inspekciju takvih dokumenata.

5. Osobe i tijela iz stavka 4 (c) su:

(a) osoblje nacionalnog ISPA koordinatora, Nacionalnog fonda, provedbenih agencija i ovlaštenih tijela koje obrađuje zahtjeve za plaćanjem;

(b) službe koje vrše reviziju sustava upravljanja i kontrole;

(c) nacionalni dužnosnik za ovjeravanje kao osoba odgovorna za potvrđivanje zahtjeva za plaćanje tijekom provedbe i zahtjeva za konačnim isplatama iz Odjeljka III (8) Priloga III.1, te osoba ili odjel koji izdaje izjave o završetku mjera sukladno dodanom Prilogu III.4.C

(d) opunomoćeni dužnosnici nacionalnih revizijskih institucija i onih Zajednice.

Oni mogu zatražiti da im se dostave izvadci ili kopije dokumenata ili računovodstvenih podataka iz stavka 4.

Odjeljak 7.

Nacionalni fond vodi evidenciju o iznosima koji su povratno naplativi od već izvršenih isplata pomoći iz programa ISPA, i osigurava da se iznosi povratno naplaćuju bez neopravdanog odlaganja. Nakon povrata sredstava, on refundira vraćena nepravilna plaćanja, zajedno s kamatom za kasno plaćanje, na način da relevantne iznose oduzme od sljedeće izjave o izdacima i zahtjeva za plaćanjem koje za dotičnu mjeru upućuje Komisiji. Ukoliko to nije dovoljno, Komisija može zahtijevati da joj se refundira višak iznosa.

Nacionalni fond jednom godišnje Komisiji, kao dodatak četvrtom kvartalnom izvješću o povratu sredstava koji je dostavljen u Prilogu III.5, šalje izjavu o iznosima koji s tim datumom čekaju na povrat sredstava u sklopu mjere iz programa ISPA, a klasificirani su prema godini u kojoj je započeo postupak povrata sredstava.

Odjeljak 8.

Potvrda izdataka

1. Potvrde i izjave o izdacima tijekom provedbe i konačnim izdacima iz Priloga III.1, Odjeljak III (6), peta alineja, i (8) sastavlja nacionalni dužnosnik za ovjeravanje funkcionalno nezavisan od službi koje odobravaju zahtjeve, a u formatu propisanom Prilogom III.4.B.

2. Prije potvrđivanja određene izjave o izdacima, nacionalni dužnosnik za ovjeravanje utvrđuje da su ispunjeni sljedeći uvjeti:

(a) nacionalni ISPA koordinator, provedbene agencije, ovlaštena tijela i krajnji korisnici ispunili su zahtjeve Odjeljka III (3) i (6), VII Priloga III.1 i poštovali uvjete Memoranduma o financiranju;

(b) izjava o izdacima uključuje samo izdatke:

(i) koji su zaista učinjeni unutar razdoblja prihvatljivosti navedenog u Memorandumu o financiranju kojim se dodjeljuje pomoć, i koje je moguće poduprijeti računima s potvrdom uplate ili računovodstvenim dokumentima ekvivalentne dokazne vrijednosti,

(ii) koji se odnose na radove koji uglavnom nisu bili završeni u vrijeme kada je podnesen zahtjev za financiranjem,

(iii) koje opravdava napredak ili završetak mjere sukladno uvjetima Memoranduma o financiranju kojim se dodjeljuje pomoć i ciljevima pridruženim mjeri.

3. Kako bi se uvijek prije dostavljanja izjave o izdacima Komisiji mogla razmotriti dostatnost sustava kontrole i tijeka revizije, država korisnica osigurava da je Nacionalni fond obaviješten o postupcima koje provode nacionalni ISPA koordinator, provedbene agencije i ovlaštena tijela u svrhu:

(a) ovjere vjerodostojnosti podnesenih izdataka i provedbe mjere sukladno uvjetima Memoranduma o financiranju i ciljevima pridruženim mjeri;

(b) osiguravanja sukladnosti s primjenjivim pravilima; i

Odjeljak 9.

Provjere uzorka

1. Država korisnica organizira provjere mjera na temelju odgovarajućeg uzorka, sastavljenog kako bi se osobito:

(a) provjerila učinkovitost postojećih sustava upravljanja i kontrole;

(b) selektivno, na temelju analize rizika, provjerile izjave o izdacima pripremljene na različitim relevantnim razinama.

2. Provjere provedene za razdoblje koje pokriva pomoć iz programa ISPA obuhvaćaju najmanje 15% ukupno prihvatljivih izdataka učinjenih pod mjerama odobrenim za to razdoblje. Taj postotak se može umanjiti proporcionalno izdacima učinjenim prije 1. siječnja 2003. Provjere se temelje na reprezentativnom uzorku transakcija, uzimajući u obzir zahtjeve stavka 3.

Država korisnica nastoji jednakomjerno raspodijeliti provođenje provjera tijekom relevantnog razdoblja. Potrebno je osigurati odgovarajuće razdvajanje funkcija provjere i postupaka provedbe ili vršenja plaćanja koji se odnose na mjere.

3. Odabir uzorka transakcija koje će se provjeriti uzima u obzir:

(a) potrebu da se provjera vrši na odgovarajućoj kombinaciji vrsta i veličine mjera,

(b) bilo kakve faktore rizika koji su identificirani tijekom nacionalne provjere ili provjere Zajednice;

(d) potrebu da se osigura zadovoljavajuća provjera različitih vrsta tijela uključenih u upravljanje i provedbu mjera u dva sektora aktivnosti (promet i okoliš).

Odjeljak 10.

Država korisnica putem provjera nastoji provjeriti sljedeće:

(a) praktičnu primjenu i učinkovitost sustava upravljanja i kontrole;

(b) provedbu mjere u skladu s uvjetima Memoranduma o financiranju kojim se dodjeljuje pomoć i ciljevima pridruženim mjeri;

(c) za odgovarajući broj računovodstvenih podataka, podudarnost podataka s popratnim dokumentima koje pohranjuju provedbene agencije, ovlaštena tijela i krajnji korisnici;

(d) postojanje zadovoljavajućeg tijeka revizije;

(e) za odgovarajući broj izdataka, da su priroda i vrijeme relevantnog izdatka sukladni odredbama Zajednice i odgovaraju odobrenim specifikacijama mjere i radova koji su stvarno izvedeni;

(f) da su odgovarajuća nacionalna sredstva za sufinanciranje stvarno stavljena na raspolaganje;

(g) da su sufinancirane mjere provedene u skladu s pravilima i politikama Zajednice kako to zahtijeva članak 5. Memoranduma o financiranju.

Odjeljak 11.

Provjere utvrđuju da li je bilo koji od problema na koji se naišlo sustavne prirode, te da li predstavlja rizik za druge ili sve mjere koje provode iste provedbene agencije ili dotična država korisnica. One također utvrđuju razloge za takve situacije, bilo kakva potrebna daljnja ispitivanja i potrebne korektivne i preventivne radnje.

Odjeljak 12.

Svaka od država korisnica i Komisija konzultiraju se najmanje jednom godišnje kako bi uskladile svoje programe kontrole i do najveće mjere povećale učinak sveukupnih resursa namijenjenih kontroli na nacionalnoj razini i razini Zajednice. Te konzultacije odnose se na tehnike analize rizika koje je potrebno primijeniti i uzimaju u obzir nedavne kontrole, izvješća i priopćenja nacionalnih tijela, Komisije i Europskog revizorskog suda.

Odjeljak 13.

U skladu s Odjeljkom 12., država korisnica do 30. lipnja svake godine, a po prvi puta do 30. lipnja 2002., obavještava Komisiju o primjeni Odjeljka 9. i 11. ovog Priloga u prethodnoj kalendarskoj godini, i uz to kako je potrebno završava ili ažurira opis svojih sustava upravljanja i kontrole o kojima je izvijestila sukladno Odjeljku 5.(1).

Odjeljak 14.

Izjava o završetku projekata

Osoba ili odjel određen za izdavanje izjava o završetku mjera iz Priloga III.4.C vrši funkciju nezavisno od nacionalnog ISPA koordinatora, nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje, Nacionalnog fonda, provedbenih agencija, ovlaštenih tijela i krajnjih korisnika.

Osoba ili odjel provodi ispitivanje sukladno međunarodno prihvaćenim revizijskim standardima. Nacionalni ISPA koordinator, Nacionalni fond, provedbene agencije, ovlaštena tijela i krajnji korisnici dostavljaju im sve tražene informacije, a u svrhu sastavljanja izjave daje im se pristup potrebnim podacima i popratnim dokazima

Odjeljak 15.

Izjave se temelje na ispitivanju sustava upravljanja i kontrole, nalaza već provedenih provjera, i gdje je to potrebno, daljnjih provjera uzorka transakcija te završnog izvješća sastavljenog sukladno Odjeljku V Priloga III.1. Osoba ili odjel koji izdaje izjavu vrši sva potrebna ispitivanja kako bi se dostatno uvjerio/la da je potvrđena izjava o izdacima ispravna, da su popratne transakcije legalne i redovite i da je mjera provedena u skladu s uvjetima Memoranduma o financiranju i ciljevima pridruženim mjeri.

Izjave se sastavljaju na temelju okvirnog obrasca iz Priloga III.4.C i treba ih pratiti izvješće koje uključuje sve relevantne informacije koje opravdavaju izjavu, zajedno sa sažetkom nalaza svih provjera provedenih od strane nacionalnih tijela i tijela Zajednice kojima osoba ili tijelo koje priprema izjavu ima pristup.

Odjeljak 16.

Ukoliko postojanje značajnih slabosti pri upravljanju i kontroli, ili visoka učestalost zatečenih nepravilnosti, ili sumnje o tome da li je mjera pravilno provedena ne dozvoljavaju da se izda ukupno pozitivno uvjerenje o valjanosti zahtjeva za konačnom isplatom i konačne potvrde o izdacima, izjava navodi takve okolnosti te procjenjuje opseg problema i njegov financijski učinak.

U takvom slučaju, Komisija može zatražiti provođenje dodatne provjere u svrhu identificiranja i ispravljanja nepravilnosti u određenom vremenskom razdoblju.

Odjeljak 17.

Računovodstvene informacije koje je potrebno čuvati i priopćiti Komisiji na njen zahtjev

1. Računovodstveni podaci o mjerama iz Priloga III.4.A čuvaju se koliko je to moguće u elektronskom obliku. Takvi podaci stavljaju se na raspolaganje Komisiji temeljem posebnog zahtjeva, a u svrhu provođenja provjere dokumentacije i provjere na licu mjesta, ne dovodeći u pitanje zahtjeve za dostavljanjem izvješća o napretku iz Odjeljka VIII priloga III.1.

2. Na pismeni zahtjev Komisije, država korisnica dostavlja Komisiji podatke iz stavka 1 u roku od 10 dana od primitka zahtjeva. Komisija i država korisnica mogu dogovoriti drugačije razdoblje, osobito kada podaci nisu na raspolaganju u elektronskom obliku.

3. Komisija jamči da se informacije koje prosljeđuje država korisnica, ili koje je prikupila tijekom inspekcija na licu mjesta, čuvaju kao povjerljive i sigurne.

4. Podložno relevantnim nacionalnim zakonima, službenici Komisije imaju pristup svim dokumentima pripremljenim ili u svrhu ili nakon kontrola provedenih sukladno ovom Prilogu, te svim čuvanim podacima, uključujući one pohranjene na računalnim sustavima.

Odjeljak 18.

Financijske ispravke

1. Ukoliko nakon završetka potrebnih provjera Komisija zaključi da:

(a) provedba mjere ne opravdava dio ili sveukupnu pomoć dodijeljenu mjeri, uključujući nepoštivanje jednog od uvjeta iz Memoranduma o financiranju za dodjelu pomoći, a osobito bilo kakvu značajnu promjenu koja utječe na prirodu ili uvjete provedbe mjere za koju nije traženo odobrenje Komisije, ili

(b) postoji nepravilnost vezana uz pomoć iz programa ISPA i da dotična država korisnica nije poduzela potrebne korektivne mjere,

Komisija će obustaviti pomoć za predmetnu mjeru i, uz navođenje svojih razloga, zahtijevati od države korisnice da u određenom vremenskom razdoblju dostavi svoje komentare.

Ukoliko se država korisnica ne slaže sa zapažanjima Komisije, Komisija poziva državu korisnicu na raspravu tijekom koje obje strane poduzimaju napor da postignu sporazum o zapažanjima te o zaključcima koji će iz njih proizaći.

2. Na kraju razdoblja koje je odredila Komisija, a ako tijekom tri mjeseca nije postignut dogovor, Komisija, uz poštivanje propisanih postupaka i uzimajući u obzir komentare države korisnice, odlučuje:

(a) smanjiti avansno plaćanje iz Odjeljka III (2) Priloga III.1, ili

(b) učiniti zatražene financijske ispravke. To podrazumijeva ukidanje cjelokupne ili dijela pomoći dodijeljene mjeri.

Te odluke poštuju načelo proporcionalnosti. Kada odlučuje o iznosu korekcije, Komisija uzima u obzir vrstu nepravilnosti ili izmjene, te razmjer mogućeg financijskog učinka bilo kakvih nedostataka u sustavima upravljanja i kontrole. Bilo kakvo smanjivanje ili ukidanje dovode do povrata isplaćenih iznosa.

3. Bilo koji nepropisno primljen iznos koji treba vratiti plaća se Komisiji. Kamata zbog kasnog povratnog plaćanja zaračunava se sukladno pravilima iz Odjeljka 21.

Odjeljak 19.

1. Broj financijskih ispravaka koje je Komisija učinila sukladno Odjeljku 18. (2) za pojedinačne ili sustavne nepravilnosti procjenjuje se kada god je to moguće i izvedivo na temelju pojedinačnih dokumenata, a jednak je količini izdataka koji su pogrešno naplaćeni pod programom ISPA, uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti.

2. Kada nije moguće ili izvedivo precizno odrediti količinu nepravilnih izdataka, ili kada bi bilo neprimjereno sasvim ukinuti predmetne izdatke, te Komisija stoga svoje financijske ispravke temelji na projekcijama ili utvrđenoj tarifi, postupa se na sljedeći način:

(a) u slučaju projekcije, koristi se reprezentativan uzorak transakcija sa sličnim karakteristikama;

(b) u slučaju utvrđene tarife, procjenjuje se ozbiljnost kršenja pravila te opseg i financijske implikacije bilo kakvih nedostataka u sustavima upravljanja i kontrole koji su doveli do uočene nepravilnosti.

3. Kada Komisija svoj stav temelji na činjenicama utvrđenim od strane revizora koji ne pripadaju njihovim vlastitim službama, samostalno treba doći do zaključaka o njihovim financijskim posljedicama, nakon što ispita mjere koje je poduzela država korisnica prema Odjeljku VII Priloga III.1, te odjeljcima 18. (1) i (2) ovog Priloga, izvješća iz Priloga III.5 te bilo kakve odgovore države korisnice.

Odjeljak 20.

1. Razdoblje unutar kojeg predmetna država korisnica može odgovoriti na zahtjev iz Odjeljka 18.(1), dostaviti komentare i, kada je to prikladno, izvršiti ispravke je dva mjeseca, osim u propisno opravdanim slučajevima kada se s Komisijom može dogovoriti duže razdoblje.

2. Kada Komisija predlaže financijske ispravke na temelju projekcije ili utvrđene tarife, državi korisnici daje se mogućnost da uvidom u relevantnu dokumentaciju dokaže da je stvaran razmjer nepravilnosti manji od procjene Komisije. Država korisnica može u dogovoru s Komisijom ograničiti opseg ovog ispitivanja na odgovarajuću količinu ili uzorak relevantne dokumentacije.

Osim u propisno opravdanim slučajevima, vrijeme dozvoljeno za ovo ispitivanje ne prelazi daljnja dva mjeseca nakon isteka dvomjesečnog razdoblja iz stavka 1. Rezultati takvog istraživanja ispituju se na način određen drugim podstavkom Odjeljka 18. (1). Komisija uzima u obzir bilo kakve dokaze koje je unutar vremenskih granica dostavila država korisnica.

3. Kada se država korisnica ne slaže sa zapažanjima Komisije i kada se održava rasprava iz drugog podstavka Odjeljka 18. (1), tromjesečno razdoblje unutar kojeg Komisija može donijeti odluku počinje teći od datuma rasprave.

Odjeljak 21.

1. Bilo kakav povrat sredstava koji treba učiniti prema Komisiji sukladno Odjeljku 18.3 izvršava se prije propisanog roka navedenog na zahtjevu koji je dostavljen Nacionalnom dužnosniku za ovjeravanje. Propisani datum je zadnji dan drugog mjeseca nakon datuma slanja zahtjeva za povratom sredstava.

2. Bilo kakvo kašnjenje s povratom sredstava uzrokuje kamate za kasno plaćanje, koje počinju teći na propisan datum iz stavka 1, a završavaju na datum stvarnog plaćanja. Kamatna rata iznosi jedan i pol posto iznad rate koju primjenjuje Europska središnja banka pri svojim glavnim operacijama refinanciranja prvog radnog dana mjeseca u koji pada propisani datum.

3. Financijska ispravka iz Odjeljka 18. (2) ne dovodi u pitanje obvezu države korisnice da traži povrat sredstava sukladno Odjeljku VII

Priloga III.1.

4. Kada iznose treba vratiti slijedom financijskih ispravaka, nadležna služba ili tijelo pokreće postupak povrata sredstava i o tome obavještava nacionalnog ISPA koordinatora, Nacionalni fond i provedbene agencije.

Odjeljak 22.

Ni jedan dio ovog Priloga na sprječava državu korisnicu da pravila primjenjuje strože nego što su ona ovdje propisana.

PRILOG III.4.A

OKVIRNI OPIS ZAHTJEVA ZA INFORMIRANJEM ZA ZADOVOLJAVAJUĆI TIJEK REVIZIJE (Odjeljak 6.)

Zadovoljavajući tijek revizije, naveden u Odjeljku 6.(2), postoji kada za određenu mjeru, uključujući pojedinačne projekte unutar grupe projekata:

1. Računovodstveni podaci koje čuva odgovarajuća upravna razina daju detaljne informacije o izdacima koje je u sklopu sufinancirane mjere stvarno imala provedbena agencija, uključujući i slučaj kada ona nije krajnji primatelj sredstava, tijela ili tvrtke uključene u provedbu mjere, bilo kao koncesionari, njihovi podugovarači ili u drugom svojstvu. Računovodstveni podaci prikazuju datum kada su pripremljeni, iznos svake troškovne stavke, prirodu dodatnih dokumenata te datum i način plaćanja. Priložena je potrebna dokazna dokumentacija (npr. računi).

2. Za troškovne stavke koje se samo djelomično odnose na sufinanciranu mjeru, prikazuje se točnost alokacije izdataka za sufinancirani i ostali dio mjere. Isto vrijedi i za vrste izdataka koji se smatraju prihvatljivima samo unutar određenih granica, ili razmjerno drugim troškovima.

3. Tehničke specifikacije i financijski plan mjere, izvješća o napretku, dokumenti o natječajnim i ugovornim postupcima i izvješća o inspekciji provedbe mjere sukladno Odjeljku 4. također se čuvaju na odgovarajućoj upravnoj razini.

4. U svrhu prijave stvarno učinjenih izdataka u sklopu sufinancirane mjere Nacionalnom fondu, informacija iz stavka 1. sastavlja se kao detaljna izjava o izdacima podijeljena prema kategorijama. Detaljna izjava o izdacima predstavlja dodatne dokumente koji se prilažu računovodstvenim podacima Nacionalnog fonda i osnova su za pripremu izjava o izdacima za Komisiju.

5. Kada između implementacijske agencije, ili tijela ili tvrtki koje su uključene u provedbu mjere, i Nacionalnog fonda postoji jedno ili više ovlaštenih tijela, svako od ovlaštenih tijela za svoje područje odgovornosti od tijela koje mu je podređeno zahtijeva detaljne izjave o izdacima, kao dodatnu dokumentaciju za vlastite računovodstvene podatke, temeljem čega tijelu koje mu je nadređeno priprema barem sažetak izdataka učinjenih u sklopu mjere.

6. U slučaju kompjuteriziranog prijenosa računovodstvenih podataka, sve relevantne vlasti i tijela primaju dostatne informacije s niže razine kako bi opravdali svoje računovodstvene podatke i iznose o kojima izvještavaju prema višoj razini, te osigurali zadovoljavajući tijek revizije od ukupnih zbirnih iznosa koje potvrđuju prema Komisiji do pojedinačnih troškovnih stavki i dodatnih dokumenata na razini provedbene agencije i drugih tijela i tvrtki uključenih u provedbu mjere.

PRILOG III.4.B

POTVRDA I IZJAVA O IZDACIMA TIJEKOM PROVEDBE/KONAČNA POTVRDA I IZJAVA O IZDACIMA I ZAHTJEV ZA PLAĆANJEM

EUROPSKA KOMISIJA ISPA

Potvrda i izjava o izdacima tijekom provedbe/konačna potvrda i izjava o izdacima i zahtjev za plaćanjem

(službenim kanalima dostaviti Odjelu... Glavne uprave za regionalnu politiku)

Naziv mjere: ________________________________________

Memorandum o financiranju br. __________od _____________

Referenca Komisije (CCI br.) ____________________________

POTVRDA

Ja, _________________________, dolje potpisani, predstavnik Nacionalnog fonda koji je imenovan od strane7 ______________

ovim potvrđujem da su svi prihvatljivi izdaci uključeni u priloženu izjavu, a koji predstavljaju doprinose iz programa ISPA i nacionalno financiranje, plaćeni sukladno napretku mjere

nakon8

i iznose

eura

točan iznos (s dva decimalna mjesta)

Priložena izjava o izdacima podijeljena prema kategorijama izdataka i mjerama u slučaju grupe projekata, pokriva izdatke do zaključno

(dd/mm/gggg)

i sastavni je dio ove potvrde, kao i pridruženo izvješće o napretku mjere u usporedbi s planovima/završno izvješće.

Također potvrđujem da se u sklopu mjere ostvaruje zadovoljavajući napredak prema završetku/da je mjera završena u skladu s ciljevima te da su informacije navedene u izvješću o napretku/završnom izvješću točne.

Nadalje potvrđujem da se mjera provodi/je provedena u skladu s uvjetima iz Memoranduma o financiranju, osobito vezano uz:

(1) poštivanje pravila o zaštiti okoliša, prometu (uključujući Trans-europske mreže), tržišnom natjecanju i dodjeli javnih ugovora (Praktični vodič za Phare, ISPA i Sapard);

(2) primjenu postupaka upravljanja i kontrole mjere, osobito kako bi se provjerila opravdanost traženih izdataka i pravilno izvođenje mjere u skladu s Odjeljkom 4., i kako bi se suzbile, otkrile i ispravile nepravilnosti, gonile prijevare i povratno naplatili nepropisno plaćeni iznosi (prema Prilogu III.5).

U skladu s Odjeljkom X Priloga III.1, popratni dokumenti jesu i nastavit će biti dostupni u razdoblju od minimalno pet godina nakon konačne isplate od strane Komisije.

Potvrđujem da:

(1) je izjava o izdacima točna i rezultat je računovodstvenog sustava koji se temelji na provjerljivim popratnim dokumentima;

(2) izjava o izdacima i zahtjev za plaćanjem uzimaju u obzir bilo kakav povrat sredstava i zarađene kamate;

(3) su detalji osnovnih transakcija zabilježeni, kad god da je to bilo moguće, u kompjutorskoj evidenciji, te da su dostupni na zahtjev odgovornih odjela Komisije

Datum

(dd/mm/gggg)

___________________

Ime (velikim štampanim slovima), pečat, funkcija i potpis nadležne osobe

___________________

Ime (velikim štampanim slovima), pečat, funkcija i potpis nadležne osobe

Izjava o izdacima učinjenim u sklopu mjere9

Referentni broj (CCI šifra):

Naziv mjere:

Datum:

Kategorija izdataka	Ukupni izdaci učinjeni do datuma (između...¹⁰ i....)	Izdaci potvrđeni u ovoj izjavi	Ukupno planirani izdaci (početni proračun)	Izdaci učinjeni do datuma, kao postotak početnog proračuna (%)	Procijenjeni izdaci potrebni za završetak mjere
1. Planiranje
2. Studije o izvedivosti, nacrti i tehnička dokumentacija
3. Priprema gradilišta
4. Gradnja
5. Oprema
6. Tehnička pomoć, priprema
7. Ostalo
UKUPNO

Prilog izjavi o izdacima: povrat sredstava učinjen od posljednje potvrđene izjave o izdacima i uključen u ovu izjavu o izdacima:

Iznos koji prema nalogu treba vratiti
Dužnik
Datum izdavanja naloga za povrat sredstava
Tijelo koje je izdalo nalog za povrat sredstava
Datum povrata sredstava
Vraćeni iznos

ZAHTJEV ZA PLAĆANJEM TIJEKOM PROVEDBE/ZAVRŠNOM ISPLATOM

Naziv mjere: ________________________________________

Referenca Komisije (CCI broj)___________________________

Prema Prilogu III.1, Odjeljak III, ja, dolje potpisani (ime velikim štampanim slovima, pečat, funkcija i potpis odgovorne osobe), tražim plaćanje iznosa od _______________ eura kao plaćanje tijekom provedbe/završnu isplatu11. Ovaj zahtjev zadovoljava uvjete prihvatljivosti budući da:

Obrisati nepotrebno

(a) Izvješće o napretku mjere u odnosu na fizičke i financijske indikatore, koje jasno pokazuje svoju usklađenost s odlukom o dodjeli pomoći, uključujući navedene posebne uvjete	– je priloženo
(b) posljednje izvješće o napretku/završno izvješće o provedbi koje propisuju Odjeljci V i VIII Priloga III.1, a vezano uz Odjeljak VIII uključujući i detalje o poštivanju odredbi Praktičnog vodiča za Phare, ISPA i Sapard	– je dostavljeno – je priloženo
(c) zapažanja i preporuke nacionalnih revizijskih tijela i/ili revizijskih tijela Zajednice, posebno vezano na korekciju nepravilnosti za koje se sumnja ili je dokazano da postoje	– prema njima se djelovalo – nije bilo primjedbi ili preporuka
(d) najvažniji tehnički, financijski i pravni problemi koji su se pojavili i mjere poduzete da ih se ispravi	– su navedeni – nisu primijećeni
(e) analiza svih odstupanja od originalnog financijskog plana	– je dostavljena – je priložena
(f) promidžbene aktivnosti povezane s mjerom	– su navedene
(g) niti jedan od ovjerenih izdataka nije bio suspendiran na temelju Odjeljka 18. ovog Priloga

Plaćanje izvršiti u korist:

Korisnik:
Banka:
Račun br.
Vlasnik računa (ako je različit od korisnika)

Datum

(dd/mm/gggg)

___________________

Ime velikim štampanim slovima, pečat, funkcija i potpis nadležne osobe

___________________

Ime velikim štampanim slovima, pečat, funkcija i potpis nadležne osobe

PRILOG III.4.C

OKVIRNI UZORAK ZA IZJAVU O ZAVRŠETKU MJERE12

(Odjeljak 14.)

Europskoj komisiji, Glavnoj upravi za regionalnu politiku

UVOD

1. Ja, .................................. (navedite ime velikim štampanim slovima, funkciju i odjel), ispitao/la sam konačnu izjavu o izdacima za ................................ (naziv i referentan CCI broj ISPA mjere) i zahtjev Komisiji za konačnom isplatom pomoći Zajednice.

OPSEG ISPITIVANJA

2. Ispitivanje sam proveo/la u skladu s odredbama Odjeljaka 14., 15. i 16. Priloga III.4. Planirao/la sam i proveo/la ispitivanje kako bi se dostatno uvjerio/la da konačna izjava o izdacima i zahtjev za konačnom isplatom pomoći Zajednice, te završno izvješće, ne sadrže pogrešne materijalne izjave, osobito vezano uz provedbu mjere13, sukladno uvjetima odluke i dodijeljenih joj ciljeva. Primijenjeni postupci i informacije korištene pri ispitivanju, kao i zaključci provjera provedenih tijekom prethodnih godina, sažeti su u priloženom izvješću.

OPAŽANJA

3. Opseg ispitivanja bio je ograničen na sljedeće:

(a)

(b)

(c), itd.

(Navedite prepreke na koje ste naišli tijekom ispitivanja, npr. sustavne probleme, slabosti u upravljanju, nedostatak tijeka revizije, nedostatak dodatne dokumentacije, slučajeve u sudskom postupku, itd.: procijenite iznose izdataka na koje će utjecati ove poteškoće i odgovarajući iznos pomoći Zajednice).

4. Ispitivanje, kao i zaključci drugih nacionalnih kontrola i kontrola Zajednice kojima sam imao/la pristup, otkrili su visoku/nisku (označite odgovarajuće; objasnite ukoliko označite termin visoku) učestalost grešaka/nepravilnosti. Odgovorna tijela su na odgovarajući način postupila s prijavljenim greškama/nepravilnostima i ne čini se da one utječu na iznos plative pomoći Zajednice, uz sljedeće iznimke:

(a)

(b)

(Navedite greške/nepravilnosti s kojima se nije postupilo na odgovarajući način i, za svaki od slučaja, moguć sustavni karakter i opseg problema te iznose financijske pomoći Zajednice na koje će to vjerojatno imati utjecaj).

ZAKLJUČAK

Ili

Ukoliko se tijekom ispitivanja nije naišlo na prepreke, učestalost zapaženih grešaka je niska i sa svim problemima se postupilo na zadovoljavajući način:

5(a) Slijedom ispitivanja i zaključaka drugih nacionalnih ili provjera Zajednice kojima sam imao/la pristup, mišljenja sam da konačna izjava o izdacima i konačno izvješće korektno, u svakom materijalnom smislu, predstavljaju učinjene izdatke i proveden rad, u skladu s Memorandumom o financiranju koji se odnosi na mjeru i njene ciljeve, te da je zahtjev Komisiji za konačnom isplatom pomoći Zajednice valjan.

Ili

Ukoliko se tijekom ispitivanja naišlo na određene prepreke ali učestalost grešaka nije visoka, ili ukoliko se nije na zadovoljavajući način postupilo s nekim problemima:

5(b) Uz izuzetak pitanja navedenih u gornjoj točki 3 (i) grešaka/nepravilnosti navedenih u točki 4 s kojima se nije postupilo na zadovoljavajući način, mišljenja sam, temeljem ispitivanja i zaključaka drugih nacionalnih ili provjera Zajednice kojima sam imao/la pristup, da konačna izjava o izdacima i konačno izvješće korektno, u svakom materijalnom smislu, predstavljaju učinjene izdatke i proveden rad, u skladu s Memorandumom o financiranju koji se odnosi na mjeru i njene ciljeve, te da je zahtjev Komisiji za konačnom isplatom pomoći Zajednice valjan

Ili

Ukoliko se tijekom ispitivanja naišlo na značajne prepreke ili je učestalost zatečenih grešaka visoka, čak i u slučaju da se s prijavljenim greškama/nepravilnostima zadovoljavajuće postupilo:

5(c) Po pitanjima iz točke 3 (i) uzimajući u obzir visoku učestalost grešaka navedenih u točki 4, nisam u mogućnosti iskazati mišljenje o konačnoj izjavi o izdacima, završnom izvješću i zahtjevu Komisiji za konačnom isplatom pomoći Zajednice.

Datum, potpis

PRILOG III.5

SPORAZUM U VEZI NEPRAVILNOSTI, POVRATA POGREŠNO PRIMLJENIH SREDSTAVA U SKLOPU PROGRAMA ISPA I PROVJERA NA LICU MJESTA

Odjeljak 1.

Ovaj sporazum u državama korisnicama nema utjecaja na primjenu pravila vezanih na kazneni postupak ili pravosudnu suradnju u kaznenim pitanjima između država korisnica, Komisije i država korisnica.

Odjeljak 2.

(1) Države korisnice u roku od 3 mjeseca nakon stupanja na snagu Memoranduma o financiranju Komisiju obavještavaju o sljedećem:

– odredbama zakona, regulativi ili upravnom postupku za primjenu mjera koje podržava ISPA;

– popisu vlasti ili tijela odgovornih za primjenu mjere, glavnim odredbama vezano za ulogu i funkcioniranje tih vlasti i tijela, te procedurama koje su odgovorna primjenjivati.

(2) Države korisnice odmah obavještavaju Komisiju o svim izmjenama i dopunama informacija dostavljenih u skladu sa stavkom 1.

(3) Komisija proučava priopćenja država korisnica te ih izvještava o zaključcima koje namjerava izvući iz njih. Ostaje u kontaktu s državama korisnicama koliko je potrebno za primjenu ovog Odjeljka.

Odjeljak 3.

»Nepravilnost« znači kršenje odredbe Memoranduma o financiranju, ili relevantnog nacionalnog zakona, kao rezultat čina ili propusta od strane nekog gospodarskog subjekta, koji je naudio ili bi mogao nauditi općem proračunu Zajednice kroz neki neopravdani izdatak.

Odjeljak 4.

(1) Tijekom dva mjeseca nakon kraja svakog tromjesečja, države korisnice izvještavaju Komisiju, OLAF, o svim nepravilnostima koje su bile predmetom inicijalnih upravnih ili sudskih istraga.

U tu svrhu, one u najvećoj mogućoj mjeri dostavljaju detalje o:

– pojedinostima mjere koju podupire ISPA,

– odredbi koja je prekršena, prirodi i iznosu izdataka; u slučajevima u kojima nije izvršeno nikakvo plaćanje, iznosima koju bi bili pogrešno plaćeni da nepravilnost nije otkrivena, osim u slučaju kada se greška ili nemar otkrio prije plaćanja ili nije rezultirao nikakvom upravnom ili sudskom kaznom,

– ukupnom iznosu i njegovoj podjeli između različitih izvora financiranja,

– razdoblju tijekom kojeg ili trenutku u kojem je nepravilnost učinjena,

– praksi primijenjenoj pri nastanku nepravilnosti,

– načinu na koji je nepravilnost otkrivena,

– nacionalnim vlastima ili tijelima koja su sastavila službeno izvješće o nepravilnosti,

– financijskim posljedicama, obustavi plaćanja, ako postoji, i mogućnosti povrata sredstava,

– datumu i izvoru prve informacije koja je dovela do sumnje da se radi o nepravilnosti, datumu kada je sastavljeno izvješće o nepravilnosti, ako je relevantno, državi korisnici i uključenim trećim zemljama,

– identitetu uključenih fizičkih i pravnih osoba, osim u slučajevima kada takva informacija nije relevantna za borbu protiv nepravilnosti s obzirom na prirodu predmetne nepravilnosti.

(2) Kada neke od informacija na koje se odnosi odlomak (1), posebno one koje se odnose na praksu u nastajanju nepravilnosti i način na koji je otkrivena, nisu dostupne, države će korisnice, koliko je to moguće, Komisiji dostaviti informacije koje nedostaju prilikom dostavljanja sljedećih tromjesečnih izvješća o nepravilnostima.

(3) Ako nacionalne odredbe propisuju povjerljivost istraga, dostavljanje informacija je podložno odobrenju nadležnog suda.

Odjeljak 5.

Svaka država korisnica odmah izvještava Komisiju, i kada je to potrebno, zainteresirane države članice, o svim nepravilnostima koje su otkrivene ili za koje se sumnja da su se dogodile, u slučaju kada postoji bojazan da:

– bi one mogle brzo imati reperkusija izvan njezinog teritorija i/ili,

– da se pokazalo da se radi o novom načinu zloupotrebe.

Odjeljak 6.

Tijekom dva mjeseca nakon kraja svakog tromjesečja države korisnice izvještavaju Komisiju, uz reference na sva prethodna izvješća na temelju Odjeljka 4., o pokrenutim postupcima vezanim uz sve nepravilnosti o kojima je prethodno izvještavano i svim važnim promjenama koje su iz toga rezultirale, uključujući sljedeće:

– iznosima koji su vraćeni, ili onima za koje se očekuje da će biti vraćeni,

– privremenim mjerama koje su države korisnice poduzele kako bi osigurale povrat pogrešno plaćenih sredstava,

– sudskim i upravnim postupcima pokrenutim u cilju povrata pogrešno plaćenih sredstava i primjene sankcija,

– razlozima odustajanja od postupaka povrata; Komisiju se, koliko god je to moguće, obavještava prije donošenja odluke,

– svakom odustajanju od kaznenog gonjenja.

Države korisnice izvještavaju Komisiju o upravnim ili sudskim odlukama, ili njihovim glavnim točkama, koje se odnose na prekid tih postupaka.

Odjeljak 7.

U slučaju da ne postoje nepravilnosti o kojima treba izvijestiti u referentnom razdoblju, države korisnice obavještavaju Komisiju o toj činjenici u istom roku koji je naveden u Odjeljku 4.(1).

Odjeljak 8.

Kada nadležna tijela države korisnice na izričiti zahtjev Komisije odluče inicirati ili nastaviti pravne postupke u cilju povrata pogrešno plaćenih sredstava, Komisija može odlučiti državi korisnici nadoknaditi sve ili dio pravnih troškova ili troškova nastalih izravno u pravnim postupcima, na temelju predočenja dokumenata, čak i kada postupak nije bio uspješan.

Odjeljak 9.

(1) Komisija održava odgovarajuće kontakte s dotičnom državom korisnicom kako bi dopunila dostavljene informacije o nepravilnostima iz Odjeljka 4., o postupku iz Odjeljka 6. i posebno o mogućnostima povrata.

(2) Neovisno od kontaktima navedenim u odlomku (1), Komisija obavještava države korisnice u slučajevima kada je priroda nepravilnosti takva da sugerira da bi se ista ili slična praksa mogla dogoditi u drugim državama korisnicama.

(3) Komisija organizira informativne sastanke na razini Zajednice za predstavnike država korisnica kako bi s njima proučila informacije dobivene na temelju Odjeljaka 4., 5. i 6., i na temelju stavka (1) ovog Odjeljka, posebno s obzirom stečene pouke vezane uz nepravilnosti, preventivne mjere i pravne postupke.

(4) Na traženje države korisnice ili Komisije, države korisnice ili Komisija se međusobno konzultiraju kako bi zatvorile sve rupe u zakonu koje bi mogle naštetiti interesima Zajednice, a koje su postale evidentnima tijekom provedbe važećih odredbi.

Odjeljak 10.

Komisija u okviru aktivnosti sprječavanja prijevara redovito izvještava države korisnice o opsegu sredstava uključenih u otkrivene nepravilnosti, kao i različitim kategorijama nepravilnosti, koje su podijeljene prema vrsti i numerirane.

Odjeljak 11.

(1) Države korisnice i Komisija poduzimaju sve potrebno kako bi osigurale da informacije koje razmjenjuju ostanu povjerljive.

(2) Informacije na koje se odnosi ovaj sporazum, pogotovo se ne smiju slati nikom osim osobama u državama korisnicama ili u institucijama Zajednice čije dužnosti zahtijevaju da imaju pristup tim informacijama, osim ako države korisnice koje informacije daju nisu izričito na to pristale.

(3) Imena fizičkih i pravnih osoba mogu se otkriti drugoj državi korisnici ili instituciji Zajednice samo kada je to potrebno radi sprječavanja ili gonjenja nepravilnost ili kako bi se ustvrdilo da li se navodna nepravilnost dogodila.

(4) Dostavljene informacije ili informacije dobivene na bilo koji drugi način temeljem ovog sporazuma pokriva profesionalna povjerljivost i zaštićene su na isti način kao što su slične informacije zaštićene nacionalnim zakonodavstvom države korisnice koja ih je dobila, kao i odgovarajućim odredbama primjenjivim na institucije Zajednice.

Osim toga, te se informacije ne mogu koristiti ni u kakve druge svrhe osim onih reguliranih ovim sporazumom, osim ako tijela koja su ih dostavila ne daju svoj izričit pristanak, te pod uvjetom da odredbe na snazi u državama korisnicama u kojima se nalazi tijelo primatelj ne zabranjuju ovakvu dostavu ili korištenje.

(5) Stavci (1) do (4) ne sprječavaju korištenje informacija dobivenih na temelju ovog sporazuma u bilo kojem pravnom postupku koji se naknadno pokrene zbog nepoštivanja pravila Zajednice na području pretpristupne pomoći. Nadležno tijelo država korisnica koje je dostavilo informacije mora biti informirano o ovakvom korištenju.

(6) Kada država korisnica Komisiju obavijesti da je fizička ili pravna osoba čije je ime priopćeno Komisiji sukladno ovom sporazumu, u daljnjoj istrazi dokazala da nije bila uključena ni u kakvu nepravilnost, Komisija o toj činjenici odmah obavještava svakoga kome je otkrila ime na temelju ovog sporazuma. Takva će osoba nakon toga prestati biti tretirana, na temelju prethodne obavijesti, kao osoba uključena u predmetnu nepravilnost.

Odjeljak 12.

Vraćeni se iznosi dijele između država korisnica i Zajednice prema stopama zajedničkog sufinanciranja proporcionalno izdacima koje su već učinile.

Odjeljak 13.

Provjere i inspekcije na licu mjesta, izvršene u cilju zaštite financijskih interesa Zajednice od nepravilnosti definiranih u Odjeljku 3., Komisija priprema i provodi u tijesnoj suradnji s nadležnim tijelima dotične države korisnice, koja su pravovremeno obaviještena o predmetu i cilju provjera i inspekcija na koje se ovaj Prilog odnosi, kako bi mogla pružiti potrebnu pomoć. U cilju toga dužnosnici dotične države korisnice mogu sudjelovati u provjerama i inspekcijama na licu mjesta.

Nadalje, ako dotična država korisnica to želi, nadležna tijela Komisije i države korisnice mogu zajednički provesti provjere i inspekcije na licu mjesta.

Odjeljak 14.

Komisija provodi provjere i inspekcije na licu mjesta kod gospodarskih subjekata, tj. fizičkih i pravnih osoba, ili drugih tijela s dodijeljenom pravnom osobnošću, u slučajevima kada postoje razlozi za sumnju o počinjenim nepravilnostima.

Kako bi se Komisiji olakšalo provođenje takvih provjera i inspekcija, od gospodarskih subjekata se traži da dozvole pristup svojim objektima, zemljištu, prometnim sredstvima ili drugim područjima koja se koriste u poslovne svrhe.

Kada je to stvarno potrebno radi utvrđivanja postojanja nepravilnosti, Komisija može provesti provjere i inspekcije na licu mjesta kod drugih relevantnih gospodarskih subjekata, kako bi dobila pristup predmetnim informacijama koje ti subjekti posjeduju o činjenicama podložnim provjerama i inspekcijama na licu mjesta.

Odjeljak 15.

(1) Provjere i inspekcije na licu mjesta, na temelju ovlasti i odgovornosti Komisije, provode njezini dužnosnici ili drugi službenici propisno ovlašteni relevantnim Komisijinim pravilima (u daljnjem tekstu 'Komisijini inspektori'). Osobe koje država korisnica Komisiji stavi na raspolaganje kao detaširane nacionalne stručnjake mogu pomagati u takvim provjerama i inspekcijama.

Komisijini će inspektori koristiti svoje ovlasti nakon što predoče pisano ovlaštenje koje pokazuje njihov identitet i funkciju, zajedno s dokumentom koji navodi predmet i cilj provjere ili inspekcije na licu mjesta.

Podložno primjenjivim zakonima Zajednice, od njih se traži da se pridržavaju pravilnika koje određuju zakoni dotične države korisnice.

(2) Uz suglasnost dotične države korisnice, Komisija može tražiti pomoć dužnosnika države korisnice kao promatrača i pozvati vanjska tijela koje pod njezinom odgovornošću pružaju tehničku pomoć.

Komisija osigurava da gore navedeni dužnosnici i tijela pruže sve relevantne garancije o tehničkoj kompetenciji, nezavisnosti i poštivanju profesionalne tajne.

Odjeljak 16.

(1) Komisijini inspektori imaju pristup, pod istim uvjetima kao i nacionalni upravni inspektori i uz poštivanje nacionalnog zakonodavstva, svim informacijama i dokumentaciji o predmetnim operacijama koje su potrebne za pravilno izvršenje provjera i inspekcija na licu mjesta. Mogu koristiti ista inspekcijska sredstva kao i nacionalni upravni inspektori, posebno kopirati relevantne dokumente.

Provjere i inspekcije na licu mjesta mogu se posebno odnositi na sljedeće:

– poslovne knjige i dokumente kao što su računi, popisi uvjeta, obračuni plaća, izjave o korištenom materijalu i obavljenom poslu i bankovni izvodi u posjedu gospodarskih subjekata,

– kompjuterske podatke,

– sustave i metode proizvodnje, pakiranja i distribucije,

– fizičke kontrole prirode i količine robe ili dovršenih operacija,

– uzimanje i provjeru uzoraka,

– napredak radova i investicije za koje je osigurano financiranje, te korištenje završenih investicija

– proračunske i knjigovodstvene dokumente,

– financijsku i tehničku provedbu subvencioniranih projekata.

(2) Kada je to potrebno, država korisnica na zahtjev Komisije poduzima odgovarajuće preventivne mjere prema nacionalnim zakonima, naročito u cilju osiguravanja dokaza.

Odjeljak 17.

(1) Dostavljene informacije ili informacije dobivene u bilo kojem obliku na temelju ovog Priloga pokriva profesionalna tajna i zaštićene su na isti način kao što su slične informacije zaštićene nacionalnim zakonodavstvom države korisnice koja ih je dobila, te odgovarajućim odredbama primjenjivim na institucije Zajednice.

Takve informacije ne mogu se dostaviti drugim osobama osim onih u institucijama Zajednice ili države korisnice, čije dužnosti zahtijevaju da ih znaju, niti ih institucije Zajednice mogu koristiti u bilo kakve druge svrhe osim osiguravanja učinkovite zaštite financijskih interesa Zajednice u svim državama korisnicama. Kada država korisnica informacije dobivene od dužnosnika koji kao promatrači pod njezinim ovlastima sudjeluju u provjerama i inspekcijama na licu mjesta namjerava koristiti u druge svrhe, za to traži pristanak države korisnice iz koje je ta informacija dobivena.

(2) Komisija što žurnije izvještava nadležno tijelo države na čijem se teritoriju odvijaju provjera ili inspekcija na licu mjesta o svim činjenicama ili sumnjama povezanim s nepravilnošću o kojoj je obaviještena tijekom provjere ili inspekcije na licu mjesta. U svakom se slučaju od Komisije zahtijeva da gore spomenuto tijelo obavijesti o rezultatu takvih provjera i inspekcija.

(3) Komisijini inspektori osiguravaju da se pri izradi njihovih izvješća u obzir uzmu zahtjevi nacionalnog zakonodavstva dotične države korisnice. Materijal i popratni dokumenti navedeni u Odjeljku 16. prilažu se ovim izvješćima. Tako pripremljena izvješća mogu se koristiti kao (prihvatljivi) dokazi u upravnim ili sudskim postupcima države korisnice u kojima se njihova upotreba pokaže nužnom, na isti način i pod istim uvjetima kao i upravna izvješća nacionalnih inspektora, te će imati istu vrijednost kao i takva izvješća. Kada se inspekcija provodi zajednički, od nacionalnih inspektora koji sudjeluju u operaciji traži se da supotpišu izvješće koje sastave Komisijini inspektori.

Odjeljak 18.

Kada se gospodarski subjekti iz Odjeljka 14. odupiru provjeri ili inspekciji na licu mjesta, dotična država korisnica, postupajući u skladu s nacionalnim pravilima, Komisijinim inspektorima pruža pomoć potrebnu za vršenje svoje dužnosti provođenja provjere ili inspekcije na licu mjesta.

Na državi korisnici je da poduzme sve potrebne mjere u skladu s nacionalnim zakonodavstvom.

PRILOG III.6

ZAHTJEVI ZA INFORMIRANJEM I PROMIDŽBOM

PRAVILA O DETALJNIM PRIPREMAMA ZA INFORMIRANJE I PROMIDŽBU

1. Ciljevi i opseg

Informativne i promidžbene mjere vezane na pomoć iz programa ISPA namijenjene su sljedećem:

– povećanju svijesti javnosti o aktivnostima Europske zajednice i njihove transparentnosti,

– informiranju potencijalnih korisnika i profesionalnih organizacija o mogućnostima programa ISPA.

Informiranje i promidžba odnose se na sve mjere u sklopu kojih program ISPA daje financijsku pomoć.

Cilj je informativnih i promidžbenih mjera informirati javnost, kao i potencijalne i krajnje korisnike, uključujući:

– regionalne, lokalne i druge javne vlasti,

– gospodarske i socijalne partnere,

– nevladine organizacije,

– operatore i promicatelje projekta,

– sve druge zainteresirane stranke

o mogućnostima koje pruža program ISPA.

2. Opća načela

Tijelo odgovorno za provedbu nekog ISPA projekta (u daljnjem tekstu »odgovorno tijelo«) zaduženo je za sve promidžbene mjere na licu mjesta. Promidžba se odvija u suradnji s odjelima Komisije koji su obaviješteni o mjerama poduzetim s ovim ciljem.

Odgovorno će tijelo poduzima odgovarajuće administrativne korake kako bi osiguralo učinkovitu primjenu ovih odredbi i suradnju s odjelima Komisije.

Informativne i promidžbene mjere poduzimaju se pravovremeno, nakon što se donese odluka o pomoći kroz program ISPA. Komisija zadržava pravo pokretanja postupka smanjenja, suspenzije ili otkazivanja pomoći kroz program ISPA, ako država korisnica ne zadovoljava svoje obveze iz ovog Priloga. U takvim se slučajevima primjenjuje postupak naveden u Prilogu III.1, odjeljku VIII Memoranduma o financiranju u okviru programa ISPA, koji se sklapa sa svakom državom korisnicom.

3. Smjernice za informativne i promidžbene aktivnosti

Neovisno o detaljnim pravilima navedenim pod točkom 4., sljedeća se načela primjenjuju na sve informativne i promidžbene mjere:

3.1 Sredstva javnog priopćavanja

Odgovorno tijelo na najadekvatniji način informira sredstva javnog priopćavanja o aktivnostima koje sufinancira program ISPA. Doprinos Europske zajednice se adekvatno odražava u toj informaciji.

U tom cilju, formalni početak projekata i važnih faza u njegovoj provedbi predmetom je informativnih mjera, posebno u regionalnim sredstvima javnog priopćavanja (tisak, radio i televizija). Odgovarajuća se suradnja mora osigurati s delegacijama Europske komisije u dotičnim državama korisnicama.

3.2 Informativni događaji

Organizatori informativnih događaja kao što su konferencije, seminari, sajmovi i izložbe vezani uz provedbu projekata djelomično financiranih iz programa ISPA, na eksplicitan način prikazuju sudjelovanje Europske zajednice. Treba koristiti mogućnost korištenja zastave Europske zajednice u dvoranama za sastanke, i simbola Europske zajednice na dokumentima. Delegacije Europske komisije u državama korisnicama po potrebi pomaže u pripremi i provedbi takvih događaja.

3.3 Informativni materijal

Publikacije (kao što su brošure i letci) o projektima ili sličnim mjerama na naslovnoj stranici trebaju osim nacionalnog, regionalnog ili lokalnog simbola, sadržavati jasnu indikaciju simbola Europske zajednice.

Kada publikacija uključuje predgovor, on mora biti potpisan i od strane odgovorne osobe u državi korisnici, i u ime Komisije odgovornog člana Komisije ili njegovog predstavnika, kako bi se osiguralo da je sudjelovanje Europske zajednice jasno naznačeno. Takve publikacije zainteresirane stranke za dodatne informacije upućuju na odgovorno tijelo.

Gore spomenuta načela također se primjenjuju na audio-vizualni materijal i internet-stranice.

4. Dužnosti država korisnica

Informiranje i promidžba predmetom su koherentnog niza mjera koje definira odgovorno tijelo u suradnji s Komisijom tijekom trajanja projekta. Države korisnice osiguravaju da su predstavnici Komisije, uključujući njezine delegacije, odgovarajuće uključeni u najvažnije javne aktivnosti povezane s programom ISPA.

Dok su projekti u provedbi, odgovorno tijelo poduzima sljedeće mjere kako bi istaknulo sudjelovanje programa ISPA u navedenom projektu:

a) Informacije relevantne za projekt

Informativne i promidžbene mjere na licu mjesta poduzimaju se kako bi se javnost informiralo o pomoći Europske zajednice kroz program ISPA. Odgovorno tijelo u najadekvatnijem obliku objavljuje sadržaj projekata i osigurava da se dokumenti diseminiraju lokalnim i regionalnim sredstvima javnog priopćavanja, te ih ima spremne za zainteresirane stranke.

Mjere na licu mjesta trebaju uključivati:

– panoe podignute na gradilištima,

– trajne komemorativne ploče na infrastrukturi, dostupne javnosti,

koji moraju biti postavljeni u skladu s posebnim odredbama o informiranju na gradilištu, koji su u daljnjem tekstu detaljno opisani.

b) Opće informacije povezane s programom ISPA

Osim navedenog pod točkom (a), nacionalni ISPA koordinator redovito proizvodi opće informacije o pomoći alociranoj dotičnoj državi kroz program ISPA, naglašavajući provedbu projekata i postignute rezultate. Ove se opće informacije trebaju proizvesti barem jednom godišnje, te trebaju biti priložene u godišnjem izvješću Komisiji. Ove informacije će biti u obliku brošura od općeg interesa, profesionalnog audio-vizualnog materijala (npr. spot) i tiskovnih konferencija na odgovarajućoj razini. Te informacije grupiraju projekte prema njihovoj prirodi i/ili se usredotočuju na projekte od relevantnog interesa. Treba ih dostaviti nacionalnim i regionalnim televizijskim i radio postajama, Komisiji, te na zahtjev drugim zainteresiranim stranama kao što je definirano u stavku 1.

5. Rad odbora za praćenje

– Predstavnici Komisije u Odboru za praćenje, u suradnji s nacionalnim ISPA koordinatorom, osiguravaju usklađenost s odredbama o promidžbi, osobito onim povezanim s panoima i komemorativnim pločama (vidi posebne odredbe u daljnjem tekstu).

– Odgovorno tijelo dostavlja predsjedavajućem Odbora za praćenje informativne i promidžbene mjere i odgovarajuće dokaze kao što su fotografije. Kopije takvih materijala šalju se Komisiji.

– Predsjedavajući Odbora Komisiji prosljeđuje sve potrebne informacije koje je potrebno uzeti u obzir u godišnjem izvješću.

– Odbor za praćenje osigurava da su dostupne odgovarajuće informacije o njegovom radu. U tom cilju svaki odbor za praćenje informira sredstva javnog priopćavanja, koliko god to često smatra potrebnim, o napretku na projektu/projektima za koje je odgovoran. Predsjedavajući je odgovoran za kontakte s medijima, a predstavnik Komisije mu pomaže.

– Odgovarajući se aranžmani također dogovaraju, u suradnji s Komisijom i njezinim delegacijama u državama korisnicama, kada se odvijaju važni događaji kao što su sastanci na vrhu ili otvaranja.

6. Završne odredbe

Komisija može pokrenuti posebne dodatne mjere kako bude smatrala odgovarajućim, nakon rasprave s nacionalnim koordinatorom za program ISPA i odgovornim tijelom.

Odgovorno tijelo u svakom slučaju može provoditi dodatne mjere. Ono konzultira Komisiju i informira je o inicijativama koje poduzima, kako bi Komisija na adekvatan način mogla sudjelovati u njihovoj realizaciji.

Kako bi pospješila provedbu ovih odredbi, Komisija može pružiti odgovarajuću pomoć i izdati smjernice.

POSEBNE ODREDBE O PANOIMA I KOMEMORATIVNIM PLOČAMA

U cilju vidljivosti ISPA projekata, države korisnice osiguravaju poštivanje sljedećih informativnih i promidžbenih mjera

1. Panoi

Panoi se postavljaju na gradilištima projekata financiranih iz programa ISPA. Takvi će panoi uključuju prostor rezerviran za navođenje sudjelovanja Europske zajednice.

Panoi moraju biti veličine koja odgovara opsegu operacije.

Dio panoa rezerviran za Europsku zajednicu mora zadovoljavati sljedeće kriterije:

– da zauzima najmanje 50% ukupne površine panoa,

– da sadržava standardizirani simbol Europske zajednice i tekst sličan onome iz priloženog primjera.

Ako odgovorno tijelo ne podigne pano kojim oglašava svoje vlastito sudjelovanje u financiranju projekta, pomoć Europske zajednice se mora prikazati na posebnom panou. U takvim slučajevima, gornje primjedbe vezano na dio Europske zajednice primjenjuju se analogijom.

Panoi se ne uklanjaju prije isteka 6 mjeseci od završetka radova, te se zamjenjuju komemorativnom pločom u skladu s odredbama pod točkom 2.

2. Komemorativne ploče

Trajne se komemorativne ploče postavljaju na mjestima dostupnim javnosti. Osim simbola Europske zajednice, takve ploče moraju spomenuti doprinos Europske zajednice projektu.

Treba koristiti sljedeći tekst kao smjernicu za traženi sadržaj:

«Ovaj je projekt sufinanciran u visini od % od strane Europske zajednice. Nakon završetka ____ godine, ukupna vrijednost projekta je iznosila _______ (nacionalna valuta), a ukupni doprinos Europske zajednice je bio_______ (nacionalna valuta).

– PRIMJER -

Naslov projekta Lokacija
Europski simbol
	Financira:
	Europska unija (bespovratna sredstva) … €		… (lokalna valuta)
	MFI (zajam) … €		… (lokalna valuta)
Provedbeno tijelo:	{Ministarstvo …} {Agencija …}
Vlasnik:		{Ime vlasnika}
Nadzor i upravljanje:		{Ime trgovačkog društva}
Izvođač:		{Ime izvođača}

ISPA Measure No:2005 HR 16 P PA 001

FINANCING MEMORANDUM

Agreed between the European Commission and the Government of the Republic of Croatia concerning the grant of assistance from the Instrument for Structural Policies for Pre-accession to the following measure Support to the Central Finance and Contracting Unit (CFCU) and National ISPA Coordinator (NIC) located in Zagreb in Croatia

FINANCING MEMORANDUM

The European Commission, hereinafter referred to as «the Commission», acting for and on behalf of the European Community, hereinafter referred to as «the Community» represented by the Director General for Regional Policy, Mr. Graham Meadows, for the Commission

on the one part, and

The Government of the Republic of Croatia, hereinafter referred to as «the beneficiary»

on the other part,

HAVE AGREED AS FOLLOWS:

Article 1

The measure referred to in Article 2 below shall be implemented and financed out of the budgetary resources of the Community in accordance with the provisions set out in this Memorandum. The measure referred to in Article 2 below shall be implemented in line with the General Conditions annexed to the Framework Agreement signed between the Commission and the beneficiary and supplemented by the terms of this Memorandum and the provisions annexed hereto.

Article 2

Identification of the measure

The Instrument for Structural Policies for Pre-accession shall contribute, by way of a grant, towards the financing of the following measure as described in Annex I:

Measure number:	2005/HR/16/P/PA/001
Title:	Support to the Central Finance and Contracting Unit (CFCU) and National ISPA Coordinator (NIC)
Duration:	Start date: The date of signature of the financing memorandum by the Commission
	End date: 31^st December 2010.
Location:	Zagreb
Group:	-

Article 3

Commitment

The maximum public or equivalent expenditure which may be taken into account for the purpose of calculating assistance shall be € 262,335;

The rate of Community assistance granted to the measure is fixed at 100 % of total public or equivalent expenditure as indicated in the financing plan in Annex II;

The maximum amount of assistance from the Instrument for Structural Policies for Pre-accession is fixed at € 262,335;

An amount of € 262,335 is committed from the 2006 budget under budgetary line 13.050101. Commitments in respect of subsequent instalments shall be based on the initial or revised financing plan for the measure, subject to the state of implementation of the measure and to budgetary availability.

Article 4

Payments

1. Community assistance shall cover payments on the measure for which legally binding commitments have been made by the beneficiary and for which the requisite finance has been specifically allocated. These payments must relate to the services described in Annex I.

Payments made before the date of the signature of the financing memorandum by the Commission shall not be eligible for assistance from the Instrument for Structural Policies for Pre-accession.

The measure described in Annex I and payments by the body responsible for the implementation of the measure shall be completed no later than the end date indicated in Article 2 above.

The report required for the payment of the final balance should be submitted not later than 6 months after this date.

The advance payment is fixed at € 104,9341, which shall be transferred as follows:

An amount of € 52,467 is paid out after signature of this memorandum by the beneficiary;

The remainder is paid out following the signing of the first main technical assistance contract.

Article 5

Respect of Community law and policies

The measure shall be carried out in compliance with the relevant provisions set out in the Stabilisation and Association Agreement2 and shall contribute to the achievement of Community policies.

Article 6

Intellectual property

The Beneficiary and the authority responsible for implementation mentioned in Annex I point 3 shall ensure that they acquire all necessary intellectual property rights to studies, drawings, plans, publicity and other material made in conjunction with planning, implementation, monitoring and evaluation of the project. They shall guarantee that the Commission, or any body or person delegated by the Commission shall have access and the right to use such material. The Commission will only use such material for its own purpose.

Article 7

Permits and authorisations

Any type of permits and or authorisations required for the implementation of the measure must be provided by the competent authorities of the Beneficiary in due time and in accordance with national law.

Article 8

Specific conditions related to the measure

The presence of a project in the indicative list contained in Annex I does not constitute in any way a commitment of the Commission to grant financial support for the construction phase of the project.

Article 9

The implementation provisions described in the Annexes to this financing memorandum form an integral part of it.

Non-compliance with the conditions and implementation provisions shall be dealt with by the Commission according to the procedure stipulated in Annex III.1. Section VIII.

Article 10

The authentic text of this financing memorandum is the present document as signed hereunder.

Done at Zagreb, 4. 8. 2006	Done at Brussels, 12 July 2006
FOR THE RECIPIENT	FOR THE COMMUNITY
Martina Dalić National ISPA Coordinator	G. Meadows Director General

ANNEX 1

Description of measure

Support to the ISPA Implementing Agency – CFCU and to the National ISPA Coordinator in the management, implementation and monitoring of ISPA measures

Commission code No: 2005/HR/16/P/PA/001

1.	MEASURE TITLE
	Support to the CFCU and NIC
2.	AUTHORITY MAKING THE APPLICATION (National ISPA Co-ordinator)
	2.1.	Name:			Ministry of Foreign Affairs and European Integration,
	2.2.	Address:			Petretićev trg 2, 10 000 Zagreb (Croatia)
3.	AUTHORITY RESPONSIBLE FOR IMPLEMENTATION (as defined at Section II (2) of Annex III.2)
	3.1.	Name:			Ministry of Finance, Central Finance and Contracting Unit,
	3.2.	Address:			Katančićeva 5, 10 000 Zagreb (Croatia)
4.	FINAL BENEFICIARY (in case it is a different body from the authority mentioned under 3)
	4.1.		Name:		Ministry of Finance, Central Finance and Contracting Unit,
	4.2.		Address:		Katančićeva 5, 10 000 Zagreb, Croatia
5.	LOCATION
	5.1.			Beneficiary country:		Croatia
	5.2.			Region:		Zagreb

6. DESCRIPTION

This project is meant to give active support to the ISPA Implementing Agency in the effective and sound financial and technical management and implementation of ISPA measures by engaging short term experts, on a case by case basis, with the aim of supporting the Sectoral Authorising Officer (SAO) in ensuring a high level of tender documentation quality, efficient tender evaluations and appropriate contract management and monitoring.

The measure will also provide support to the National ISPA Coordinator in the preparation and organisation of monitoring activities, as well as tasks required to give additional momentum, significance and visibility to the measures implemented within ISPA.

7. OBJECTIVES

This TA measure consists of the following tasks:

Task 1 – Technical assistance to the CFCU in the preparation, checking and approval of tender and contract documentation and procedures, as well as the preparation of project management and monitoring procedures ensuring adequate management of ISPA projects by the CFCU;

Task 2 – Technical assistance to the National ISPA Coordinator (NIC) in the preparation and organisation of the ISPA Monitoring Committee meetings;

Task 3 – Publicity measures to promote ISPA in the Republic of Croatia.

Task 1 – Support to the ISPA Implementing Agency – CFCU

The main objective of the technical assistance covered by this application is to provide assistance to the Central Finance and Contracting Unit (CFCU), which is the only ISPA Implementing Agency in the Republic of Croatia. The CFCU is one of the key stakeholders in the process of the implementation of ISPA measures according to international standards and EU requirements.

The Sectoral Authorising Officer, as Head of the ISPA Implementing Agency, has to ensure effective and sound financial management and implementation of the ISPA programme. The support is intended to provide assistance to the Sectoral Authorising Officer in ensuring the specific technical expertise, primarily during the tendering phase of projects, in the preparation, checking and approval of tender documentation required for the projects, as well as drawing up the necessary templates and procedures for the tender evaluations and/or the evaluation of tender bids. The TA to be provided will also include the provision of advice with regard to the organisational setup of the CFCU and the best way to carry out its tendering, contracting and monitoring responsibilities. In addition formal training sessions for the staff of the CFCU in international tendering and contracting procedures is to be provided, as well as training on conditions of contract for works and service contracts and the roles and responsibilities of the key players in large infrastructure projects. In order to fulfil the overall objective of the assistance, as well as to ensure a clear distribution of responsibilities and effective management of the EC funds in a way that the financial interests are safeguarded, the assistance will also fulfil the following 3 sub-objectives:

Provision of assistance to the SAO under the DIS environment while the EC Delegation still performs ex-ante control on the procurement activities carried out by the CFCU/ISPA IA;

Setting modalities of supervision in order to strengthen and ensure quality control;

Provision of assistance designed to ensure competence and impartiality during the tender evaluation process.

Task 2: Support to the National ISPA Co-ordinator

The objective of this task is to support the National ISPA Coordinator in the preparation and organisation of the bi-annual ISPA Monitoring Committee meetings in Croatia, with particular regard to ensuring a high level of project monitoring quality.

The National ISPA Coordinator is the most important senior Croatian representative of the ISPA programme acting as the main manager of the ISPA projects within the Republic of Croatia, and as the main interlocutor for the European Commission for programming, implementation and evaluation issues. One of the most important tasks of the National ISPA Coordinator is the organising and steering of regular meetings of the ISPA Monitoring Committee, as well as to ensure that follow-up measures are undertaken. The technical assistance to be provided to support this activity will primarily consist of interpretation services (if required) during the ISPA Monitoring Committee meetings, as well as the provision of catering services for the meeting also, if required.

The ISPA programme is only available to Croatia for a limited period of time and all ISPA projects must be completed by the year 2010. Considering that there must be at least two ISPA Monitoring Committee meetings per year, it is possible to presume that a minimum of 8 meetings will be held in the given timeframe, excluding any potential «ad hoc» meetings that might occur.

Although the National ISPA Coordinator’s technical assistance needs with regard to monitoring are planned to be covered through a separate CARDS 2004 project, such assistance will not become available before May 2006. Therefore during the preceding months the necessary technical assistance for the NIC will be provided through this TA measure funded within ISPA in order to ensure timely and efficient monitoring activities

Task 3: Information and Publicity Measures:

The objective of this task is the promotion of the ISPA pre-accession funds with in Croatian society. The aim in this sense is to make civil society and potential stakeholders aware of the existence of the EU pre-accession funds, the ongoing projects funded through them and to point out the benefits of the ISPA assistance to Croatian society and generally make civil society more aware of it. This should result in a more active participation of Croatian beneficiaries in the related future EU programmes.

The information and publicity measures will be oriented towards obtaining long-term effects. The tasks to be carried out within this measure will ensure the appropriate presentation of the progress of ISPA projects to the general public, such as: issuing of publications and promotional material e.g. leaflets, advertisements in newspapers underlining the benefits of the programme; regular press conferences following the ISPA Monitoring Committee meetings, electronic ne