HRVATSKI SABOR

27

Na temelju članka 88. Ustava Republike Hrvatske, donosim

ODLUKU

O PROGLAŠENJU ZAKONA O POTVRĐIVANJU MEMORANDUMA O FINANCIRANJU USUGLAŠENOG IZMEĐU EUROPSKE KOMISIJE I VLADE REPUBLIKE HRVATSKE O DODJELI POMOĆI IZ INSTRUMENTA ZA PRETPRISTUPNU STRUKTURNU POLITIKU ZA SLJEDEĆU MJERU PRIPREMA LISTE PROJEKATA ZA INSTRUMENT ZA PRETPRISTUPNU POMOĆ (IPA) U SEKTORU PROMETA, U ZAGREBU, HRVATSKA

Proglašavam Zakon o potvrđivanju Memoranduma o financiranju usuglašenog između Europske komisije i Vlade Republike Hrvatske o dodjeli pomoći iz instrumenta za pretpristupnu strukturnu politiku za sljedeću mjeru Priprema liste projekata za Instrument za pretpristupnu pomoć (IPA) u sektoru prometa, u Zagrebu, Hrvatska kojega je Hrvatski sabor donio na sjednici 9. veljače 2007. godine.

Klasa: 011-01/07-01/17

Urbroj: 71-05-03/1-07-2

Zagreb, 15. veljače 2007.

Predsjednik

Republike Hrvatske

Stjepan Mesić, v. r.

ZAKON

O POTVRĐIVANJU MEMORANDUMA O FINANCIRANJU USUGLAŠENOG IZMEĐU EUROPSKE KOMISIJE I VLADE REPUBLIKE HRVATSKE O DODJELI POMOĆI IZ INSTRUMENTA ZA PRETPRISTUPNU STRUKTURNU POLITIKU ZA SLJEDEĆU MJERU PRIPREMA LISTE PROJEKATA ZA INSTRUMENT ZA PRETPRISTUPNU POMOĆ (IPA) U SEKTORU PROMETA, U ZAGREBU, HRVATSKA

Članak 1.

Potvrđuje se Memorandum o financiranju usuglašen između Europske komisije i Vlade Republike Hrvatske o dodjeli pomoći iz Instrumenta za pretpristupnu strukturnu politiku za sljedeću mjeru Priprema liste projekata za Instrument za pretpristupnu pomoć (IPA) u sektoru prometa, u Zagrebu, Hrvatska, potpisan 27. rujna 2006. godine u Bruxellesu i 26. listopada 2006. godine u Šibeniku u izvorniku na engleskom jeziku.

Članak 2.

Tekst Memoranduma o financiranju iz članka 1. ovoga Zakona, u izvorniku na engleskom jeziku i u prijevodu na hrvatski jezik, glasi:

ISPA mjera br.:

2005 HR 16 P PA 002

MEMORANDUM O FINANCIRANJU USUGLAŠEN IZMEĐU EUROPSKE KOMISIJE I VLADE REPUBLIKE HRVATSKE O DODJELI POMOĆI IZ INSTRUMENTA ZA PRETPRISTUPNU STRUKTURNU POLITIKU ZA SLJEDEĆU MJERU PRIPREMA LISTE PROJEKATA ZA INSTRUMENT ZA PRETPRISTUPNU POMOĆ (IPA) U SEKTORU PROMETA, U ZAGREBU HRVATSKA

MEMORANDUM O FINANCIRANJU

Europska Komisija, u daljnjem tekstu: »Komisija«, djelujući za i u ime Europske zajednice, u daljnjem tekstu: »Zajednica« koju predstavlja glavni direktor za regionalnu politiku, gosp. Graham Meadows, za Komisiju

s jedne strane, i

Vlada Republike Hrvatske, u daljnjem tekstu: »Korisnik«

s druge strane,

SPORAZUMJELE SU SE KAKO SLIJEDI:

Članak 1.

Mjera iz donjeg članka 2. provodi se i financira iz proračunskih sredstava Zajednice u skladu s odredbama utvrđenima u ovom Memorandumu. Mjera iz donjeg članka 2. provodit će se u skladu s Općim uvjetima priloženima uz Okvirni ugovor, koji je potpisan između Komisije i Korisnika i dopunjen uvjetima ovog Memoranduma i njemu priloženim odredbama.

Članak 2.

Identifikacija mjere

Instrument strukturne politike u pretpristupnom razdoblju putem potpore pridonosi financiranju sljedeće mjere opisane u Prilogu I.:

Broj mjere:       2005/HR/16/P/PA/002

Naziv:  Priprema liste projekata za Instrument za pretpristupnu pomoć (IPA) u sektoru prometa

Trajanje:          Datum početka: Datum potpisivanja memoranduma o financiranju od strane Komisije

            Datum završetka: 31. prosinca 2010.

Lokacija:          Zagreb

Skupina:           TEN transportni koridor X

 

Članak 3.

Obveza

1. Maksimalni javni ili istovjetni izdatak koji se može uzeti u obzir radi izračunavanja pomoći iznosi € 741.738;

2. Stopa pomoći Zajednice odobrene za mjeru utvrđena je na 65% ukupnoga javnog ili istovjetnog izdatka navedenoga u planu financiranja u Prilogu II.;

3. Maksimalni iznos pomoći iz Instrumenta strukturne politike u pretpristupnom razdoblju utvrđen je na € 482.130;

4. Iznos od € 482.130 upućen je iz proračuna za 2006. prema proračunskoj stavci 13.050101. Obveze u pogledu naknadnih obroka temelje se na početnom ili revidiranom planu financiranja za mjeru, ovisno o stanju provedbe mjere i proračunskoj dostupnosti.

Članak 4.

Isplate

5. Pomoć Zajednice obuhvaća isplate za mjeru za koju se Korisnik pravno obvezao i za koju je potrebno financiranje izričito dodijeljeno. Te se isplate moraju odnositi na usluge navedene u Prilogu I.

6. Isplate izvršene prije datuma potpisivanja Memoranduma o financiranju od strane Komisije nemaju pravo na pomoć iz Instrumenta strukturne politike u pretpristupnom razdoblju.

7. Mjera navedena u Prilogu I. i isplate tijela odgovornog za provedbu mjere moraju se završiti najkasnije 31. prosinca 2010.

4. Izvješće potrebno za isplatu zaključne bilance potrebno je podnijeti najkasnije 6 mjeseci nakon ovog datuma.

5. Plaćanje unaprijed utvrđeno je na iznos od € 192.8561 i proslijedit će se na sljedeći način:

– iznos od € 96.428 isplaćuje se nakon što Korisnik potpiše ovaj Memorandum,

– ostatak se isplaćuje nakon potpisivanja prvog ugovora o tehničkoj pomoći.

Članak 5.

Poštivanje zakona i politika Zajednice

Mjera se izvršava u skladu s mjerodavnim odredbama utvrđenima Sporazumom o stabilizaciji i pridruživanju2 i pridonosi ostvarenju politika Zajednice, posebice onih koje se tiču prometa i trans-europskih mreža.

Članak 6.

Intelektualno vlasništvo

Korisnik i tijelo odgovorno za provedbu iz Priloga I., točke 3. osigurat će ishođenje svih potrebnih prava intelektualnog vlasništva za studije, nacrte, planove, reklame i ostale materijale u vezi s planiranjem, provedbom, nadgledanjem i ocjenom projekta. Oni jamče da Komisija ili bilo koje tijelo ili osoba koju imenuje Komisija ima pristup i pravo koristiti spomenute materijale. Komisija će koristiti te materijale samo u svoje vlastite svrhe.

Članak 7.

Dozvole i odobrenja

Bilo koje vrste dozvola i/ili odobrenja potrebnih za provedbu mjere moraju pribaviti nadležne vlasti Korisnika na vrijeme i u skladu s nacionalnim zakonima.

Članak 8.

Posebni uvjeti povezani s mjerom

Prisutnost projekta u indikativnom popisu iz Priloga I. ne predstavlja ni na koji način obvezu Komisije da dodijeli financijsku potporu za građevinsku fazu projekta.

Članak 9.

Provedbene odredbe navedene u prilozima ovog Memoranduma o financiranju tvore njegov sastavni dio.

U slučaju nepridržavanja uvjeta i provedbenih odredaba Komisija će postupati sukladno postupku određenom u Prilogu III.1. Odjeljka VIII.

Članak 10.

Vjerodostojan tekst ovog Memoranduma o financiranju je postojeći dokument koji je dolje potpisan.

Sastavljeno u Šibeniku
26. listopada 2006.

Sastavljeno u Bruxellesu
27. rujna 2006.

Za Primatelja

Martina Dalić

Nacionalni koordinator za program ISPA

Za Zajednicu

G. Meadows

Glavni direktor

 

PRILOG 1.

OPIS MJERE

Priprema liste projekata u sklopu IPA Programa za sektor prometaBroj šifre Zajednice: 2005/HR/16/P/PA/002

1. NAZIV MJERE

Priprema liste projekata za Instrument za pretpristupnu pomoć (IPA) u sektoru prometa

2. TIJELO KOJE PODNOSI ZAHTJEV (Nacionalni ISPA Koordinator)

2.1.      Naziv:  Ministarstvo vanjskih poslova i europskih integracija,

2.2.      Adresa:            Petretićev trg 2, 10 000 Zagreb (Hrvatska)

3. TIJELO NADLEŽNO ZA PROVEDBU (kako je definirano u odjeljku II. (2) Priloga III.2)

3.1.      Naziv:  Ministarstvo financija, Središnja jedinica za financiranje i ugovaranje,

3.2.      Adresa:            Katančićeva 5, 10 000 Zagreb (Hrvatska)

4. KRAJNJI KORISNIK (u slučaju da se radi o tijelu različitom od vlasti navedene pod točkom 3.)

4.1.      Naziv:  Hrvatske željeznice d.o.o.

4.2.      Adresa:            Mihanovićeva 12, 10000 Zagreb (Hrvatska)

5. LOKACIJA

5.1.      Zemlja korisnica:          Hrvatska

5.2.      Regija:  Od državne granice sa Slovenijom (Dobova) do državne granice sa Srbijom (Tovarnik).

6. OPIS

U rujnu 2004. Vijeće Europske unije donijelo je odluku kojom se Republici Hrvatskoj kao državi kandidatkinji stavljaju na raspolaganje pretpristupni programi (Phare, ISPA i SAPARD) s ciljem pružanja pomoći kod ispunjenja zahtjeva Europske unije. U ovom izvješću, hrvatske prometna tijela pripremila su nacionalnu ISPA strategiju za sektor prometa. Strategija je bila temeljni dokument u kojem je opisano stanje prometa u Hrvatskoj i koja je predstavila određeni broj potencijalnih projekata za financiranje u okviru ISPA programa. Pored prijedloga projekta željeznice utvrđeno je da također postoji potreba za pružanjem pomoći kod pripreme dokumentacije potrebne za buduće projekte.

Kao što je utvrđeno u ISPA strategiji, modernizacija željezničke pruge uzduž trans-europskog mrežnog koridora X predstavlja najviši prioritet za Hrvatsku. Ova je ruta također važan prioritet Nacionalnog plana prometa te prvenstveno dugoročne Strategije razvoja prometa u Republici Hrvatskoj. ISPA program u Hrvatskoj bit će zamijenjen IPA programom (Instrumentom za pretpristupnu pomoć) u 2007. Taj novi instrument bit će također na raspolaganju radi pružanja potpore mjerama u sektoru prometa u Hrvatskoj. Sukladno tome, kako bi se izbjegao prazan hod u provedbi mjera između ISPA i IPA programa, potrebno je odmah pripremiti daljnje projekte s ciljem da molbe za IPA financiranje budu podnesene prije početka IPA programa. Poduzimanjem tih koraka nadamo se da će doći do neometanog prijelaza od ISPA do IPA projekata i neprekinutog procesa provedbe.

Predložene aktivnosti koje su ukratko prikazane za donju mjeru predstavljaju logičan nastavak od sadašnje ISPA mjere koja se obavlja na Koridoru X i one su usmjerene na potpunu modernizaciju dionice u dužini od 33,48 km glavnog željezničkog pravca Zagreb - Beograd od Vinkovaca do državne granice sa Srbijom. Modernizacija ove željezničke pruge namijenjena je povećanju brzine za promet putnika i roba, smanjenju vremena putovanja kao i poboljšanju sigurnosti i instaliranja suvremene komunikacijske opreme. Projekti koji proizlaze iz ove mjere i koji će se podnijeti radi IPA financiranja nastavit će s radom na modernizaciji ove željezničke pruge u cjelokupnoj njezinoj dužini u Hrvatskoj.

Modernizacija željezničke pruge uzduž transeuropskog koridora X uključena je i usklađena s Nacionalnim programom usvajanja pravne stečevine u poticanju napretka kretanja robe, usluga, kapitala i ljudi. To je projekt od »zajedničkog općeg interesa« (Temelj: Direktiva 1692/EC/96) te ima dobar potencijal koji će biti od koristi drugim državama Europske unije, posebice Sloveniji i Grčkoj. On u sebi nosi također potencijal koji će biti od koristi drugim nacijama koje još nisu članice Europske unije, uključujući Srbiju i Crnu Goru i Tursku, posebice za promet roba.

ISPA pretpristupni program raspoloživ je samo Hrvatskoj do 2007. nakon čega treba započeti novi IPA pretpristupni program. U tom svjetlu, IPA prometna strategija Hrvatske treba se razvijati kao nastavak ISPA prijevozne strategije radi omogućavanja daljnjeg nastavka mjera. Shodno tome, postojeća Nacionalna ISPA prometna strategija koristit će se kao temelj za pripremu IPA prometne strategije. Ta će nova strategija predvidjeti prioritete i smjernice za listu projekata koji će se financirati putem IPA sredstava. Trenutačno hrvatska tijela izrađuju strategiju. Sve IPA prometne mjere moraju biti u skladu s prioritetima i ciljevima navedenima u ovoj Strategiji.

7. CILJEVI

Glavni cilj pomoći koja će se pružiti ovom mjerom je omogućavanje učinkovitog korištenja sredstava koja će biti na raspolaganju u IPA programu za Hrvatsku za sektor prometa. Pored toga, pomoć je namijenjena osiguravanju nastavka aktivnosti u sektoru prometa, koji su započeti u okviru ISPA programa, i koje će se nastaviti u okviru IPA programa. Mjera će pružiti pomoć u pripremi liste projekata s ciljem sveobuhvatne modernizacije željezničke pruge uzduž transeuropskog koridora X unutar hrvatskih granica. Ova će zadaća uključiti pripremu svih pratećih dokumenata potrebnih za podnošenje molbe za financiranjem u okviru IPA pretpristupnog instrumenta, koji će biti na raspolaganju Hrvatskoj u 2007. Točan broj mjera (i koje dionice) koje su u pripremi, ovisit će o rezultatima različitih studija koje će se provesti i o iznosu raspoloživih sredstava.

Konkretni ciljevi pomoći su:

1. provođenje studije o izvedivosti, analize troškova i koristi, financijske analize i procjene utjecaja na okoliš za cjelokupnu dužinu željeznice uzduž koridora X u Hrvatskoj, pri čemu je isključena dužina koja se trenutačno modernizira u okviru ISPA-e,

2. idejno rješenje za dionicu Zaprešić - Savski Marof željeznice uzduž TEN koridora X,

3. dorada IPA strategije za sektor prometa.

Zadaća 1.

Općenito uzevši, priprema projekta koji će se financirati putem IPA zahtijeva dovršetak:

• glavnog plana,

• studija o izvedivosti (uključujući institucionalne analize),

• financijskih i ekonomskih analiza,

• ocjene utjecaja na okoliš (uključujući javne rasprave),

• idejnih rješenja,

• procjene troškova,

• programa ulaganja,

• natječajne dokumentacije (prema potrebi),

• kompletiranja formalne molbe za IPA financiranjem.

Budući da sredstva nisu trenutačno na raspolaganju za pripremu molbe za IPA financiranje za cjelokupnu preostalu željezničku prugu na koridoru X, cilj ove mjere je obavljanje nekih konkretnih zadaća radi pripreme određenog broja izabranih dionica za IPA financiranje. Ekipa savjetnika obavit će studiju o izvedivosti, analizu troškova i koristi, financijsku analizu i ocjenu utjecaja na okoliš radi modernizacije cjelokupne preostale dužine željezničke pruge uzduž koridora X u Hrvatskoj. Nakon toga, izabrane dionice željeznice bit će određene za pripremu podnošenja molbe za IPA financiranje. Dokumentacija će se pripremiti na način da će omogućiti maksimalan broj i najvišu kvalitetu molbi za IPA pomoć, pri čemu se vodi računa o najučinkovitijem korištenju dostupnih IPA fondova. Točan opseg svakog projekta predstavit će se u podrobnim Općim uvjetima, koji će nakon toga biti predmet prethodne kontrole Delegacije Europske komisije u Zagrebu. Projektima će se dati prednost prema kriterijima navedenima u IPA Strategiji prijevoza i prema predviđenom IPA programskom proračunu.

Zadaća 2.

Imenovat će se ekipa projektanata radi pripreme idejnog rješenja za dionicu Zaprešić – Savski Marof željezničke pruge uzduž koridora X.

Zadaća 3.

Doradu IPA prijevozne strategije, koju priprema Ministarstvo mora, turizma, prometa i razvitka obaviti će zasebne ekipe savjetnika od onih koji rade na pripremi liste projekta za program IPA. Rad ove ekipe sastojati će se od toga da se strategija pripremi u skladu s uvjetima pravne stečevine, odgovarajućih direktiva Europske unije, pretpristupnog ekonomskog programa za Hrvatsku u razdoblju 2005 – 2007 i nacionalne prometne strategije u Hrvatskoj. Strategija treba biti u skladu s pristupom poduzetim u prijašnjoj ISPA prometnoj strategiji. Ona bi trebala biti logična, jasna te predstavljati argumentiran, izgrađen i dosljedan pristup svim aspektima prijevoza u Republici Hrvatskoj. Podrobni uvjeti za ovu mjeru bit će navedeni u Općim uvjetima koji će biti predmetom prethodne kontrole Delegacije Europske komisije u Zagrebu.

Nakon dovršetka gore spomenutih aktivnosti, konkretne dionice željezničke pruge uzduž koridora X bit će odabrane za IPA financiranje na temelju preporuka sadržanih u gore spomenutim studijama i dostupnim sredstvima iz programa IPA te državnih sredstva. Stoga nije moguće u ovoj fazi odrediti koje će se dionice koridora X predložiti u narednim zahtjevima za IPA financiranje.

8. PLAN RADA

Kategorija posla

Početak

Završetak

Provođenje studije o izvedivosti, analize troškova i koristi, financijske analize i procjene utjecaja na okoliš za dužinu koridora X u Hrvatskoj i priprema određenog broja mjera za sufinanciranje u sklopu IPA programa

listopad 2006.

travanj 2007.

Idejno rješenje za dionicu Zaprešić - Savski Marof željezničkog koridora X

listopad 2006.

travanj 2007.

Dorada nacionalne IPA prometne strategije u Hrvatskoj

travanj 2006.

kolovoz 2006.

 

9. TROŠAK I POMOĆ (u €)

Indikativna analiza troškova među vrstama izdataka

Stavak

Ukupni troškovi(mio €)

Nepriznati troškovi(€)

Ukupno priznati troškovi

Tehnička studija o izvedivosti za željeznički koridor X

230.000

0

230.000

Ekonomska analiza troškova i koristi & financijska analiza za željeznički koridor X

241.738

0

241.738

Procjena utjecaja na okoliš za željeznički koridor X

120.000

0

120.000

Idejno rješenje za dionicu Zaprešić – Savski Marof (za željeznički koridor X)

100.000

0

100.000

Dorada Nacionalne IPA prometne strategije u Hrvatskoj

50.000

0

50.000

Ukupno (sve)

741.738

0

741.738

 

Indikativni priznati trošak

Ukupan trošak

Doprinos privatnog sektora

Nepriznati trošak

Ukupno priznati trošak

ISPA potpora

Stopa potpore%

€ 741.738

-

-

€ 741.738

€ 482.130

65

 

10. UKLJUČIVANJE MEĐUNARODNIH FINANCIJSKIH INSTITUCIJA

Niti jedna međunarodna financijska institucija nije uključena u ovaj projekt.

11. POSEBNI UVJETI POVEZANI S OVOM MJEROM

Pogledati članak 8. Memoranduma o financiranju

12. PLAN NABAVE

Mjera će se provoditi prema indikativnom planu nabave priloženom kao Priloga I.a

PRILOG I.a

INDIKATIVNI PLAN NABAVE

Broj
ponude

Opis radova i usluga koje se nude natječajem

Vrsta ugovora (gradnja, nabava ili usluge)

Predviđeni mjesec početka natječajnog postupka (mjesec/godina)

1

Ugovor o pružanju usluga za studiju o izvedivosti, analizu troškova i koristi, financijsku analizu i procjenu utjecaja na okoliš za željeznički koridora X

Ugovor o pružanju usluga

15. 6. 2006.

2

Ugovor o pružanju usluga za idejno rješenje dionice Zaprešić – Savski Marof željezničkog koridora X

Ugovor o pružanju usluga

5. 4. 2006.

3

Ugovor o pružanju usluga za doradu Nacionalne IPA prometne strategije

Ugovor o pružanju usluga

15. 4. 2006.

 

Konkretni uvjeti za dodjelu ugovora bit će na raspolaganju u Službenom listu Europskih zajednica i/ili na internetu.

PRILOG II.

FINANCIJSKI PLAN (na temelju izdvajanja iz proračuna EU)

Naziv:  Priprema liste projekata za Instrument za pretpristupnu pomoć (IPA) u sektoru prometaISPA Br.:            2005/HR/16/P/PA/002                                                                                                                                  Euro

 

 

* za specificirati

PRILOG III.1

PROVEDBENI FINANCIJSKI PROPISI ZA PROGRAM ISPA

Odjeljak IOblici i postotak pomoći

(1) Pomoć Zajednice kroz program ISPA može biti u obliku nepovratne direktne pomoći, povratne pomoći ili bilo kojem drugom obliku pomoći.

Pomoć koja je vraćena upravnom tijelu ili drugom javnom tijelu ponovo se primjenjuje u istu svrhu.

(2) Postotak pomoći Zajednice dodijeljen kroz program ISPA može biti do 75% javnog ili ekvivalentnog izdatka, što uključuje izdatke od strane tijela čije su aktivnosti poduzete u sklopu upravnog ili pravnog okvira, a čime ih se smatra ekvivalentnim javnim tijelima. Komisija može predložiti povećanje ovog postotka do 85%, osobito tamo gdje smatra da je postotak viši od 75% potreban za ostvarivanje mjera ključnih za postizanje općih ciljeva programa ISPA.

Postotak pomoći i maksimalan iznos pomoći iz programa ISPA utvrđuje se Memorandumom o financiranju određene mjere.

Osim u slučaju povratne pomoći ili kada postoji osobiti interes Zajednice, postotak pomoći se smanjuje kako bi uzeo u obzir:

(a) raspoloživost sredstava za sufinanciranje,

(b) sposobnost mjere da stvara prihode, i

(c) odgovarajuću primjenu načela onečišćivač plaća.

(3) Mjere koje stvaraju prihode sukladno stavku 2(b) su one koje se odnose na:

(a) infrastrukturu čije korištenje uključuje naknadu na teret korisnika,

(b) proizvodna ulaganja u sektor zaštite okoliša.

Komisija je pripremila smjernice za primjenu načela onečišćivač plaća.

(4) Preliminarne studije i mjere tehničke podrške mogu se izuzetno financirati u iznosu  od 100% ukupnih troškova.

(5) Mjere pokrivene Memorandumom financiranju provodi država korisnica u uskoj suradnji s Komisijom koja zadržava odgovornost za korištenje sredstava.

Odjeljak II.Izdvajanja

(1) Komisija u sklopu programa ISPA vrši izdatak sukladno Financijskoj uredbi primjenjivoj na opći proračun Europskih zajednica, a na temelju Memoranduma o financiranju između Komisije i države korisnice.

Međutim, godišnja proračunska izdvajanja pomoći dodijeljene mjerama izvršavaju se na jedan od sljedeća dva načina:

(a) Izdvajanja za mjere koje financira ISPA, a provode se tijekom razdoblja od dvije ili više godina, se u pravilu i podložno točki (b) vrše u godišnjim ratama.

Komisija će izvršiti izdvajanje za prvu godišnju ratu kada pot­piše Memorandum o financiranju mjere.

To izdvajanje će odgovarati iznosu pomoći navedenom u financijskom planu za prvu godinu. Tijekom razdoblja koje vodi prema potpunoj decentralizaciji, ono bi trebalo biti dostatno za pokrivanje radova koji će se ugovarati prvih godina.

Izdvajanja za sljedeće godišnje rate temelje se na početnom ili izmijenjenom financijskom planu za mjeru. Ona će u načelu biti vršena na početku svake financijske godine, a najkasnije do 1. travnja predmetne godine, pod uvjetom da ih predviđeni izdatak za nadolazeću godinu opravdava i da napredak radova pokazuje kako projekt zadovoljavajuće i u skladu s raspoloživim proračunom napreduje prema završetku.

(b) Za mjere čije je trajanje kraće od dvije godine i za koje pomoć Zajednice ne prelazi 20 milijuna eura, prvo izdvajanje do 80% može biti izvršeno kada Komisija potpiše Memorandum o financiranju mjere.

Ostatak će se izdvojiti pod uvjetom da napredak radova pokaže kako projekt zadovoljavajuće i u skladu s raspoloživim proračunom napreduje prema završetku.

(2) Osim u propisno opravdanim slučajevima, pomoć izdvojena za mjeru na kojoj unutar dvije godine od datuma potpisivanja Memoranduma o financiranju mjere od strane Komisije nije započeo značajan rad bit će ukinuta.

Komisija u svakom slučaju pravodobno obavještava državu korisnicu i imenovano tijelo kada god postoji rizik ukidanja pomoći.

Odjeljak III.Plaćanja

(1) Plaćanja mogu biti u obliku avansnih plaćanja, plaćanja tijekom provedbe ili konačnih isplata.

Plaćanja tijekom provedbe i konačne isplate odnose se na stvarno potvrđen i plaćen izdatak koji mora biti potkrijepljen računima s potvrdom uplate ili računovodstvenim dokumentima jednake dokazne vrijednosti.

(2) Avansna plaćanja

Opće je pravilo da se avansno plaćanje do 20% ukupne pomoći iz programa ISPA, sukladno prvobitnoj odluci, vrši prema imenovanom tijelu kako je određeno točkom (9).

Avansno plaćanje se u pravilu vrši na dva načina:

– prva rata u iznosu do polovice avansa plaća se kada država korisnica potpiše Memorandum o financiranju,

– ostatak se plaća nakon potpisivanja prvog ugovora, obično prvog ugovora za izvođenje radova.

Odstupanja od općeg pravila treba odobriti odlukom Komisije u Memorandumu o financiranju mjere.

Imenovano tijelo na koje se odnosi stavak (2) treba vratiti pot­punu ili djelomičnu avansnu uplatu ukoliko Komisiji u roku od 12 mjeseci od datuma kada je izvršeno avansno plaćanje nije dostavljen zahtjev za plaćanjem. Komisija će odrediti iznos avansa koji treba vratiti na temelju stvarno plaćenoga prihvatljivog izdatka. Vraćanje plaćenog avansa ne vodi prema otkazivanju pomoći Zajednice.

(3) Plaćanja tijekom provedbe

Komisija vrši plaćanja tijekom provedbe prema imenovanom tijelu na njegov zahtjev i pod uvjetom da mjera zadovoljavajuće napreduje prema završetku; isplata se vrši radi refundiranja potvrđenog i stvarno plaćenog izdatka te podliježe sljedećim uvjetima:

– Da je država korisnica podnijela izvješće koje opisuje napredak mjere u obliku fizičkih i financijskih indikatora te njezinu sukladnost s Memorandumom o financiranju, uključujući gdje je to primjereno bilo kakve posebne uvjete pridružene dodjeli pomoći,

– Da su bile poduzete aktivnosti slijedom zapažanja i preporuka nacionalnih inspekcijskih tijela ili onih iz Zajednice,

– Da su navedeni svi nastali tehnički, financijski i pravni problemi te mjere poduzete radi njihova ispravljanja,

– Da su analizirana sva odstupanja od prvobitnoga financijskog plana,

– Da su opisani koraci poduzeti u svrhu promidžbe mjere.

Komisija izvještava državu korisnicu ukoliko nije ispunjen jedan od gore navedenih uvjeta.

Potrebno je koristiti standardni model koji je Komisija dostavila za zahtjeve za plaćanja, te za izvješća o financijskom i fizičkom napretku.

(4) Države korisnice osiguravaju da se zahtjevi za plaćanjem u pravilu dostavljaju Komisiji tri puta godišnje, najkasnije do 1. ožujka, 1. srpnja i 1. studenoga.

(5) Ukupan iznos plaćanja iz točke (2) i (3) ne prelazi 80% ukupno dodijeljene pomoći. U opravdanim slučajevima Komisija može povećati taj postotak do 90%.

(6) Konačna isplata pomoći Zajednice

Konačna isplata pomoći Zajednice izračunata na temelju potvrđenog i stvarno plaćenog izdatka izvršit će se pod uvjetom:

– Da je mjera provedena sukladno ciljevima,

– Da je mjera ispunila određene uvjete navedene u Memorandumu o financiranju,

– Da je završno izvješće iz Odjeljka V dostavljeno Komisiji,

– Da imenovano tijelo ili tijelo na koje se odnosi stavak 2 Komisiji dostavi zahtjev za plaćanjem u roku od šest mjeseci od roka za završetak radova, a za izdatak naveden u Memorandumu o financiranju,

– Da država korisnica Komisiji potvrdi kako je informacija navedena u zahtjevu za plaćanje i izvješću točna,

– Da je država korisnica Komisiji poslala izjavu navedenu u Prilogu III.4.C,

– Da su provedene sve mjere informiranja i promidžbe koje je Komisija sastavila kao Prilog III.6,

– Kada je upravljanje pomoći pod određenom mjerom na decentraliziranoj osnovi dodijeljeno provedbenim agencijama u državi aplikantu, država korisnica Komisiji dostavlja sve informacije koje su potrebne kako bi se potvrdilo da su poštovana pravila Zajednice o javnim nabavama, osobito u svezi s objavom obavijesti o natječajima, kao i dostavom izvješća o evaluaciji ponuda i dodjeli ugovora, te da su poštovani svi uvjeti određeni Memorandumom o financiranju.

(7) Ukoliko gore navedeno završno izvješće nije upućeno Komisiji u roku od 6 mjeseci od konačnog datuma za završetak radova i izvršenje plaćanja, kako je određeno Memorandumom o financiranju, ukida se dio pomoći koji predstavlja preostalu isplatu.

(8) Zahtjeve za plaćanja tijekom provedbe, kao i zahtjeve za konačne isplate koje podnese država korisnica, prati izjava nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje o tome da se prijavljena plaćanja odnose samo na izdatke koje prati račun s potvrdom uplate ili računovodstveni dokumenti dokazne vrijednosti, a koji su u skladu s odredbama o prihvatljivosti izdataka za projekte koje financira ISPA, kako je navedeno u Prilogu III.2.

(9) Sve isplate pomoći koju je Komisija dodijelila pod ovim Memorandumom o financiranju vrše se prema središnjem tijelu, Nacionalnom fondu, koji je država korisnica odredila za primanje takvih plaćanja. Opće je pravilo da Komisija plaćanja vrši na jedinstven bankovni račun određen od strane države korisnice, najkasnije dva mjeseca nakon zaprimanja važećeg i potpunog zahtjeva za plaćanjem. Nacionalni fond što brže šalje potpuni doprinos iz programa ISPA prema tijelu koje je odgovorno za provedbu.

(10) Nacionalni fond, na čelu kojeg je nacionalni dužnosnik za ovjeravanje, ima sveukupnu odgovornost za upravljanje sredstvima unutar određene države korisnice. Navedeni dužnosnik je također odgovoran za vraćanje preplaćenih ili nedopušteno plaćenih iznosa prema Komisiji.

Odgovornosti nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje navedene su u Memorandumu o razumijevanju sklopljenom između Komisije i države korisnice.

Odjeljak IV.Korištenje eura

(1) Iznosi u zahtjevu za financiranjem, kao i u relevantnom financijskom planu, izražavaju se u eurima.

(2) Iznosi pomoći i financijski planovi koje odobri Komisija izražavaju se u eurima.

(3) Izjave o izdacima koje podupiru odgovarajuće zahtjeve za plaćanjima izražavaju se u eurima.

Potrebno je koristiti tečajnu ratu koju Komisija primjenjuje u financijskom računovodstvu za mjesec u kojem su izdaci upisani u računovodstvene knjige mjerodavnog tijela zaduženog za financijsko upravljanje projektom. Mjesečna tečajna rata utvrđena je sukladno odredbi iz članka 7. (2) Uredbe Komisije (EZ, Euratom) br. 2342/2002 od 23. prosinca 2002. koja uređuje pravila o provedbi Opće uredbe (EZ, Euratom) br. 1605/2002 na Financijsku uredbu primjenjivu na opći proračun Europskih zajednica. Tečajna rata je rata na pretposljednji radni dan mjeseca koji prethodi onome za koji je utvrđen tečaj. Komisija će o tom tečaju obavijestiti mjerodavna tijela.3

(4) Isplate financijske pomoći od strane Komisije vrše se u eurima prema tijelu koje je država korisnica odredila kao tijelo za primitak plaćanja.

Odjeljak V.Završno izvješće

Institucija ili tijelo odgovorno za mjeru Komisiji treba podnijeti završno izvješće u roku od 6 mjeseci od završetka mjere. Završno izvješće sadržavat će sljedeće:

(a) opis obavljenog posla, uz fizičke indikatora, količinski razdjel izdataka prema kategoriji poslova i mjera poduzetih u odnosu na posebne klauzule koje sadržava odluka o dodjeli pomoći,

(b) potvrdu o sukladnosti poslova s odlukom o dodjeli pomoći,

(c) prvu procjenu razine do koje su ostvareni očekivani rezultati, uključujući osobito:

– stvaran datum provedbe mjere,

– indikaciju o tome na koji će se način upravljati mjerom nakon što je završena,

– potvrdu, ukoliko je to prikladno, financijskih prognoza, osobito onih koje se odnose na operativne troškove i očekivane prihode,

– potvrdu socioekonomskih prognoza, osobito očekivanih troškova i koristi,

– indikaciju aktivnosti koje su poduzete kako bi se osigurala zaštita okoliša i njima pridruženi troškovi, uključujući poštivanje načela onečišćivač plača,

– datum na koji je financirana mjera postala operativna,

(d) informaciju o promidžbenim aktivnostima.

Odjeljak VI.Izmjene i dopune Memoranduma o financiranju

(1) Ukoliko se stvarno učinjen javni ili ekvivalentni izdatak razlikuje od prvobitno planiranog izdatka, dodijeljena pomoć Zajednice će se mijenjati kako bi to uzela u obzir, no neće nužno prijeći maksimalan iznos naveden u Memorandumu o financiranju.

Promjena u postotku pomoći Zajednice u odnosu na prvobitno dodijeljen postotak, ili izmjena maksimalnog iznosa potpore, zahtijevat će izmjenu Memoranduma o financiranju sukladno postupku opisanom u stavku (3).

(2) Ukoliko pri izmjenama i dopunama financijskog plana za određeni projekt izdvajanja Zajednice i/ili već izvršena plaćanja prelaze iznose iz izmijenjenog i dopunjenog financijskog plana, Komisija će prilikom odobravanja prve financijske operacije (izdvajanje ili plaćanje) nakon učinjenih izmjena i dopuna, uskladiti plan kako bi uzela u obzir prekomjerno izdvojene ili preplaćene iznose.

(3) Izmjene i dopune Memoranduma o financiranju vrše se sukladno sljedećim postupcima:

(a) Izmjene i dopune koje vode do značajnih izmjena u ciljevima ili karakteristikama projekta, ili značajnih izmjena u financijskom planu ili vremenskom rasporedu izdataka, vrše se putem Memoranduma o financiranju kojim se odgovara na zahtjev države korisnice, ili na inicijativu Komisije nakon konzultacija s državom korisnicom. Definicija »značajne« izmjene dana je u sklopu odredbi koje uređuju prihvatljivost izdataka.

(b) U slučaju drugih izmjena i dopuna, država korisnica Komisiji šalje prijedlog izmjena i dopuna. Komisija daje komentare ili suglasnost u roku od dvadeset radnih dana od primitka prijedloga. Izmjene i dopune se usvajaju nakon što je Komisija dala suglasnost. Upravni odbor za program ISPA prima obavijest o takvim izmjenama i dopunama.

(c) Bilo koja izmjena godišnjeg izdatka manja od 25% ukupnog izdatka planiranog za projekt ne smatra se značajnom izmjenom financijskog plana i vremenskog rasporeda izdataka.

Odjeljak VII.Upravljanje financijama i kontrola

(1) Države korisnice:

(a) Uspostavljaju sustave upravljanja i kontrole koji osiguravaju:

– Ispravnu provedbu pomoći koja je dodijeljena ovim Memorandumom o financiranju, sukladno načelima pravilnog financijskog upravljanja,

– Razdvajanje funkcija upravljanja i kontrole,

– Da su izjave o izdacima dostavljene Komisiji točne te da proizlaze iz računovodstvenih podataka koji se temelje na dokaznim dokumentima podložnim provjeri.

(b) redovito provjeravaju da li su mjere koje financira Zajednica ispravno provedene;

(c) suzbijaju nepravilnosti i protiv njih poduzimaju radnje,

(d) vraćaju bilo koji iznos izgubljen kao rezultat nepravilnosti ili nesavjesnosti.

(2) Mjerodavna nacionalna tijela trebaju provoditi odgovarajuću unutarnju i vanjsku reviziju sukladno međunarodno priznatim revizijskim standardima; ona za obavljanje ove funkcije trebaju biti nezavisna. Komisiji svake godine treba proslijediti plan revizije i sažetak nalaza provedenih revizija. Izvješća o reviziji bit će na raspolaganju Komisiji.

(3) Ne dovodeći u pitanje provjere koje vrše države korisnice, službe Komisije i Revizorski sud mogu putem vlastitog osoblja ili propisno ovlaštenih predstavnika vršiti tehničke ili financijske revizije na licu mjesta, uključujući provjere uzorka i završne revizije.

(4) Kada osoblje Komisije ili njezini propisno ovlašteni predstavnici i/ili Revizorski sud vrše provjere, država korisnica treba osigurati da te osobe imaju pravo na licu mjesta pregledati svu relevantnu dokumentaciju i račune koji se odnose na predmete financirane sukladno Memorandumu o financiranju. Država korisnica treba službama Komisije i Revizorskom sudu pomoći pri provedbi revizija koje se odnose na korištenje sredstava dodijeljenih iz programa ISPA. Odredbe Priloga III.5 primjenjive su na provjere koje Komisija vrši na licu mjesta.

(5) Detaljne odredbe o financijskom upravljanju i kontroli navedene su u Prilogu III.4.

Odjeljak VIII.Praćenje

Država korisnica i Komisija osiguravaju da se provedba mjere prati i evaluira sukladno sljedećim odredbama:

(1) Dotična država korisnica i Komisija sporazumno uspostav­ljaju odbore za praćenje. Vlasti ili tijela koje imenuju država korisnica, Komisija i, tamo gdje je to prikladno, EIB i/ili druge institucije sufinancijeri bit će zastupljene u odborima. Tamo gdje su regionalne i lokalne vlasti, ili privatna poduzeća, mjerodavna za provedbu projekta, i gdje se projekt na njih direktno odnosi, ona će također biti zastupljene u takvim odborima.

(2) Praćenje treba provoditi primjenom zajednički dogovorenih postupaka za praćenje, provjerom uzorka i, ukoliko je to prikladno, uspostavljanjem ad-hoc odbora. Potrebno ga je vršiti kroz fizičke i financijske indikatore. Indikatori će se odnositi na specifičnu prirodu projekta i njegove ciljeve. Oni će biti sastavljeni na takav način da pokazuju stupanj dostignut u provedbi mjere u odnosu na prvobitno postavljen plan i ciljeve, kao i napredak postignut u svezi s upravljanjem ili bilo kakve s time povezane probleme.

(3) (a) Za svaku mjeru, nacionalni ISPA koordinator treba Komisiji dostaviti izvješća o napretku u roku od tri mjeseca od završetka svake pune godine provedbe.

(b) Za sastanke Odbora za praćenje, nacionalni ISPA koordinator treba podnijeti izvješća o napretku prema standardnom uzorku koji daje Komisija. Izvješće treba Komisiji dati u ruke 15 radnih dana prije planiranog sastanka.

(4) Na temelju rezultata praćenja i uzimajući u obzir komentare Odbora za praćenje, Komisija će, ukoliko je to potrebno, na prijedlog država korisnica prilagoditi prvobitno odobrene iznose i uvjete za dodjelu pomoći, kao i predviđeni financijski plan.

Komisija će odrediti odgovarajuće uvjete za takve prilagodbe te ih razlikovati sukladno njihovoj prirodi i važnosti.

Odjeljak IX.Transparentnost pri dodjeli ugovora, ispunjavanje uvjeta, pravila nabave, pravila o podrijetlu

Članak 1.

U postupku koji se treba primjenjivati pri dodjeli ugovora o radovima, robi i uslugama potrebno je pridržavati se ključnih načela obuhvaćenih u Drugom dijelu, Naslov IV. Uredbe o financiranju4 (vanjske aktivnosti) koja se primjenjuje na opći proračun Europske zajednice.

Članak 2.

Ispunjavanje uvjeta

(1) Sudjelovanje u dodjeli ugovora o nabavi ili ugovora o darovnici iz sredstava ISPA-e otvoreno je za sve državljane i pravne osobe s poslovnim nastanom u nekoj državi članici Europske zajednice, sve pravne osobe s poslovnim nastanom u nekoj državi članici Europskoga gospodarskog područja, sve državljane i pravne osobe s poslovnim nastanom u bilo kojoj državi koja je korisnik Uredbe Vijeća kojom se utemeljuje Instrument za pretpristupnu strukturnu politiku (Uredba ISPA-e), kao i sve državljane i pravne osobe s poslovnim nastanom u Albaniji, Bosni i Hercegovini, Turskoj, Srbiji, uključujući i Kosovo prema Rezoluciji Vijeća sigurnosti Ujedinjenih naroda (UNSCR) br. 1244, Crnoj Gori te Bivšoj jugoslavenskoj republici Makedoniji.

(2) Sudjelovanje u dodjeli ugovora o nabavi ili ugovora o darovnici iz sredstava ISPA-e otvoreno je i za sve pravne osobe s poslovnim nastanom u bilo kojoj zemlji osim zemalja navedenih u prethodnom stavku, u kojoj je uspostavljen uzajaman pristup njihovoj vanjskoj pomoći u skladu sa člankom 6. Uredbe Vijeća (EC) br. 2112/2005 od 21. studenoga 2005. o pristupu vanjskoj pomoći Zajednice.

(3) Zbog toga će se u specifikacijama natječaja zatražiti od ponuditelja da navedu svoje državljanstvo ili mjesto poslovnog nastana te da za to predoče dokaze koji su obično prihvatljivi prema njihovom vlastitom zakonu.

(4) Sudjelovanje u dodjeli ugovora o nabavi ili ugovora o darovnici koji se financiraju pomoću instrumenta Zajednice otvoreno je za međunarodne organizacije.

(5) U propisno opravdanim slučajevima, kao što je financiranje sredstvima međunarodnih financijskih institucija i nakon što ISPA Upravni odbor obavi rani pregled, Europska komisija može dopustiti i državljanima trećih zemalja i pravnim osobama s poslovnim nastanom u trećim zemljama da se natječu za ugovore.

Članak 3.

Transparentnost pri dodjeli ugovora

(1) Zemlje korisnice poduzet će potrebne mjere kako bi zajamčile što je moguće šire sudjelovanje. U tu svrhu one će se, kao minimalni zahtjev, pridržavati zahtjeva vezanih za objavu natječaja koji su propisani u postojećim pravilima o nabavi navedenim u članku 4.

(2) Također će ukloniti svaku diskriminaciju ili tehničke specifikacije koje bi mogle ugroziti sudjelovanje, pod jednakim uvjetima, većeg broja ponuditelja – fizičkih ili pravnih osoba koje ispunjavaju uvjete za sudjelovanje u dodjeli ugovora o nabavi ili ugovora o darovnici.

Članak 4.

Pravila nabave

(1) Detaljni postupci natječaja i dodjele ugovora kojih se treba pridržavati kao općeg pravila navedeni su u Praktičnom vodiču za postupke pri ugovaranju za vanjske aktivnosti Europske zajednice5 koji objavljuje Europska komisija.

(2) Međutim, pravila o nabavi koja se odnose na Europsku banku za obnovu i razvoj (EBRD) mogu se koristiti za ugovore koji se provode u sklopu mjera ISPA-e koje sufinancira EBRD, prema ovlaštenju u njihovim Memorandumima o financiranju ISPA-e.

Članak 5.

Stručnjaci

Svi stručnjaci koje angažiraju ponuditelji kao što je određeno u člancima 2. i 8. mogu biti bilo kojeg državljanstva. Ovaj članak ne dovodi u pitanje zahtjeve vezane uz kvalitetu i financijska sredstva navedene u pravilima o nabavi Zajednice.

Članak 6.

Pravila o podrijetlu

Sva roba i materijali koji se kupuju na temelju ugovora koji se financira u sklopu Memoranduma o financiranju ISPA-e moraju imati podrijetlo u Zajednici ili u zemlji koja ispunjava uvjete kao što je definirano u člancima 2., 7. i 8. Izraz ‘podrijetlo’ za svrhe ovog članka definiran je u odnosnom zakonodavstvu Zajednice o pravilima o podrijetlu u carinske svrhe.

Članak 7.

Izuzeća od pravila o ispunjavanju uvjeta i podrijetlu

(1) U propisno argumentiranim iznimnim slučajevima Europska komisija može proširiti prihvaćanje ispunjavanja uvjeta na prav­ne osobe iz zemlje koja ne ispunjava uvjete prema članku 2.

(2) U propisno argumentiranim iznimnim slučajevima Europska komisija može dopustiti kupnju robe i materijala podrijetlom iz zemlje koja ne ispunjava uvjete prema članku 2.

(3) Izuzeća kako su predviđena u stavcima (1) i (2) mogu se pravdati na temelju činjenice da proizvodi i usluge nisu raspoloživi na tržištima zemalja o kojima se radi, razlozima izuzetne hitnosti, ili u slučaju kada bi pravila o ispunjavaju uvjeta onemogućila ili izuzetno otežala realizaciju projekta, programa ili aktivnosti.

Članak 8.

Akcije koje uključuju međunarodne organizacije ili sufinanciranje

(1) Kad god se financijskim sredstvima ISPA-e financira neka akcija koja se provodi posredstvom neke međunarodne organizacije, sudjelovanje u odgovarajućim postupcima ugovaranja otvoreno je za sve pravne osobe koje ispunjavaju uvjete prema članku 2., kao i za sve pravne osobe koje ispunjavaju uvjete prema pravilima te organizacije, s tim da se vodi računa o tome da se osigura jednako postupanje prema svim donatorima. Ista pravila primjenjivat će se u vezi s robom, materijalima i stručnjacima.

(2) Svaki put kada ISPA sudjeluje u akciji koju sufinancira zajedno s trećom zemljom, što podliježe uzajamnosti na način definiran u članku 2. (2), ili s regionalnom organizacijom, ili s državom članicom, sudjelovanje u odgovarajućim postupcima ugovaranja otvoreno je za sve pravne osobe koje ispunjavaju uvjete prema članku 2., kao i za sve pravne osobe koje ispunjavaju uvjete prema pravilima takve treće zemlje, regionalne organizacije ili države članice. Ista pravila primjenjivat će se u odnosu na robu, materijale i stručnjake.

(3) Kada se radi o ugovorima za koje se predviđa sufinanciranje Europske banke za obnovu i razvoj (EBRD) prema Memorandumu o financiranju u sklopu ISPA-e, Memorandumom o financiranju u sklopu ISPA-e može se dozvoliti upotreba Pravila i postupaka nabave EBRD-a.

Odjeljak X.Transparentnost u računovodstvu i izvješća o projektima

Država korisnica osigurava da sva javna ili privatna tijela uključena u upravljanje i provedbu aktivnosti za mjeru na koju se odnosi Memorandum o financiranju održavaju odvojen računovodstveni sustav, ili koriste odgovarajuće računovodstvene šifre za sve relevantne transakcije, kako bi se olakšala provjera izdataka od strane Komisije i nacionalnih kontrolnih tijela. Ona također moraju osigurati da su svi izdaci pravilno pridruženi relevantnom projektu.

Odgovorna tijela trebaju raspolagati svom dodatnom dokumentacijom koja se odnosi na izdatke svakog projekta tijekom razdoblja od pet godine nakon zadnjeg plaćanja vezanog uz projekt.

Odjeljak XI.Ex-post evaluacija

Ex-post evaluacija pokriva korištenje resursa, uspješnost i učinkovitost pomoći, te njezin učinak. Ona pokriva čimbenike koji pridonose uspjehu ili neuspjehu provedbe mjere i ostvarivanju rezultata.

Nakon završetka mjera, Komisija i države korisnice će stoga evaluirati način, uključujući učinkovitost i uspješnost pri korištenju resursa, na koji su one provedene. Evaluacija će također pokriti stvaran učinak njihove provedbe kako bi ocijenilo da li su ostvareni prvobitni ciljevi. Ta evaluacija će se, inter alia, baviti doprinosom koji su mjere imale u smislu provedbe politika Zajednice o zaštiti okoliša, njihov doprinos proširenim Trans-europskim mrežama ili zajedničkim prometnim politikama. Također će se ocijeniti učinak mjera na okoliš.

Prilog III.2

ODREDBE O PRIHVATLJIVOSTI IZDATAKA ZA MJERE KOJE PODUPIRE ISPA

Odjeljak I.Područje izdataka

ISPA podupire sljedeće mjere:

(1) Projekte zaštite okoliša koji omogućavaju državama korisnicama da udovolje zahtjevima zakona Zajednice o zaštiti okoliša i da postignu ciljeve Pristupnih partnerstva;

(2) Projekte prometne infrastrukture koji promiču održivu mobilnost, posebno one koji predstavljaju projekte od zajedničkog interesa na temelju kriterija Odluke br. 1692/96/EZ6 te one koji omogućuju državama korisnicama da postignu ciljeve Pristupnih partnerstva; to uključuje međupovezivanje i interoperabilnost nacionalnih mreža kao i Trans-europskih mreža zajedno s pristupima tim mrežama;

(3) Preliminarne studije, procjene i mjere tehničke podrške, uključujući aktivnosti informiranja i promidžbe povezane s prihvatljivim projektima. To uključuje tehničku i administrativnu pomoć od zajedničke koristi Komisiji i državama korisnicama koja ne spada u standardni djelokrug državne javne uprave, a pokriva identifikaciju, pripremu, upravljanje, praćenje, reviziju i nadzor projekata.

Pravila opisana u odjeljcima II. i XII. odnose se na projekte nabrojane u gore navedenim točkama 1. i 2. Ona se, međutim, analogijom primjenjuju na odluke o projektima nabrojanim u točki 3.

Odjeljak II.Osnovne definicije i koncepti

(1) Koncept projekta, stadija projekta i grupe projekata

Za potrebe ovog dokumenta primjenjivat će se sljedeće definicije:

a) »projekt« je ekonomski nedjeljiv niz radova koji ispunjavaju točno određenu tehničku funkciju, te imaju jasno definirane ciljeve.

b) »tehnički i financijski nezavisna faza« je faza koja se može identificirati kao operativna u svoje ime.

Faza također može uključivati preliminarne studije, studije izvedivosti i tehničke studije potrebne za realizaciju projekta.

1. projekti koji zadovoljavaju sljedeće uvjete mogu se grupirati:

– moraju biti locirani na istom toku ili slivu, ili na istom prometnom koridoru,

– moraju se provoditi prema ukupnom planu za tok ili sliv ili koridor, s jasno identificiranim ciljevima,

– mora ih nadgledati tijelo odgovorno za koordinaciju i praćenje grupe projekata u slučajevima kad projekte provode različita nadležna tijela.

(2) »Tijelo odgovorno za provedbu«

(a) Za projekte koje podržava program ISPA »tijelo odgovorno za provedbu« je tijelo odgovorno za natječaje i ugovaranje. To tijelo je navedeno u Prilogu I, točka 3. Memoranduma o financiranju.

Prema tome, Komisija mora odobriti svaku promjenu »tijela odgovornog za provedbu« nekog projekta u Memorandumu o financiranju.

Ovo se tijelo obično naziva konačnim korisnikom financijske pomoći iz programa ISPA. Samo ono realizira prihvatljive izdatke.

(b) Međutim ovo tijelo može delegirati provedbu drugom tijelu koje također može realizirati prihvatljive izdatke. U takvim slučajevima Komisija mora biti obaviještena o načinu predloženog delegiranja i mora primiti primjerak relevantnih dokumenata.

(3) Koncept »javne uprave«

Javna uprava podrazumijeva sljedeće razine vlasti:

– središnja državna uprava (nacionalna razina),

– tijela regionalne vlasti,

– tijela lokalne vlasti.

Osim toga ovaj koncept može uključivati tijela čije su aktivnosti u sklopu administrativnog i pravnog okvira na osnovu čega se smatraju ekvivalentima javnih tijela.

(4) Provedba i razdoblje provedbe projekta

(a) Provedba nekog projekta uključuje sve faze, od preliminarnog planiranja (uključujući ispitivanje alternativa) do završetka odobrenog projekta i mjera promidžbe u sklopu financiranog projekta.

(b) Memorandum o financiranju može se odnositi na jednu ili više gore navedenih faza.

(c) Razdoblje provedbe projekta u pravilu se odnosi na razdoblje potrebno za završetak gore navedenih faza do vremenske točke u kojoj projekt postaje postupno operativan i u kojoj je fizički objekt opisan u Memorandumu o financiranju završen.

(5) Transparentnost i evidencija

Svi izdaci koji se prijavljuju Komisiji moraju biti temeljeni na pravnoobvezujućim sporazumima i/ili dokumentima. Nužno je u evidenciji držati sve odgovarajuće dokumente.

Kako bi se maksimalno povećala transparentnost i omogućila revizija izdataka od strane Komisije i/ili nadležnoga nacionalnog tijela financijske kontrole, država korisnica mora osigurati da svako tijelo koje je uključeno u upravljanje i provedbu projekata uspostavi posebnu računovodstvenu evidenciju koja pokriva projekt opisan Memorandumom o financiranju.

(6) Izdaci

Izdaci moraju biti povezani s plaćanjima koje je ovjerilo i zaista izvršilo tijelo odgovorno za provedbu, te moraju biti dokazani računima s potvrdom uplate ili računovodstvenim dokumentima ekvivalentne dokazne vrijednosti.

»Računovodstveni dokument ekvivalentne dokazne vrijednosti« odnosi se na svaki dokument koji podnosi tijelo definirano u točki 2. ovog odjeljka radi dokazivanja da knjigovodstveni unos daje pravu i poštenu sliku stvarno izvršenih transakcija u skladu sa standardnom računovodstvenom praksom. Kada se koriste računovodstveni dokumenti ekvivalentne dokazne vrijednosti potrebna je prethodna suglasnost Komisije.

Odjeljak III.Glavne kategorije prihvatljivih izdataka

U pravilu, izdaci povezani sa

– studijama izvedivosti,

– planiranjem, pripremom tehničkih nacrta i dokumenata, uključujući procjenu učinka na okoliš,

– pripremom gradilišta,

– izgradnjom,

– pogonom i strojevima koji se trajno instaliraju u sklopu projekta,

– testiranjem i osposobljavanjem,

– upravljanjem projektom,

– kompenzacijskim mjerama ili mjerama ublažavanja učinka na okoliš,

– drugim vrstama izdataka navedenim u Memorandumu o financiranju,

– mjerama poduzetim na temelju odredbi Priloga III. 6 o informiranju i promidžbi prihvatljiv su predmet dolje navedenih kvalifikacija.

Odjeljak IV.Studije izvedivosti, planiranje projekta i priprema tehničkih nacrta i dokumenata

(1) Izdaci povezani sa studijama izvedivosti, planiranjem i pripremom tehničkih nacrta i dokumenata za projekte

(a) Izdaci povezani sa studijama izvedivosti, planiranjem, uključujući studije učinka na okoliš, ekspertizama potrebnim na projektu i definiranjem projekta, su u pravilu prihvatljivi, pod uvjetom da su takvi izdaci izravno povezani s jednim ili više projekata i posebno odobreni Memorandumom o financiranju.

(b) U slučajevima kada je nekoliko projekata pokriveno ugovorom ili kada tijelo odgovorno za provedbu vrši gore navedene funkcije u svoje ime, troškovi se moraju bilježiti kroz transparentan i zaseban računovodstveni sustav za projekt na temelju računovodstvenih dokumenata ili dokumenata ekvivalentne dokazne vrijednosti (npr. na temelju sustava alokacije vremena).

(2) Uključenost javne uprave

U slučajevima kada su službenici javne uprave uključeni u aktivnosti iz točke 1. (a) ovog odjeljka, Komisija izdatke može smatrati prihvatljivima u uredno obrazloženim slučajevima prema svim sljedećim kriterijima:

– djelatnik mora privremeno napustiti svoje pravomoćno zaposlenje u javnoj upravi,

– izdaci se moraju temeljiti na ugovoru povezanim s jednim ili nekoliko navedenih projekata; u slučaju kada se ugovor odnosi na nekoliko projekata, troškovi se moraju alocirati na transparentan način (npr. na temelju evidencije o radnim danima),

– izdaci moraju biti izravno povezani s jednim ili više individualnih projekata,

– ugovor mora biti vremenski ograničen i ne smije prekoračiti vremenski rok određen za završetak projekta,

– zadaci koje treba izvršiti prema ugovoru ne smiju pokrivati opće administrativne funkcije prema definiciji iz Odjeljka VIII. točke 1.,

– ova se odredba ne smije koristiti u svrhu zaobilaženja procedura Zajednice za javne nabave.

Odjeljak V.Priprema gradilišta i gradnja

(1) U slučajevima kada tijelo odgovorno za provedbu pripreme gradilište ili provodi građevinske radove, ili jedan njihov dio, u svoje ime, troškovi se moraju bilježiti kroz transparentan i zaseban računovodstveni sustav za projekt na temelju računovodstvenih dokumenata ili dokumenata ekvivalentne dokazne vrijednosti.

U slučajevima kada su djelatnici javne uprave uključeni primjenjuju se odredbe iz Odjeljka IV. točka 2.

(2) Prihvatljivi troškovi uključivat će samo stvarne troškove koji su nastali nakon datuma naznačenih u Odjeljku X. točki 1., i koji su izravno povezani s projektom. Prihvatljivi troškovi mogu uključivati sve ili bilo koju od sljedećih kategorija:

– troškove rada (bruto plaće),

– naknade za korištenje trajne opreme tijekom gradnje,

– troškove proizvoda korištenih za provedbu projekta,

– režijske i druge troškove, ako su posebno obrazloženi; njih treba alocirati na korektan način u sladu s općeprihvaćenim računovodstvenim standardima,

– nastali režijski troškovi nisu prihvatljivi u slučaju kada je tijelo navedeno u točki (a) tijelo javne uprave.

(3) U pravilu, troškovi moraju biti izračunati prema tržišnim cijenama.

Odjeljak VI.Kupovina, najam opreme i nematerijalne imovine

(1) Trajna oprema koja je dio kapitalnih izdataka na projektu

(a) Izdaci za kupovinu ili proizvodnju pogona ili opreme koja se trajno instalira i ugrađuje u projekt su prihvatljivi pod uvjetom da se unesu u inventar trajne opreme tijela navedenog u Odjeljku II. (2) i da se tretiraju kao kapitalni izdaci u skladu sa standardnim računovodstvenim konvencijama.

(b) Ne dovodeći u pitanje Odjeljak IX. (3), najam takve opreme se smatra dijelom operativnih troškova i nije prihvatljiv.

(2) Kupovina nematerijalne imovine

Kupovina i korištenje nematerijalne imovine, kao na primjer patenata, su prihvatljive ako je ta imovina nužna za provedbu projekta.

(3) Trajna oprema koja se koristi za provedbu projekta

(a) U slučajevima kada tijelo odgovorno za provedbu vrši pripremu gradilišta ili građevinskih radova, ili jednoga njihovog dijela u svoje ime, izdaci za kupovinu ili proizvodnju trajne opreme koja se koristi tijekom faze provedbe projekta nisu prihvatljivi. To se odnosi na teške građevinske strojeve kao i na uredsku i druge tipove opreme.

(b) Trajna oprema koja se izričito kupuje ili proizvodi za provedbu projekta može se smatrati prihvatljivom, ako nema ekonomske vrijednosti ili se otpisuje nakon korištenja, i ako je to naznačeno u Memorandumu o financiranju.

(4) Trajna oprema koju koristi javna uprava

(a) Izdaci za kupovinu i najam trajne opreme koju koristi javna uprava nisu prihvatljivi.

(b) Ne dovodeći u pitanje Odjeljak VIII. (2) i (3), izdaci za opremu i troškovi najma opreme koju koristi javna uprava prilikom provođenja svoje zadaće praćenja i nadzora mogu biti prihvatljivi uz suglasnost Komisije.

Odjeljak VII.Kupovina zemljišta i porez na dodanu vrijednost

Kupovina zemljišta i porez na dodanu vrijednost (PDV) nisu prihvatljivi.

Odjeljak VIII.Administrativni izdaci

(1) Opće načelo

U pravilu, izdaci nastali u javnoj upravi, uključujući plaće zaposlenih u središnjoj državnoj, regionalnoj i lokalnoj upravi nisu prihvatljivi za pomoć (uključujući tehničku pomoć), osim propisno dokumentiranih izdataka koji proizlaze iz obveze za provođenjem financijskih kontrola, financijskog i fizičkog praćenja, evaluacije i sprječavanja nepravilnosti, te izdataka registriranih pod stavkom obveza za nadoknadom izgubljenih sredstava.

Uz iznimku Nacionalnog fonda, troškovi uključujući plaće vezani za privremeno zapošljavanje osoblja na inicijativu Komisije, bilo državnih službenika na privremenom radu ili djelatnika u privatnom sektoru, za posao koji uključuje upravljanje, praćenje, evaluaciju i kontrolu prihvatljivi su pod mjerom tehničke podrške kako je definirano u Odjeljku I (3).

Oprema u svrhu praćenja može biti prihvatljiva ako je izričito odobrena mjerom tehničke pomoći navedenom u Memorandumu o financiranju.

(2) Organizacija Odbora za praćenje

(a) Ne dovodeći u pitanje gore navedenu točku 1., izdaci nastali vezano na organizaciju propisanog praćenja prihvatljivi su nakon predočenja potrebnih dokumenata.

(b) Dopustivi troškovi mogu u pravilu uključivati jednu ili više sljedećih kategorija:

– usluge prevoditelja,

– iznajmljivanje soba za sastanke i logistiku,

– osiguravanje dokumentacije i s njome povezanih sredstava,

– naknade za sudjelovanje stručnjaka,

– putne troškove.

(c) Plaće i ostali troškovi zaposlenih u javnoj upravi koji nastanu u ovom kontekstu nisu prihvatljivi.

(3) Sastanci na traženje Komisije

Pravila navedena u točki 2. mogu se analogijom primijeniti na organizaciju ad hoc sastanaka na traženje Komisije.

Odjeljak IX.Druge vrste izdataka

(1) Upravljanje i nadzor nad projektom

Izdaci povezani s upravljanjem i nadzorom nad projektom su u pravilu prihvatljivi. Primjenjuju se odredbe Odjeljka IV. (1) i (2).

(2) Financijske naknade

Nikakve vrste financijskih naknada povezanih s realizacijom projekta nisu prihvatljive; to se prije svega odnosi na kamate na sredstva za premošćivanje, bankovne naknadne, provizije, itd.

Bankovne garancije povezane s kreditima koji se koriste za financiranje projekta mogu biti prihvatljive uz suglasnost Komisije.

(3) Tehnike financiranja koje ne podrazumijevaju trenutačni prijenos vlasništva nad imovinom

Ne dovodeći u pitanje točku 2., tehnike financiranja, koji ne podrazumijevaju nužno trenutačni prijenos vlasništva nad imovinom, mogu se smatrati prihvatljivima, ako su opravdane i odobrene Memorandumom o financiranju.

Država korisnica analizom rizika mora pokazati da je korištena tehnika ekonomski povoljnija nego obična kupovina imovine.

(4) Operativni izdaci, troškovi pogona projekta

(a) Nije prihvatljiva nikakva vrsta operativnog troška nastalog nakon završetka projekta.

(b) Neovisno od točki (a), osposobljavanje operativnog osoblja i testiranje projekta i njegove opreme može se uzeti u obzir kao prihvatljivi izdatak nakon nužnog razdoblja definiranog u Memorandumu o financiranju.

(c) Načela definirana u točkama (a) i (b) odnose se također na završeni pojedini dio projekta ili projekta u grupi, iako cijeli projekt još nije završen.

(5) Mjere promidžbe i informiranja

Izdaci za mjere koje se poduzimaju prema odredbama Priloga III.6 o informiranju i promidžbi su prihvatljivi.

Odjeljak X.Razdoblje prihvatljivosti

(1) Inicijalna vremenska granica prihvatljivosti

Inicijalna vremenska granica prihvatljivosti se različito procjenjuje s obzirom na sljedeće dvije situacije:

(a) kad su odabir projekta, natječaj i ugovaranje od strane države korisnice podložni ex-ante odobrenju od strane Komisije7, izdaci su prihvatljivi za pomoć od dana kada je Memorandum o financiranju relevantan za projekt potpisan od strane Komisije.

U iznimnim slučajevima, kada su financijska sredstva za projekt sastavljena od kombinacije zajma EIB-a ili neke druge financijske institucije i nepovratnih sredstava programa ISPA, izdaci su prihvatljivi za financiranje od dana sporazuma s EIB-om ili nekom drugom financijskom institucijom o predmetnom projektu. U pravilu taj datum ne smije biti ranije od 6 mjeseci od dana spomenutog u prvom pododlomku. Traže se sljedeći preduvjeti:

– Radovi i ugovori na koje će se primjenjivati odredba moraju biti identificirani u Memorandumu o financiranju,

– EIB ili neka druga financijska institucija potvrđuju da se poštuju odredbe članaka 167. i 168. (1) Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 i odredbe članaka 239. i 240. Uredbe Komisije (EZ, Euratom) br. 2342/2002.

U gore navedenim slučajevima Komisija je u pravilu nakon pregleda od strane Upravnog odbora za program ISPA sklona primijeniti odredbu članka 168. (2) Financijske uredbe primjenjive na proračun Europskih zajednica.

(b) Nakon odluke Komisije da dodijeli upravljanje pomoći na decentraliziranoj osnovi8 provedbenim agencijama u državama aplikantima, izdaci su prihvatljivi za financiranje od datuma kada zahtjev dođe do Komisije (službe za program ISPA), pod uvjetom da se zahtjev može smatrati potpunim.

Isplate izvršene prije datuma navedenih pod (a) i (b) nisu prihvatljive.

(2) Izmjene projekata

(a) Svaka izmjena odobrenog projekta, koja je jednaka ili iznad 5 milijuna eura ili 20% od njegove ukupne vrijednosti, pri čemu se u obzir uzima niža vrijednost, smatra se »značajnom« izmjenom projekta. Velike izmjene fizičkih objekata u sklopu projekta čija priroda mijenja projekt također se tretiraju kao »značajne«.

Pravila iz odlomka 1. primjenjuju se na izdatke povezane s gore definiranim izmjenama.

(b) Pri svakoj izmjeni projekta izdaci povezani s novim ili proširenim fizičkim elementima prihvatljivi su od vremena kada zahtjev za izmjenom dođe do Komisije (službe za program ISPA).

(c) Zahtjev za izmjenama i relevantne informacije u prilogu mogu se predočiti Upravnom odboru. Zahtjev i podnošenje dokumenata moraju biti evidentirani u zapisniku sastanka.

(3) Konačna vremenska granica prihvatljivosti

(a) Konačni datum prihvatljivosti je u pravilu naveden u članku 4. odlomku 3 Memoranduma o financiranju.

(b) Konačni datum se odnosi na isplate koje vrši tijelo odgovorno za provedbu.

(c) Konačni datum prihvatljivosti je određen u relevantnom Memorandumu o financiranju. Nakon što taj datum istekne država korisnica ima na raspolaganju razdoblje od šest mjeseci da Komisiji podnese zahtjev za konačnom isplatom zajedno sa završnim izvješćem i izjavom navedenom u Memorandumu o financiranju Prilog III.1, Odjeljak III. (6) i Prilog III.4.C.

(d) Komisija ne može produžiti to šestomjesečno razdoblje.

Odjeljak XI. Zahtjevi za plaćanjem

Zahtjevi za plaćanjem koje države korisnice podnose Komisiji temelje se na izjavama o stvarno isplaćenim izdacima, kao što je definirano u Odjeljku II. točka 6.

U slučaju kada radove vrši koncesionar ili ekvivalentno tijelo, odgovorno tijelo vlasti mora ovjeriti ispravnost izdataka.

Zahtjeve za plaćanjem mora evidentirati i ovjeriti nacionalni dužnosnik za odobravanje. Zahtjevi se tada prosljeđuju Komisiji preko Delegacije Komisije.

Odjeljak XII.Druge točke koje nisu posebno navedene

(1) Kadgod se postave pitanja koja nisu posebno navedena u ovim načelima za prihvatljivost izdataka u sklopu projekata financiranih iz programa ISPA, to će se pitanje raspraviti s Komisijom. Komisija će nastojati otvorena pitanja tretirati u duhu ovih načela i uz referencu na načela postavljena za Kohezijski fond.

(2) U slučaju konflikta ovih načela s načelima nacionalnih pravila prihvatljivosti, gore spomenuta načela imaju prednost.

 

PRILOG III. 3.a

PRIMJER OBRASCA KOJI SE DOSTAVLJA ODBORU ZA PRAĆENJE OD

ISPA OBRAZAC PRAĆENJA

 

Svi podaci u izvješću moraju biti do zaključno 30. lipnja i 31. prosinca

1A. IDENTIFIKACIJA MJERE

           

Naziv mjere:

 

Referenca Memoranduma o financiranju iz programa N°:

 

Provedbena agencija:

 

Postotak pomoći iz programa ISPA:

 

Potpisivanje Memoranduma o financiranju

- Komisija

 

- Država

 

 

Broj izmjena i dopuna

- Komisija

 

- Država

 

1B. PROVEDBENA AGENCIJA (PA)

           

Ime:

 

Adresa:

 

Poštanski broj:

Mjesto

Ime kontakt-osobe:

 

Telefon:

 

Elektronska pošta:

 

 

2. KRATAK KRONOLOŠKI OPIS IZVRŠENIH AKTIVNOSTI/RADOVA

 

 

 

3. POSEBNI UVJETI KOJI SE ODNOSE NA MJERU (ČLANAK 8 MEMORANDUMA O FINANCIRANJU MoF)

 

Referirati se na posebne uvjete, ako takvi postoje, i navesti na koji ih se način zadovoljilo, kao i datum ispunjenja (referenca na korespondenciju Komisije koja potvrđuje ispunjenje već zadovoljenih uvjeta).

 

 

4. AŽURIRANI PLAN NABAVE

 

Ugovor (N°,Vrsta i opis)*

Datum objave najave natječaja

Vrstapred­viđenog natječaja**

Datum objave obavijesti o natječaju

Vrijednost ugovora / predviđena vrijednost ugovora

Vrsta sufinanciranja

Datum potpisivanja i ime trgovačkog društva koje je dobilo ugovor /Status realizacije***

 

Ako nije objavljena

Ako je objavljena

Milijuna €

Zajedničko/paralelno

 

Predviđeni datum

Datum, referenca na Službeni list i Internet

 

 

Potpisano

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

U pripremi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 (*) Navesti glavni ugovor.

(**) Navesti da li će sporazum o ugovoru biti Crvena, Žuta ili Srebrna knjiga. Navesti da li se radi o lokalnom, međunarodnom ili ograničenom natječaju i obrazložiti proceduru u slučaju predkvalifikacije.

(***) Za ugovore u pripremi, molimo navesti neke detalje o statusu pripreme natječajne dokumentacije.

5. PLAN IZDATAKA (JEDINICA: €)

 

Godina

Ukupni prihvatljivi troškovi

Stvarno izvršena plaćanja

Procjena budućih izdataka

Ukupni izdaci

Divergencija/ Ukupna vrijednost%

(9)=((7)-(2))/

/total (2)

Inicijalna procjena*

Tekuća prihvaćena procjena**

(do zaključnog datuma)

(%) (3)/(2)

(od zaključnog datuma)

(%) (5)/(2)

(7)=(3)+(5)

(%) (7)/(2)

 

 

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

2000.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2001.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2002.

1. kvartal

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. kvartal

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. kvartal

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. kvartal

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2003.

1. kvartal

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. kvartal

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. kvartal

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. kvartal

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2004.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2005.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2006.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ukupno

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Predložena izmjena Financijskog plana                Da £          Ne  £

Već podnijeta EK dana:

Podnijeti EK dana:

Predočiti Upravnom odboru (priložiti plan i razloge promjena)

 

* U trenutku potpisivanja Memoranduma o financiranju

** Posljednji Odbor za praćenje

 

 

*

* pokrivenost 100% ukupnih prihvatljivih troškova

7. RAZLOZI RAZLIKA (AKO POSTOJE) IZMEĐU FIZIČKE I FINANCIJSKE PROVEDBEOBJAŠNJENJE ZA KAŠNJENJA (AKO JE RELEVANTNO)

 

 

8. TEHNIČKI, FINANCIJSKI ILI PRAVNI PROBLEMI
(PRILOG III.1 MOF)

 

Referirati se na sve probleme koji su se pojavili tijekom provedbe mjere, uključujući odstupanja od prvotnog financijskog plana, i objasniti kakve su aktivnosti poduzete u cilju njihovog otklanjanja.

Referirati se na sve suspenzije, financijske korekcije i/ili nepravilnosti.

 

9. PRIMJEDBE I PREPORUKE INSPEKCIJSKIM VLASTIMA DRŽAVE KORISNICE I ZAJEDNICE (PRILOG III.1 MoF-a)

 

Navesti sažetak primjedbi ili preporuka, ako postoje (uz potpunu referencu izvora) te navesti kako ih se primijenilo.

 

10. MJERA USVOJENA ZA PROMIDŽBU POMOĆI ZAJEDNICE
(PRILOG III.6 MoF-a)

 

Ploče postavljene na gradilištu?        Da £         Ne £

Ploče postavljene na gradilištu?        Da £         Ne £

Ploče postavljene na gradilištu?        Da £         Ne £

Sredstva javnog priopćavanja korištena za informiranje javnosti o predmetnoj mjeri:

Tisak £                    Televizija £                    Radio £

Drugi audio-vizualni mediji £

Vrsta pisanog materijala dostupna javnosti:

 

11. OČEKIVANI DATUM ZAVRŠETKA

 

U prvotnom MoF-u (datum završetka određen u prvotnom MoF-u)

U sadašnjem MoF-u (datum završetka u izmijenjenom MoF-u)

Očekivani datum završetka

Izmjena datuma predloženog OP-u:     Da £            Ne £

 

PRILOG III.3.b

OBRAZAC ZA UNOŠENJE IZMJENA

PRIJEDLOG ZA IZMJENE U PROGRAMU ISPA

 

Tijelo odgovorno za provedbu:

1. IDENTIFIKACIJA MJERE

Naziv mjere:

Tijelo odgovorno za provedbu:

Šifra mjere ISPA:

Memorandum o financiranju br.:

Datum:

Postotak pomoći iz programa ISPA:

 

2. IZMJENA DATUMA ZAVRŠETKA

Sadašnji datum završetka:

Predloženi datum završetka:

 

3. PREDLOŽENE IZMJENE FINANCIJSKOG PLANA (*)

Jedinica: €

 

Ukupni prihvatljivi izdaci prema sadašnjem
MoF-u

Potrošeni prihvatljivi izdaci ili ukupni izdaci procjena

2000.

 

 

2001.

 

 

2002.

 

 

2003.

 

 

2004.

 

 

2005.

 

 

2006.

 

 

Nakon 2006.

 

 

Ukupno

 

 

Molba za povećanjem pomoći

       Da  £

Ne  £

Iznos zatraženog povećanja (ako je relevantno) €

(*) priložiti izmijenjeni financijski plan

 

4. IZMJENE TROŠKOVA PRIHVATLJIVE MJERE

JEDINICA: €

Kategorija izdataka (*)

Sadašnji ukupni prihvatljivi troškovi

Zatražena promjena

Predloženi ukupni prihvatljivi troškovi

Naknade za planiranje/pripremu tehničkih nacrta i dokumenata

 

 

 

Priprema gradilišta

 

 

 

Glavni radovi

 

 

 

Pogon i strojevi

 

 

 

Tehnička pomoć

 

 

 

Nadzor

 

 

 

Drugo (specificirati)

 

 

 

Ukupno

 

 

 

(*) Kategorije su primjeri koji se moraju prilagoditi kako bi odražavali stvarnost projekta. Dodatna podjela prema ugovorima može biti relevantna.

5. PROMJENE FIZIČKIH INDIKATORA

Vrsta posla

Jedinica

Sadašnja procjena završetka

Predložena

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. PROMJENE KARAKTERISTIKA MJERE

Navesti detaljni opis

 

7. RAZLOZI PREDLOŽENIH PROMJENA

 Navesti detaljne argumente

 

Prijedlog izmjena:

Datum podnošenja prijedloga izmjena:

Potpis NIK-a:

PRILOG III.4

SUSTAVI UPRAVLJANJA I KONTROLE POMOĆI DODIJELJENE IZ PROGRAMA ISPA I POSTUPCI ZA FINANCIJSKE ISPRAVKE

Odjeljak 1.

Ovaj Prilog postavlja detaljna pravila o sustavima upravljanja i kontrole pomoći dodijeljene iz programa ISPA, i o postupcima za vršenje financijskih ispravaka takve pomoći.

Odjeljak 2.Sustavi upravljanja i kontrole

1. Svaka država korisnica osigurava da:

(i) nacionalni ISPA koordinator,

(ii) Nacionalni fond i nacionalni dužnosnik za ovjeravanje,

(iii) provedbene agencije i sektorski dužnosnici za ovjeravanje, i

(iv) krajnji korisnici,

kako su određeni ISPA Memorandumom o razumijevanju o korištenju Nacionalnog fonda za program ISPA, dobiju primjerene upute o sustavima upravljanja i kontrole potrebnim kako bi se osiguralo pravilno upravljanje programom ISPA, sukladno opće prihvaćenim načelima i standardima, a osobito pružilo garancije o ispravnosti, redovitosti i prihvatljivosti zahtjeva za pomoć iz programa ISPA, no također osiguralo da se mjere provode sukladno uvjetima Memoranduma o financiranju i ciljevima koji su pridruženi mjeri.

2. U smislu ovog Priloga, »provedbene agencije« uključuju tijela koja nisu krajnji korisnici, a na koja su provedbena agencija ili sektorski dužnosnik za ovjeravanje prenijeli provedbu mjera koje financira ISPA (u daljnjem tekstu »ovlaštena tijela«).

3. U smislu ovog Priloga, osim ako nije drugačije navedeno, »mjere« znače pojedinačne projekte, faze projekata ili grupe projekata koji pripadaju pod Prilog III.2. Odjeljak II. (1), a predmetom su Memoranduma o financiranju.

Odjeljak 3.

1. Sustavi upravljanja i kontrole nacionalnog ISPA koordinatora, Nacionalnog fonda, provedbenih agencija, ovlaštenih tijela i krajnjih korisnika, ovisno o opsegu pomoći kojim upravljaju, osiguravaju

(a) jasnu definiciju, jasnu dodjelu i, koliko je to potrebno za pravilno upravljanje, odgovarajuće razdvajanje funkcija unutar dotične organizacije,

(b) učinkovite sustave koji osiguravaju da se funkcije vrše na zadovoljavajući način,

(d) u slučaju ovlaštenih tijela i krajnjih korisnika, izvještavanje prema odgovornom tijelu o izvršavanju svojih zadaća i korištenim sredstvima.

Odjeljak 4.

1. Sustavi upravljanja i kontrole iz Odjeljka 3. uključuju postupke provjere vjerodostojnosti traženih izdataka i provedbe mjere od njezine pripremne faze do početka usluge koju financira investicija, sukladno uvjetima relevantnog Memoranduma o financiranju, sukladno ciljevima pridruženima mjeri i uz poštovanje primjenjivih nacionalnih i zakona Zajednice, osobito onih o prihvatljivosti izdataka za podršku iz programa ISPA, zaštiti okoliša, prometu (uključujući Trans-europske mreže), zaštiti tržišnog natjecanja i dodjeli javnih ugovora.

Provjere pokrivaju sve aspekte, bilo financijske, tehničke ili administrativne prirode, koji uređuju učinkovito korištenje izdvojene pomoći.

2. Postupci zahtijevaju da se provjere mjera bilježe na licu mjesta. Bilješke trebaju prikazati obavljeni posao, rezultate provjere i mjere poduzete kako bi se uklonila odstupanja. Kada fizičke ili administrativne provjere nisu iscrpne već provedene na uzorku radova ili transakcija, bilješke identificiraju odabrane radove ili transakcije i opisuju metodu uzimanja uzorka.

Odjeljak 5.

1. Država korisnica u roku od tri mjeseca od stupanja na snagu Memoranduma o financiranju obavještava Komisiju o organizaciji nacionalnog ISPA koordinatora, Nacionalnog fonda, provedbenih agencija i ovlaštenih tijela odgovornih za mjere iz programa ISPA kako je određeno Odjeljkom 2., o sustavima upravljanja i kontrole uspostavljenim pri tim osobama ili tijelima, te o planiranim poboljšanjima sukladno smjernicama navedenim u Odjeljku 2. (1).

2. Priopćenje sadržava sljedeće informacije vezane uz nacionalnog ISPA koordinatora, Nacionalni fond, provedbene agencije i ovlaštena tijela:

(a) dodijeljene im funkcije,

(b) funkcije raspodijeljene između ili unutar njihovih odjela,

(c) postupke za inspekciju i prihvaćanje radova, postupke kojima se zaprimaju, provjeravaju i odobravaju zahtjevi za povrat izdataka, te postupke kojima se odobravaju, izvršavaju i pravdaju plaćanja prema korisniku, i

(d) odredbe o reviziji sustava upravljanja i kontrole.

3. Komisija u suradnji s državnom korisnicom utvrđuje da li su sustavi upravljanja i kontrole predstavljeni u stavcima 1 i 2 sukladni standardima koje zahtijeva taj Prilog, i objavit će ukoliko oni predstavljaju bilo kakve prepreke u smislu transparentnosti provjera aktivnosti iz programa ISPA, i vršenja dužnosti od strane Komisije. Pregled funkcioniranja sustava vršit se redovito.

Odjeljak 6.

1. Sustavi upravljanja i kontrole mjera osiguravaju zadovoljavajući tijek revizije.

2. Tijek revizije smatra se zadovoljavajućim kada dozvoljava:

(a) usklađivanje zbirnih računa potvrđenih Komisiji s pojedinačnim zapisima o izdacima i popratnim dokumentima koje pohranjuju administrativna tijela na raznim razinama, provedbene agencije i krajnji korisnici,

(b) ovjeru alokacije i prijenos raspoloživih sredstava Zajednice i nacionalnih sredstava,

(c) ovjeru ispravnosti informacije dostavljene o provedbi mjere, sukladno uvjetima Memoranduma o financiranju kojim se dodjeljuje pomoć te ciljevima pridruženima mjeri.

3. Okvirni opis zahtjeva za dostavljanjem informacija o zadovoljavajućem tijeku revizije naveden je u Prilogu III.4 A.

4. Država korisnica utvrđuje sljedeće stavke:

(a) da postoje procedure koje osiguravaju da se dokumenti relevantni za određene stavke učinjenih izdataka, izvršena plaćanja, poduzete radove i provjeru njihove sukladnosti s mjerom, a koji su potrebni za provjeru zadovoljavajućeg tijeka revizije, čuvaju sukladno zahtjevima iz Odjeljka X. Priloga III.1 i iz Priloga III.4.A,

(b) da postoji zapis o tijelu koje ih čuva i njegovoj lokaciji,

(c) da su dokumenti na raspolaganju za inspekciju osobama i tijelima koja uobičajeno imaju pravo vršiti inspekciju takvih dokumenata.

5. Osobe i tijela iz stavka 4 (c) su:

(a) osoblje nacionalnog ISPA koordinatora, Nacionalnog fonda, provedbenih agencija i ovlaštenih tijela koje obrađuje zahtjeve za plaćanjem,

(b) službe koje vrše reviziju sustava upravljanja i kontrole,

(c) nacionalni dužnosnik za ovjeravanje kao osoba odgovorna za potvrđivanje zahtjeva za plaćanje tijekom provedbe i zahtjeva za konačnim isplatama iz Odjeljka III (8) Priloga III.1, te osoba ili odjel koji izdaje izjave o završetku mjera sukladno dodanom Prilogu III.4.C,

(d) opunomoćeni dužnosnici nacionalnih revizijskih institucija i onih Zajednice.

Oni mogu zatražiti da im se dostave izvaci ili kopije dokumenata ili računovodstvenih podataka iz stavka 4.

Odjeljak 7.

Nacionalni fond vodi evidenciju o iznosima koji su povratno naplativi od već izvršenih isplata pomoći iz programa ISPA, i osigurava da se iznosi povratno naplaćuju bez neopravdanog odgađanja. Nakon povrata sredstava, on refundira vraćena nepravilna plaćanja, zajedno s kamatom za kasno plaćanje, na način da relevantne iznose oduzme od sljedeće izjave o izdacima i zahtjeva za plaćanjem koje za dotičnu mjeru upućuje Komisiji. Ukoliko to nije dovoljno, Komisija može zahtijevati da joj se refundira višak iznosa.

Nacionalni fond jednom godišnje Komisiji, kao dodatak četvrtom kvartalnom izvješću o povratu sredstava koji je dostavljen u Prilogu III.5, šalje izjavu o iznosima koji s tim datumom čekaju na povrat sredstava u sklopu mjere iz programa ISPA, a klasificirani su prema godini u kojoj je započeo postupak povrata sredstava.

Odjeljak 8.Potvrda izdataka

1. Potvrde i izjave o izdacima tijekom provedbe i konačnim izdacima iz Priloga III.1, Odjeljak III. (6), peta alineja, i (8) sastavlja nacionalni dužnosnik za ovjeravanje funkcionalno nezavisan od službi koje odobravaju zahtjeve, a u formatu propisanom Prilogom III.4.B.

2. Prije potvrđivanja određene izjave o izdacima, nacionalni dužnosnik za ovjeravanje utvrđuje da su ispunjeni sljedeći uvjeti:

(a) nacionalni ISPA koordinator, provedbene agencije, ovlaštena tijela i krajnji korisnici ispunili su zahtjeve Odjeljka III. (3) i (6), VII. Priloga III. 1 i poštovali uvjete Memoranduma o financiranju,

(b) izjava o izdacima uključuje samo izdatke:

(i) koji su zaista učinjeni unutar razdoblja prihvatljivosti navedenog u Memorandumu o financiranju kojim se dodjeljuje pomoć, i koje je moguće poduprijeti računima s potvrdom uplate ili računovodstvenim dokumentima ekvivalentne dokazne vrijednosti,

(ii) koji se odnose na radove koji uglavnom nisu bili završeni u vrijeme kada je podnesen zahtjev za financiranjem,

(iii) koje opravdava napredak ili završetak mjere sukladno uvjetima Memoranduma o financiranju kojim se dodjeljuje pomoć i ciljevima pridruženim mjeri.

3. Kako bi se uvijek prije dostavljanja izjave o izdacima Komisiji mogla razmotriti dostatnost sustava kontrole i tijeka revizije, država korisnica osigurava da je Nacionalni fond obaviješten o postupcima koje provode nacionalni ISPA koordinator, provedbene agencije i ovlaštena tijela u svrhu:

(a) ovjere vjerodostojnosti podnesenih izdataka i provedbe mjere sukladno uvjetima Memoranduma o financiranju i ciljevima pridruženima mjeri,

(b) osiguravanja sukladnosti s primjenjivim pravilima, i

(c) održavanja tijeka revizije.

Odjeljak 9.Provjere uzorka

1. Država korisnica organizira provjere mjera na temelju odgovarajućeg uzorka, sastavljenog kako bi se osobito:

(a) provjerila učinkovitost postojećih sustava upravljanja i kontrole;

(b) selektivno, na temelju analize rizika, provjerile izjave o izdacima pripremljene na različitim relevantnim razinama.

2. Provjere provedene za razdoblje koje pokriva pomoć iz programa ISPA obuhvaćaju najmanje 15% ukupno prihvatljivih izdataka učinjenih pod mjerama odobrenim za to razdoblje. Taj postotak se može umanjiti proporcionalno izdacima učinjenim prije 1. siječnja 2003. Provjere se temelje na reprezentativnom uzorku transakcija, uzimajući u obzir zahtjeve stavka 3.

Država korisnica nastoji jednakomjerno raspodijeliti provođenje provjera tijekom relevantnog razdoblja. Potrebno je osigurati odgovarajuće razdvajanje funkcija provjere i postupaka provedbe ili vršenja plaćanja koji se odnose na mjere.

3. Odabir uzorka transakcija koje će se provjeriti uzima u obzir:

(a) potrebu da se provjera vrši na odgovarajućoj kombinaciji vrsta i veličine mjera,

(b) bilo kakve faktore rizika koji su identificirani tijekom nacionalne provjere ili provjere Zajednice,

(c) potrebu da se osigura zadovoljavajuća provjera različitih vrsta tijela uključenih u upravljanje i provedbu mjera u dva sektora aktivnosti (promet i okoliš).

Odjeljak 10.

Država korisnica putem provjera nastoji provjeriti sljedeće:

(a) praktičnu primjenu i učinkovitost sustava upravljanja i kontrole,

(b) provedbu mjere u skladu s uvjetima Memoranduma o financiranju kojim se dodjeljuje pomoć i ciljevima pridruženim mjeri,

(c) za odgovarajući broj računovodstvenih podataka, podudarnost podataka s popratnim dokumentima koje pohranjuju provedbene agencije, ovlaštena tijela i krajnji korisnici,

(d) postojanje zadovoljavajućeg tijeka revizije,

(e) za odgovarajući broj izdataka, da su priroda i vrijeme relevantnog izdatka sukladni odredbama Zajednice i odgovaraju odobrenim specifikacijama mjere i radova koji su stvarno izvedeni,

(f) da su odgovarajuća nacionalna sredstva za sufinanciranje stvarno stavljena na raspolaganje,

(g) da su sufinancirane mjere provedene u skladu s pravilima i politikama Zajednice kako to zahtijeva članak 5. Memoranduma o financiranju.

Odjeljak 11.

Provjere utvrđuju da li je bilo koji od problema na koji se naišlo sustavne prirode, te da li predstavlja rizik za druge ili sve mjere koje provode iste provedbene agencije ili dotična država korisnica. One također utvrđuju razloge za takve situacije, bilo kakva potrebna daljnja ispitivanja i potrebne korektivne i preventivne radnje.

Odjeljak 12.

Svaka od država korisnica i Komisija konzultiraju se najmanje jednom godišnje kako bi uskladile svoje programe kontrole i do najveće mjere povećale učinak sveukupnih resursa namijenjenih kontroli na nacionalnoj razini i razini Zajednice. Te konzultacije odnose se na tehnike analize rizika koje je potrebno primijeniti i uzimaju u obzir nedavne kontrole, izvješća i priopćenja nacionalnih tijela, Komisije i Europskoga revizorskog suda.

Odjeljak 13.

U skladu s Odjeljkom 12., država korisnica do 30. lipnja svake godine, a po prvi put do 30. lipnja 2002., obavještava Komisiju o primjeni Odjeljka 9. i 11. ovog Priloga u prethodnoj kalendarskoj godini, i uz to kako je potrebno završava ili ažurira opis svojih sustava upravljanja i kontrole o kojima je izvijestila sukladno Odjeljku 5.(1).

Odjeljak 14.Izjava o završetku projekata

Osoba ili odjel određen za izdavanje izjava o završetku mjera iz Priloga III.4.C vrši funkciju nezavisno od nacionalnog ISPA koordinatora, nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje, Nacionalnog fonda, provedbenih agencija, ovlaštenih tijela i krajnjih korisnika.

Osoba ili odjel provodi ispitivanje sukladno međunarodno prihvaćenim revizijskim standardima. Nacionalni ISPA koordinator, Nacionalni fond, provedbene agencije, ovlaštena tijela i krajnji korisnici dostavljaju im sve tražene informacije, a u svrhu sastavljanja izjave daje im se pristup potrebnim podacima i popratnim dokazima.

Odjeljak 15.

Izjave se temelje na ispitivanju sustava upravljanja i kontrole, nalaza već provedenih provjera, i gdje je to potrebno, daljnjih provjera uzorka transakcija te završnog izvješća sastavljenog sukladno Odjeljku V Priloga III.1. Osoba ili odjel koji izdaje izjavu vrši sva potrebna ispitivanja kako bi se dostatno uvjerio/la da je potvrđena izjava o izdacima ispravna, da su popratne transakcije legalne i redovite i da je mjera provedena u skladu s uvjetima Memoranduma o financiranju i ciljevima pridruženima mjeri.

Izjave se sastavljaju na temelju okvirnog obrasca iz Priloga III.4.C i treba ih pratiti izvješće koje uključuje sve relevantne informacije koje opravdavaju izjavu, zajedno sa sažetkom nalaza svih provjera provedenih od strane nacionalnih tijela i tijela Zajednice kojima osoba ili tijelo koje priprema izjavu ima pristup.

Odjeljak 16.

Ukoliko postojanje značajnih slabosti pri upravljanju i kontroli, ili visoka učestalost zatečenih nepravilnosti, ili sumnje o tome da li je mjera pravilno provedena ne dozvoljavaju da se izda ukupno pozitivno uvjerenje o valjanosti zahtjeva za konačnom isplatom i konačne potvrde o izdacima, izjava navodi takve okolnosti te procjenjuje opseg problema i njegov financijski učinak.

U takvom slučaju, Komisija može zatražiti provođenje dodatne provjere u svrhu identificiranja i ispravljanja nepravilnosti u određenom vremenskom razdoblju.

Odjeljak 17.Računovodstvene informacije koje je potrebno čuvati i priopćiti Komisiji na njezin zahtjev

1. Računovodstveni podaci o mjerama iz Priloga III.4.A čuvaju se koliko je to moguće u elektronskom obliku. Takvi podaci stavljaju se na raspolaganje Komisiji na temelju posebnog zahtjeva, a u svrhu provođenja provjere dokumentacije i provjere na licu mjesta, ne dovodeći u pitanje zahtjeve za dostavljanjem izvješća o napretku iz Odjeljka VIII. priloga III.1.

2. Na pisani zahtjev Komisije, država korisnica dostavlja Komisiji podatke iz stavka 1 u roku od 10 dana od primitka zahtjeva. Komisija i država korisnica mogu dogovoriti drugačije razdoblje, osobito kada podaci nisu na raspolaganju u elektronskom obliku.

3. Komisija jamči da se informacije koje prosljeđuje država korisnica, ili koje je prikupila tijekom inspekcija na licu mjesta, čuvaju kao povjerljive i sigurne.

4. Podložno relevantnim nacionalnim zakonima, službenici Komisije imaju pristup svim dokumentima pripremljenim ili u svrhu ili nakon kontrola provedenih sukladno ovom Prilogu, te svim čuvanim podacima, uključujući one pohranjene na računalnim sustavima.

Odjeljak 18.Financijske ispravke

1. Ukoliko nakon završetka potrebnih provjera Komisija zaključi da:

(a) provedba mjere ne opravdava dio ili sveukupnu pomoć dodijeljenu mjeri, uključujući nepoštivanje jednog od uvjeta iz Memoranduma o financiranju za dodjelu pomoći, a osobito bilo kakvu značajnu promjenu koja utječe na prirodu ili uvjete provedbe mjere za koju nije traženo odobrenje Komisije, ili

(b) postoji nepravilnost vezana uz pomoć iz programa ISPA i da dotična država korisnica nije poduzela potrebne korektivne mjere,

Komisija će obustaviti pomoć za predmetnu mjeru i, uz navođenje svojih razloga, zahtijevati od države korisnice da u određenom vremenskom razdoblju dostavi svoje komentare.

Ukoliko se država korisnica ne slaže sa zapažanjima Komisije, Komisija poziva državu korisnicu na raspravu tijekom koje obje strane poduzimaju napor da postignu sporazum o zapažanjima te o zaključcima koji će iz njih proizaći.

2. Na kraju razdoblja koje je odredila Komisija, a ako tijekom tri mjeseca nije postignut dogovor, Komisija, uz poštivanje propisanih postupaka i uzimajući u obzir komentare države korisnice, odlučuje:

(a) smanjiti avansno plaćanje iz Odjeljka III. (2) Priloga III.1, ili

(b) učiniti zatražene financijske ispravke. To podrazumijeva ukidanje cjelokupne ili dijela pomoći dodijeljene mjeri.

Te odluke poštuju načelo proporcionalnosti. Kada odlučuje o iznosu korekcije, Komisija uzima u obzir vrstu nepravilnosti ili izmjene, te razmjer mogućega financijskog učinka bilo kakvih nedostataka u sustavima upravljanja i kontrole. Bilo kakvo smanjivanje ili ukidanje dovode do povrata isplaćenih iznosa.

3. Bilo koji nepropisno primljen iznos koji treba vratiti plaća se Komisiji. Kamata zbog kasnog povratnog plaćanja zaračunava se sukladno pravilima iz Odjeljka 21.

Odjeljak 19.

1. Broj financijski ispravaka koje je Komisija učinila sukladno Odjeljku 18. (2) za pojedinačne ili sustavne nepravilnosti procjenjuje se kada god je to moguće i izvedivo na temelju pojedinačnih dokumenata, a jednak je količini izdataka koji su pogrešno naplaćeni pod programom ISPA, uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti.

2. Kada nije moguće ili izvedivo precizno odrediti količinu nepravilnih izdataka, ili kada bi bilo neprimjereno sasvim ukinuti predmetne izdatke, te Komisija stoga svoje financijske ispravke temelji na projekcijama ili utvrđenoj tarifi, postupa se na sljedeći način:

(a) u slučaju projekcije, koristi se reprezentativan uzorak transakcija sa sličnim karakteristikama,

(b) u slučaju utvrđene tarife, procjenjuje se ozbiljnost kršenja pravila te opseg i financijske implikacije bilo kakvih nedostataka u sustavima upravljanja i kontrole koji su doveli do uočene nepravilnosti.

3. Kada Komisija svoj stav temelji na činjenicama utvrđenim od strane revizora koji ne pripadaju njihovim vlastitim službama, samostalno treba doći do zaključaka o njihovim financijskim posljedicama, nakon što ispita mjere koje je poduzela država korisnica prema Odjeljku VII. Priloga III.1, te odjeljcima 18. (1) i (2) ovog Priloga, izvješća iz Priloga III.5 te bilo kakve odgovore države korisnice.

Odjeljak 20.

1. Razdoblje unutar kojeg predmetna država korisnica može odgovoriti na zahtjev iz Odjeljka 18.(1), dostaviti komentare i, kada je to prikladno, izvršiti ispravke je dva mjeseca, osim u propisno opravdanim slučajevima kada se s Komisijom može dogovoriti duže razdoblje.

2. Kada Komisija predlaže financijske ispravke na temelju projekcije ili utvrđene tarife, državi korisnici daje se mogućnost da uvidom u relevantnu dokumentaciju dokaže da je stvaran razmjer nepravilnosti manji od procjene Komisije. Država korisnica može u dogovoru s Komisijom ograničiti opseg ovog ispitivanja na odgovarajuću količinu ili uzorak relevantne dokumentacije.

Osim u propisno opravdanim slučajevima, vrijeme dozvoljeno za ovo ispitivanje ne prelazi daljnja dva mjeseca nakon isteka dvomjesečnog razdoblja iz stavka 1. Rezultati takvog istraživanja ispituju se na način određen drugim podstavkom Odjeljka 18. (1). Komisija uzima u obzir bilo kakve dokaze koje je unutar vremenskih granica dostavila država korisnica.

3. Kada se država korisnica ne slaže sa zapažanjima Komisije i kada se održava rasprava iz drugog podstavka Odjeljka 18. (1), tromjesečno razdoblje unutar kojeg Komisija može donijeti odluku počinje teći od datuma rasprave.

Odjeljak 21.

1. Bilo kakav povrat sredstava koji treba učiniti prema Komisiji sukladno Odjeljku 18.3 izvršava se prije propisanog roka navedenog na zahtjevu koji je dostavljen Nacionalnom dužnosniku za ovjeravanje. Propisani datum je zadnji dan drugog mjeseca nakon datuma slanja zahtjeva za povratom sredstava.

2. Bilo kakvo kašnjenje s povratom sredstava uzrokuje kamate za kasno plaćanje, koje počinju teći na propisan datum iz stavka 1., a završavaju na datum stvarnog plaćanja. Kamatna rata iznosi jedan i pol posto iznad rate koju primjenjuje Europska središnja banka pri svojim glavnim operacijama refinanciranja prvog radnog dana mjeseca u koji pada propisani datum.

3. Financijska ispravka iz Odjeljka 18. (2) ne dovodi u pitanje obvezu države korisnice da traži povrat sredstava sukladno Odjeljku VII. Priloga III.1.

4. Kada iznose treba vratiti slijedom financijskih ispravaka, nadležna služba ili tijelo pokreće postupak povrata sredstava i o tome obavještava nacionalnog ISPA koordinatora, Nacionalni fond i provedbene agencije.

Odjeljak 22.

Ni jedan dio ovog Priloga na sprječava državu korisnicu da pravila primjenjuje strože nego što su ona ovdje propisana.

PRILOG III.4.A

OKVIRNI OPIS ZAHTJEVA ZA INFORMIRANJEM ZA ZADOVOLJAVAJUĆI TIJEK REVIZIJE (Odjeljak 6.)

Zadovoljavajući tijek revizije, naveden u Odjeljku 6.(2), postoji kada za određenu mjeru, uključujući pojedinačne projekte unutar grupe projekata:

1. Računovodstveni podaci koje čuva odgovarajuća upravna razina daju detaljne informacije o izdacima koje je u sklopu sufinancirane mjere stvarno imala provedbena agencija, uključujući i slučaj kada ona nije krajnji primatelj sredstava, tijela ili tvrtke uključene u provedbu mjere, bilo kao koncesionari, njihovi podugovarači ili u drugom svojstvu. Računovodstveni podaci prikazuju datum kada su pripremljeni, iznos svake troškovne stavke, prirodu dodatnih dokumenata te datum i način plaćanja. Priložena je potrebna dokazna dokumentacija (npr. računi).

2. Za troškovne stavke koje se samo djelomično odnose na sufinanciranu mjeru, prikazuje se točnost alokacije izdataka za sufinancirani i ostali dio mjere. Isto vrijedi i za vrste izdataka koji se smatraju prihvatljivima samo unutar određenih granica, ili razmjerno drugim troškovima.

3. Tehničke specifikacije i financijski plan mjere, izvješća o napretku, dokumenti o natječajnim i ugovornim postupcima i izvješća o inspekciji provedbe mjere sukladno Odjeljku 4. također se čuvaju na odgovarajućoj upravnoj razini.

4. U svrhu prijave stvarno učinjenih izdataka u sklopu sufinancirane mjere Nacionalnom fondu, informacija iz stavka 1 sastavlja se kao detaljna izjava o izdacima podijeljena prema kategorijama. Detaljna izjava o izdacima predstavlja dodatne dokumente koji se prilažu računovodstvenim podacima Nacionalnog fonda i osnova su za pripremu izjava o izdacima za Komisiju.

5. Kada između implementacijske agencije, ili tijela ili tvrtki koje su uključene u provedbu mjere, i Nacionalnog fonda postoji jedno ili više ovlaštenih tijela, svako od ovlaštenih tijela za svoje područje odgovornosti od tijela koje mu je podređeno zahtijeva detaljne izjave o izdacima, kao dodatnu dokumentaciju za vlastite računovodstvene podatke, na temelju čega tijelu koje mu je nadređeno priprema barem sažetak izdataka učinjenih u sklopu mjere.

6. U slučaju kompjutoriziranog prijenosa računovodstvenih podataka, sve relevantne vlasti i tijela primaju dostatne informacije s niže razine kako bi opravdali svoje računovodstvene podatke i iznose o kojima izvještavaju prema višoj razini, te osigurali zadovoljavajući tijek revizije od ukupnih zbirnih iznosa koje potvrđuju prema Komisiji do pojedinačnih troškovnih stavki i dodatnih dokumenata na razini provedbene agencije i drugih tijela i tvrtki uključenih u provedbu mjere.

PRILOG III.4.B

POTVRDA I IZJAVA O IZDACIMA TIJEKOM PROVEDBE/KONAČNA POTVRDA I IZJAVA O IZDACIMA I ZAHTJEV ZA PLAĆANJEM

EUROPSKA KOMISIJAISPA

Potvrda i izjava o izdacima tijekom provedbe/konačna potvrda i izjava o izdacima i zahtjev za plaćanjem

(službenim kanalima dostaviti Odjelu... Glavne uprave za regionalnu politiku)

Naziv mjere: ________________________________________

Memorandum o financiranju br. ____________od ___________

Referenca Komisije (CCI br.) ____________________________

POTVRDA

Ja, ___________________, dolje potpisani, predstavnik Nacionalnog fonda koji je imenovan od strane9 _____________________

ovim potvrđujem da su svi prihvatljivi izdaci uključeni u priloženu izjavu, a koji predstavljaju doprinose iz programa ISPA i nacionalno financiranje, plaćeni sukladno napretku mjere

nakon10:

 

 

 

 

 

 

2

0

 

 

 i iznose

 

EUR

 

D

d

 

m

m

 

g

G

g

G

 

točan iznos (s dva
decimalna mjesta)

 

Priložena izjava o izdacima podijeljena prema kategorijama izdataka i mjerama u slučaju grupe projekata, pokriva izdatke do zaključno

                                                          

 

 

 

 

 

 

2

0

 

 

(dd/mm/gggg)

 

i sastavni je dio ove potvrde, kao i pridruženo izvješće o napretku mjere u usporedbi s planovima/završno izvješće.

Također potvrđujem da se u sklopu mjere ostvaruje zadovoljavajući napredak prema završetku/da je mjera završena u skladu s ciljevima te da su informacije navedene u izvješću o napretku/završnom izvješću točne.

Nadalje potvrđujem da se mjera provodi/je provedena u skladu s uvjetima iz Memoranduma o financiranju, osobito vezano uz:

(1) poštivanje pravila o zaštiti okoliša, prometu (uključujući Trans-europske mreže), tržišnom natjecanju i dodjeli javnih ugovora (Praktični vodič za Phare, ISPA i Sapard);

(2) primjenu postupaka upravljanja i kontrole mjere, osobito kako bi se provjerila opravdanost traženih izdataka i pravilno izvođenje mjere u skladu s Odjeljkom 4., i kako bi se suzbile, otkrile i ispravile nepravilnosti, gonile prijevare i povratno naplatili nepropisno plaćeni iznosi (prema Prilogu III.5).

U skladu s Odjeljkom X. Priloga III.1, popratni dokumenti jesu i nastavit će biti dostupni u razdoblju od minimalno pet godina nakon konačne isplate od strane Komisije.

Potvrđujem da:

(1) je izjava o izdacima točna i rezultat je računovodstvenog sustava koji se temelji na provjerljivim popratnim dokumentima;

(2) izjava o izdacima i zahtjev za plaćanjem uzimaju u obzir bilo kakav povrat sredstava i zarađene kamate;

(3) su detalji osnovnih transakcija zabilježeni, kad god da je to bilo moguće, u kompjutorskoj evidenciji, te da su dostupni na zahtjev odgovornih odjela Komisije

Datum

 

 

 

 

 

 

2

0

 

 

(dd/mm/gggg)

 

 

 

 

Ime (velikim tiskanim slovima), pečat, funkciju i potpis nadležne osobe

 

Izjava o izdacima učinjenim u sklopu mjere11

Referentni broj (CCI šifra):

Naziv mjere:

Datum:

Kategorija izdataka

Ukupni izdaci učinjeni do datuma (između...12 i....)

Izdaci potvrđeni u ovoj izjavi

Ukupno planirani izdaci (početni proračun)

Izdaci učinjeni do datuma, kao postotak početnog proračuna (%)

Procijenjeni izdaci potrebni za završetak mjere

1. Planiranje

 

 

 

 

 

2. Studije o izvedivosti, nacrti i tehnička dokumentacija

 

 

 

 

 

3. Priprema gradilišta

 

 

 

 

 

4. Gradnja

 

 

 

 

 

5. Oprema

 

 

 

 

 

6. Tehnička pomoć, priprema

 

 

 

 

 

7. Ostalo

 

 

 

 

 

UKUPNO

 

 

 

 

 

 

Prilog izjavi o izdacima: povrat sredstava učinjen od posljednje potvrđene izjave o izdacima i uključen u ovu izjavu o izdacima:

Iznos koji prema nalogu treba vratiti

 

Dužnik

 

Datum izdavanja naloga za povrat sredstava

 

Tijelo koje je izdalo nalog za povrat sredstava

 

Datum povrata sredstava

 

Vraćeni iznos

 

 

ZAHTJEV ZA PLAĆANJEM TIJEKOM PROVEDBE/ZAVRŠNOM ISPLATOM

Naziv mjere: ________________________________________

Referenca Komisije (CCI broj)___________________________

Prema Prilogu III.1, Odjeljak III, ja, dolje potpisani (ime velikim tiskanim slovima, pečat, funkcija i potpis odgovorne osobe), tražim plaćanje iznosa od _______________ eura kao plaćanje tijekom provedbe/završnu isplatu13. Ovaj zahtjev zadovoljava uvjete prihvatljivosti budući da:

Obrisati nepotrebno

(a)

(a) Izvješće o napretku mjere u odnosu na fizičke i financijske indikatore, koje jasno pokazuje svoju usklađenost s odlukom o dodjeli pomoći, uključujući navedene posebne uvjete

– je priloženo

(b)

(b) posljednje izvješće o napretku/završno izvješće o provedbi koje propisuju Odjeljci V i VIII Priloga III.1, a vezano uz Odjeljak VIII uključujući i detalje o poštivanju odredbi Praktičnog vodiča za Phare, ISPA i Sapard

– je dostavljeno

– je priloženo

(c)

(c) zapažanja i preporuke nacionalnih revizijskih tijela i/ili revizijskih tijela Zajednice, posebno vezano na korekciju nepravilnosti za koje se sumnja ili je dokazano da postoje

– prema njima se djelovalo

– nije bilo primjed­bi ili preporuka

(d)

(d) najvažniji tehnički, financijski i pravni problemi koji su se pojavili i mjere poduzete da ih se ispravi

– su navedeni

– nisu primijećeni

(e)

(e) analiza svih odstupanja od originalnog financijskog plana

– je dostavljena

– je priložena

(f)

(f) promidžbene aktivnosti povezane s mjerom

– su navedene

(g)

(g) niti jedan od ovjerenih izdataka nije bio suspendiran na temelju Odjeljka 18. ovog Priloga

 

 

Plaćanje izvršiti u korist:

Korisnik:

 

Banka:

 

Račun br.

 

Vlasnik računa
(ako je različit od korisnika)

 

 

Datum

 

 

 

 

 

 

2

0

 

 

(dd/mm/gggg)

 

 

 

 

Ime velikim tiskanim slovima, pečat, funkciju i potpis nadležne osobe

 

PRILOG III.4.C

OKVIRNI UZORAK ZA IZJAVU O ZAVRŠETKU MJERE14(Odjeljak 14.)

Europskoj komisiji, Glavnoj upravi za regionalnu politiku

UVOD

1. Ja, .................................. (navedite ime velikim tiskanim slovima, funkciju i odjel), ispitao/la sam konačnu izjavu o izdacima za ................................ (naziv i referentan CCI broj ISPA mjere) i zahtjev Komisiji za konačnom isplatom pomoći Zajednice.

OPSEG ISPITIVANJA

2. Ispitivanje sam proveo/la u skladu s odredbama Odjeljaka 14., 15. i 16. Priloga III.4. Planirao/la sam i proveo/la ispitivanje kako bi se dostatno uvjerio/la da konačna izjava o izdacima i zahtjev za konačnom isplatom pomoći Zajednice, te završno izvješće, ne sadrže pogrešne materijalne izjave, osobito vezano uz provedbu mjere15, sukladno uvjetima odluke i dodijeljenih joj ciljeva. Primijenjeni postupci i informacije korištene pri ispitivanju, kao i zaključci provjera provedenih tijekom prethodnih godina, sažeti su u priloženom izvješću.

OPAŽANJA

3. Opseg ispitivanja bio je ograničen na sljedeće:

(a)

(b)

(c), itd.

(Navedite prepreke na koje ste naišli tijekom ispitivanja, npr. sustavne probleme, slabosti u upravljanju, nedostatak tijeka revizije, nedostatak dodatne dokumentacije, slučajeve u sudskom postupku, itd.: procijenite iznose izdataka na koje će utjecati ove poteškoće i odgovarajući iznos pomoći Zajednice).

4. Ispitivanje, kao i zaključci drugih nacionalnih kontrola i kontrola Zajednice kojima sam imao/la pristup, otkrili su visoku/nisku (označite odgovarajuće; objasnite ukoliko označite termin visoku) učestalost grešaka/nepravilnosti. Odgovorna tijela su na odgovarajući način postupila s prijavljenim greškama/nepravilnostima i ne čini se da one utječu na iznos plative pomoći Zajednice, uz sljedeće iznimke:

(a)

(b)

(c) itd.

(Navedite greške/nepravilnosti s kojima se nije postupilo na odgovarajući način i, za svaki od slučaja, moguć sustavni karakter i opseg problema te iznose financijske pomoći Zajednice na koje će to vjerojatno imati utjecaj).

ZAKLJUČAK

Ili

Ukoliko se tijekom ispitivanja nije naišlo na prepreke, učestalost zapaženih grešaka je niska i sa svim problemima se postupilo na zadovoljavajući način:

5(a) Slijedom ispitivanja i zaključaka drugih nacionalnih ili provjera Zajednice kojima sam imao/la pristup, mišljenja sam da konačna izjava o izdacima i konačno izvješće korektno, u svakom materijalnom smislu, predstavljaju učinjene izdatke i proveden rad, u skladu s Memorandumom o financiranju koji se odnosi na mjeru i njezine ciljeve, te da je zahtjev Komisiji za konačnom isplatom pomoći Zajednice valjan.

Ili

Ukoliko se tijekom ispitivanja naišlo na određene prepreke ali učestalost grešaka nije visoka, ili ukoliko se nije na zadovoljavajući način postupilo s nekim problemima:

5(b) Uz izuzetak pitanja navedenih u gornjoj točki 3 (i) grešaka/nepravilnosti navedenih u točki 4 s kojima se nije postupilo na zadovoljavajući način, mišljenja sam, na temelju ispitivanja i zaključaka drugih nacionalnih ili provjera Zajednice kojima sam imao/la pristup, da konačna izjava o izdacima i konačno izvješće korektno, u svakom materijalnom smislu, predstavljaju učinjene izdatke i proveden rad, u skladu s Memorandumom o financiranju koji se odnosi na mjeru i njene ciljeve, te da je zahtjev Komisiji za konačnom isplatom pomoći Zajednice valjan.

Ili

Ukoliko se tijekom ispitivanja naišlo na značajne prepreke ili je učestalost zatečenih grešaka visoka, čak i u slučaju da se s prijavljenim greškama/nepravilnostima zadovoljavajuće postupilo:

5(c) Po pitanjima iz točke 3. (i) uzimajući u obzir visoku učestalost grešaka navedenih u točki 4., nisam u mogućnosti iskazati mišljenje o konačnoj izjavi o izdacima, završnom izvješću i zahtjevu Komisiji za konačnom isplatom pomoći Zajednice.

Datum, potpis

PRILOG III.5

SPORAZUM U VEZI NEPRAVILNOSTI, POVRATA POGREŠNO PRIMLJENIH SREDSTAVA U SKLOPU PROGRAMA ISPA I PROVJERA NA LICU MJESTA

Odjeljak 1.

Ovaj sporazum u državama korisnicama nema utjecaja na primjenu pravila vezanih na kazneni postupak ili pravosudnu suradnju u kaznenim pitanjima između država korisnica, Komisije i država korisnica.

Odjeljak 2.

(1) Države korisnice u roku od 3 mjeseca nakon stupanja na snagu Memoranduma o financiranju Komisiju obavještavaju o sljedećem:

– odredbama zakona, regulativi ili upravnom postupku za primjenu mjera koje podržava ISPA,

– popisu vlasti ili tijela odgovornih za primjenu mjere, glavnim odredbama vezano za ulogu i funkcioniranje tih vlasti i tijela, te procedurama koje su odgovorna primjenjivati.

(2) Države korisnice odmah obavještavaju Komisiju o svim izmjenama i dopunama informacija dostavljenih u skladu sa stavkom 1.

(3) Komisija proučava priopćenja država korisnica te ih izvještava o zaključcima koje namjerava izvući iz njih. Ostaje u kontaktu s državama korisnicama koliko je potrebno za primjenu ovog Odjeljka.

Odjeljak 3.

»Nepravilnost« znači kršenje odredbe Memoranduma o financiranju, ili relevantnog nacionalnog zakona, kao rezultat čina ili propusta od strane nekoga gospodarskog subjekta, koji je naudio ili bi mogao nauditi općem proračunu Zajednice kroz neki neopravdani izdatak.

Odjeljak 4.

(1) Tijekom dva mjeseca nakon kraja svakog tromjesečja, države korisnice izvještavaju Komisiju, OLAF, o svim nepravilnostima koje su bile predmetom inicijalnih upravnih ili sudskih istraga.

U tu svrhu, one u najvećoj mogućoj mjeri dostavljaju detalje o:

– pojedinostima mjere koju podupire ISPA,

– odredbi koja je prekršena, prirodi i iznosu izdataka; u slučajevima u kojima nije izvršeno nikakvo plaćanje, iznosima koju bi bili pogrešno plaćeni da nepravilnost nije otkrivena, osim u slučaju kada se greška ili nemar otkrio prije plaćanja ili nije rezultirao nikakvom upravnom ili sudskom kaznom,

– ukupnom iznosu i njegovoj podjeli između različitih izvora financiranja,

– razdoblju tijekom kojeg ili trenutku u kojem je nepravilnost učinjena,

– praksi primijenjenoj pri nastanku nepravilnosti,

– načinu na koji je nepravilnost otkrivena,

– nacionalnim vlastima ili tijelima koja su sastavila službeno izvješće o nepravilnosti,

– financijskim posljedicama, obustavi plaćanja, ako postoji, i mogućnosti povrata sredstava,

– datumu i izvoru prve informacije koja je dovela do sumnje da se radi o nepravilnosti, datumu kada je sastavljeno izvješće o nepravilnosti, ako je relevantno, državi korisnici i uključenim trećim zemljama,

– identitetu uključenih fizičkih i pravnih osoba, osim u slučajevima kada takva informacija nije relevantna za borbu protiv nepravilnosti s obzirom na prirodu predmetne nepravilnosti.

(2) Kada neke od informacija na koje se odnosi odlomak (1), posebno one koje se odnose na praksu u nastajanju nepravilnosti i način na koji je otkrivena, nisu dostupne, države će korisnice, koliko je to moguće, Komisiji dostaviti informacije koje nedostaju prilikom dostavljanja sljedećih tromjesečnih izvješća o nepravilnostima.

(3) Ako nacionalne odredbe propisuju povjerljivost istraga, dostavljanje informacija je podložno odobrenju nadležnog suda.

Odjeljak 5.

Svaka država korisnica odmah izvještava Komisiju, i kada je to potrebno, zainteresirane države članice, o svim nepravilnostima koje su otkrivene ili za koje se sumnja da su se dogodile, u slučaju kada postoji bojazan da:

– bi one mogle brzo imati reperkusija izvan njezinog teritorija i/ili

– da se pokazalo da se radi o novom načinu zloupotrebe.

Odjeljak 6.

Tijekom dva mjeseca nakon kraja svakog tromjesečja države korisnice izvještavaju Komisiju, uz reference na sva prethodna izvješća na temelju Odjeljka 4., o pokrenutim postupcima vezanim uz sve nepravilnosti o kojima je prethodno izvještavano i svim važnim promjenama koje su iz toga rezultirale, uključujući sljedeće:

– iznosima koji su vraćeni, ili onima za koje se očekuje da će biti vraćeni,

– privremenim mjerama koje su države korisnice poduzele kako bi osigurale povrat pogrešno plaćenih sredstava,

– sudskim i upravnim postupcima pokrenutim u cilju povrata pogrešno plaćenih sredstava i primjene sankcija,

– razlozima odustajanja od postupaka povrata; Komisiju se, koliko god je to moguće, obavještava prije donošenja odluke,

– svakom odustajanju od kaznenog gonjenja.

Države korisnice izvještavaju Komisiju o upravnim ili sudskim odlukama, ili njihovim glavnim točkama, koje se odnose na prekid tih postupaka.

Odjeljak 7.

U slučaju da ne postoje nepravilnosti o kojima treba izvijestiti u referentnom razdoblju, države korisnice obavještavaju Komisiju o toj činjenici u istom roku koji je naveden u Odjeljku 4.(1).

Odjeljak 8.

Kada nadležna tijela države korisnice na izričiti zahtjev Komisije odluče inicirati ili nastaviti pravne postupke u cilju povrata pogrešno plaćenih sredstava, Komisija može odlučiti državi korisnici nadoknaditi sve ili dio pravnih troškova ili troškova nastalih izravno u pravnim postupcima, na temelju predočenja dokumenata, čak i kada postupak nije bio uspješan.

Odjeljak 9.

(1) Komisija održava odgovarajuće kontakte s dotičnom državom korisnicom kako bi dopunila dostavljene informacije o nepravilnostima iz Odjeljka 4., o postupku iz Odjeljka 6. i posebno o mogućnostima povrata.

(2) Neovisno o kontaktima navedenim u odlomku (1), Komisija obavještava države korisnice u slučajevima kada je priroda nepravilnosti takva da sugerira da bi se ista ili slična praksa mogla dogoditi u drugim državama korisnicama.

(3) Komisija organizira informativne sastanke na razini Zajednice za predstavnike država korisnica kako bi s njima proučila informacije dobivene na temelju Odjeljaka 4., 5. i 6., i na temelju stavka (1) ovog Odjeljka, posebno s obzirom stečene pouke vezane uz nepravilnosti, preventivne mjere i pravne postupke.

(4) Na traženje države korisnice ili Komisije, države korisnice ili Komisija se međusobno konzultiraju kako bi zatvorile sve rupe u zakonu koje bi mogle naštetiti interesima Zajednice, a koje su postale evidentnima tijekom provedbe važećih odredbi.

Odjeljak 10.

Komisija u okviru aktivnosti sprječavanja prijevara redovito izvještava države korisnice o opsegu sredstava uključenih u otkrivene nepravilnosti, kao i različitim kategorijama nepravilnosti, koje su podijeljene prema vrsti i numerirane.

Odjeljak 11.

(1) Države korisnice i Komisija poduzimaju sve potrebno kako bi osigurale da informacije koje razmjenjuju ostanu povjerljive.

(2) Informacije na koje se odnosi ovaj sporazum, pogotovo se ne smiju slati nikom osim osobama u državama korisnicama ili u institucijama Zajednice čije dužnosti zahtijevaju da imaju pristup tim informacijama, osim ako države korisnice koje informacije daju nisu izričito na to pristale.

(3) Imena fizičkih i pravnih osoba mogu se otkriti drugoj državi korisnici ili instituciji Zajednice samo kada je to potrebno radi sprječavanja ili gonjenja nepravilnosti ili kako bi se ustvrdilo da li se navodna nepravilnost dogodila.

(4) Dostavljene informacije ili informacije dobivene na bilo koji drugi način na temelju ovog Sporazuma pokriva profesionalna povjerljivost i zaštićene su na isti način kao što su slične informacije zaštićene nacionalnim zakonodavstvom države korisnice koja ih je dobila, kao i odgovarajućim odredbama primjenjivim na institucije Zajednice.

Osim toga, te se informacije ne mogu koristiti ni u kakve druge svrhe osim onih reguliranih ovim Sporazumom, osim ako tijela koja su ih dostavila ne daju svoj izričit pristanak, te pod uvjetom da odredbe na snazi u državama korisnicama u kojima se nalazi tijelo primatelj ne zabranjuju ovakvu dostavu ili korištenje.

(5) Stavci (1) do (4) ne sprječavaju korištenje informacija dobivenih na temelju ovog Sporazuma u bilo kojem pravnom postupku koji se naknadno pokrene zbog nepoštivanja pravila Zajednice na području pretpristupne pomoći. Nadležno tijelo država korisnica koje je dostavilo informacije mora biti informirano o ovakvom korištenju.

(6) Kada država korisnica Komisiju obavijesti da je fizička ili pravna osoba čije je ime priopćeno Komisiji sukladno ovom sporazumu, u daljnjoj istrazi dokazala da nije bila uključena ni u kakvu nepravilnost, Komisija o toj činjenici odmah obavještava svakoga kome je otkrila ime na temelju ovog Sporazuma. Takva će osoba nakon toga prestati biti tretirana, na temelju prethodne obavijesti, kao osoba uključena u predmetnu nepravilnost.

Odjeljak 12.

Vraćeni se iznosi dijele između država korisnica i Zajednice prema stopama zajedničkog sufinanciranja proporcionalno izdacima koje su već učinile.

Odjeljak 13.

Provjere i inspekcije na licu mjesta, izvršene u cilju zaštite financijskih interesa Zajednice od nepravilnosti definiranih u Odjeljku 3., Komisija priprema i provodi u tijesnoj suradnji s nadležnim tijelima dotične države korisnice, koja su pravodobno obaviještena o predmetu i cilju provjera i inspekcija na koje se ovaj Prilog odnosi, kako bi mogla pružiti potrebnu pomoć. U cilju toga dužnosnici dotične države korisnice mogu sudjelovati u provjerama i inspekcijama na licu mjesta.

Nadalje, ako dotična država korisnica to želi, nadležna tijela Komisije i države korisnice mogu zajednički provesti provjere i inspekcije na licu mjesta.

Odjeljak 14.

Komisija provodi provjere i inspekcije na licu mjesta kod gospodarskih subjekata, tj. fizičkih i pravnih osoba, ili drugih tijela s dodijeljenom pravnom osobnošću, u slučajevima kada postoje razlozi za sumnju o počinjenim nepravilnostima.

Kako bi se Komisiji olakšalo provođenje takvih provjera i inspekcija, od gospodarskih subjekata se traži da dozvole pristup svojim objektima, zemljištu, prometnim sredstvima ili drugim područjima koja se koriste u poslovne svrhe.

Kada je to stvarno potrebno radi utvrđivanja postojanja nepravilnosti, Komisija može provesti provjere i inspekcije na licu mjesta kod drugih relevantnih gospodarskih subjekata, kako bi dobila pristup predmetnim informacijama koje ti subjekti posjeduju o činjenicama podložnim provjerama i inspekcijama na licu mjesta.

Odjeljak 15.

(1) Provjere i inspekcije na licu mjesta, na temelju ovlasti i odgovornosti Komisije, provode njezini dužnosnici ili drugi službenici propisno ovlašteni relevantnim Komisijinim pravilima (u daljnjem tekstu ‘Komisijini inspektori’). Osobe koje država korisnica Komisiji stavi na raspolaganje kao detaširane nacionalne stručnjake mogu pomagati u takvim provjerama i inspekcijama.

Komisijini će inspektori koristiti svoje ovlasti nakon što predoče pisano ovlaštenje koje pokazuje njihov identitet i funkciju, zajedno s dokumentom koji navodi predmet i cilj provjere ili inspekcije na licu mjesta.

Podložno primjenjivim zakonima Zajednice, od njih se traži da se pridržavaju pravilnika koje određuju zakoni dotične države korisnice.

(2) Uz suglasnost dotične države korisnice, Komisija može tražiti pomoć dužnosnika države korisnice kao promatrača i pozvati vanjska tijela koje pod njezinom odgovornošću pružaju tehničku pomoć.

Komisija osigurava da gore navedeni dužnosnici i tijela pruže sve relevantne garancije o tehničkoj kompetenciji, nezavisnosti i poštivanju profesionalne tajne.

Odjeljak 16.

(1) Komisijini inspektori imaju pristup, pod istim uvjetima kao i nacionalni upravni inspektori i uz poštivanje nacionalnog zakonodavstva, svim informacijama i dokumentaciji o predmetnim operacijama koje su potrebne za pravilno izvršenje provjera i inspekcija na licu mjesta. Mogu koristiti ista inspekcijska sredstva kao i nacionalni upravni inspektori, posebno kopirati relevantne dokumente.

Provjere i inspekcije na licu mjesta mogu se posebno odnositi na sljedeće:

– poslovne knjige i dokumente kao što su računi, popisi uvjeta, obračuni plaća, izjave o korištenom materijalu i obavljenom poslu i bankovni izvodi u posjedu gospodarskih subjekata,

– kompjutorske podatke,

– sustave i metode proizvodnje, pakiranja i distribucije,

– fizičke kontrole prirode i količine robe ili dovršenih operacija,

– uzimanje i provjeru uzoraka,

– napredak radova i investicije za koje je osigurano financiranje, te korištenje završenih investicija,

– proračunske i knjigovodstvene dokumente,

– financijsku i tehničku provedbu subvencioniranih projekata.

(2) Kada je to potrebno, država korisnica na zahtjev Komisije poduzima odgovarajuće preventivne mjere prema nacionalnim zakonima, naročito u cilju osiguravanja dokaza.

Odjeljak 17.

(1) Dostavljene informacije ili informacije dobivene u bilo kojem obliku na temelju ovog Priloga pokriva profesionalna tajna i zaštićene su na isti način kao što su slične informacije zaštićene nacionalnim zakonodavstvom države korisnice koja ih je dobila, te odgovarajućim odredbama primjenjivim na institucije Zajednice.

Takve informacije ne mogu se dostaviti drugim osobama osim onih u institucijama Zajednice ili države korisnice, čije dužnosti zahtijevaju da ih znaju, niti ih institucije Zajednice mogu koristiti u bilo kakve druge svrhe osim osiguravanja učinkovite zaštite financijskih interesa Zajednice u svim državama korisnicama. Kada država korisnica informacije dobivene od dužnosnika koji kao promatrači pod njezinim ovlastima sudjeluju u provjerama i inspekcijama na licu mjesta namjerava koristiti u druge svrhe, za to traži pristanak države korisnice iz koje je ta informacija dobivena.

(2) Komisija što žurnije izvještava nadležno tijelo države na čijem se teritoriju odvijaju provjera ili inspekcija na licu mjesta o svim činjenicama ili sumnjama povezanim s nepravilnošću o kojoj je obaviještena tijekom provjere ili inspekcije na licu mjesta. U svakom se slučaju od Komisije zahtijeva da gore spomenuto tijelo obavijesti o rezultatu takvih provjera i inspekcija.

(3) Komisijini inspektori osiguravaju da se pri izradi njihovih izvješća u obzir uzmu zahtjevi nacionalnog zakonodavstva dotične države korisnice. Materijal i popratni dokumenti navedeni u Odjeljku 16. prilažu se ovim izvješćima. Tako pripremljena izvješća mogu se koristiti kao (prihvatljivi) dokazi u upravnim ili sudskim postupcima države korisnice u kojima se njihova upotreba pokaže nužnom, na isti način i pod istim uvjetima kao i upravna izvješća nacionalnih inspektora, te će imati istu vrijednost kao i takva izvješća. Kada se inspekcija provodi zajednički, od nacionalnih inspektora koji sudjeluju u operaciji traži se da supotpišu izvješće koje sastave Komisijini inspektori.

Odjeljak 18.

Kada se gospodarski subjekti iz Odjeljka 14. odupiru provjeri ili inspekciji na licu mjesta, dotična država korisnica, postupajući u skladu s nacionalnim pravilima, Komisijinim inspektorima pruža pomoć potrebnu za vršenje svoje dužnosti provođenja provjere ili inspekcije na licu mjesta.

Na državi korisnici je da poduzme sve potrebne mjere u skladu s nacionalnim zakonodavstvom.

PRILOG III.6

ZAHTJEVI ZA INFORMIRANJEM I PROMIDŽBOM

PRAVILA O DETALJNIM PRIPREMAMA ZA INFORMIRANJE I PROMIDŽBU

1. Ciljevi i opseg

Informativne i promidžbene mjere vezane na pomoć iz programa ISPA namijenjene su sljedećem:

– povećanju svijesti javnosti o aktivnostima Europske zajednice i njihove transparentnosti,

– informiranju potencijalnih korisnika i profesionalnih organizacija o mogućnostima programa ISPA.

Informiranje i promidžba odnose se na sve mjere u sklopu kojih program ISPA daje financijsku pomoć.

Cilj je informativnih i promidžbenih mjera informirati javnost, kao i potencijalne i krajnje korisnike, uključujući:

– regionalne, lokalne i druge javne vlasti,

– gospodarske i socijalne partnere,

– nevladine organizacije,

– operatore i promicatelje projekta,

– sve druge zainteresirane stranke

o mogućnostima koje pruža program ISPA.

2. Opća načela

Tijelo odgovorno za provedbu nekog ISPA projekta (u daljnjem tekstu »odgovorno tijelo«) zaduženo je za sve promidžbene mjere na licu mjesta. Promidžba se odvija u suradnji s odjelima Komisije koji su obaviješteni o mjerama poduzetim s ovim ciljem.

Odgovorno će tijelo poduzimati odgovarajuće administrativne korake kako bi osiguralo učinkovitu primjenu ovih odredbi i suradnju s odjelima Komisije.

Informativne i promidžbene mjere poduzimaju se pravovremeno, nakon što se donese odluka o pomoći kroz program ISPA. Komisija zadržava pravo pokretanja postupka smanjenja, suspenzije ili otkazivanja pomoći kroz program ISPA, ako država korisnica ne zadovoljava svoje obveze iz ovog Priloga. U takvim se slučajevima primjenjuje postupak naveden u Prilogu III.1, odjeljku VIII. Memoranduma o financiranju u okviru programa ISPA, koji se sklapa sa svakom državom korisnicom.

3. Smjernice za informativne i promidžbene aktivnosti

Neovisno o detaljnim pravilima navedenim pod točkom 4., sljedeća se načela primjenjuju na sve informativne i promidžbene mjere:

3.1 Sredstva javnog priopćavanja

Odgovorno tijelo na najadekvatniji način informira sredstva javnog priopćavanja o aktivnostima koje sufinancira program ISPA. Doprinos Europske zajednice se adekvatno odražava u toj informaciji.

U tom cilju, formalni početak projekata i važnih faza u njegovoj provedbi predmetom je informativnih mjera, posebno u regionalnim sredstvima javnog priopćavanja (tisak, radio i televizija). Odgovarajuća se suradnja mora osigurati s delegacijama Europske komisije u dotičnim državama korisnicama.

3.2 Informativni događaji

Organizatori informativnih događaja kao što su konferencije, seminari, sajmovi i izložbe vezani uz provedbu projekata djelomično financiranih iz programa ISPA, na eksplicitan način prikazuju sudjelovanje Europske zajednice. Treba koristiti mogućnost korištenja zastave Europske zajednice u dvoranama za sastanke, i simbola Europske zajednice na dokumentima. Delegacije Europske komisije u državama korisnicama po potrebi pomaže u pripremi i provedbi takvih događaja.

3.3 Informativni materijal

Publikacije (kao što su brošure i leci) o projektima ili sličnim mjerama na naslovnoj stranici trebaju osim nacionalnog, regionalnog ili lokalnog simbola, sadržavati jasnu indikaciju simbola Europske zajednice.

Kada publikacija uključuje predgovor, on mora biti potpisan i od strane odgovorne osobe u državi korisnici, i u ime Komisije odgovornog člana Komisije ili njegovog predstavnika, kako bi se osiguralo da je sudjelovanje Europske zajednice jasno naznačeno. Takve publikacije zainteresirane stranke za dodatne informacije upućuju na odgovorno tijelo.

Gore spomenuta načela također se primjenjuju na audio-vizualni materijal i internet-stranice.

4. Dužnosti država korisnica

Informiranje i promidžba predmetom su koherentnog niza mjera koje definira odgovorno tijelo u suradnji s Komisijom tijekom trajanja projekta. Države korisnice osiguravaju da su predstavnici Komisije, uključujući njezine delegacije, odgovarajuće uključeni u najvažnije javne aktivnosti povezane s programom ISPA.

Dok su projekti u provedbi, odgovorno tijelo poduzima sljedeće mjere kako bi istaknulo sudjelovanje programa ISPA u navedenom projektu:

a) Informacije relevantne za projekt

Informativne i promidžbene mjere na licu mjesta poduzimaju se kako bi se javnost informiralo o pomoći Europske zajednice kroz program ISPA. Odgovorno tijelo u najadekvatnijem obliku objavljuje sadržaj projekata i osigurava da se dokumenti diseminiraju lokalnim i regionalnim sredstvima javnog priopćavanja, te ih ima spremne za zainteresirane stranke.

Mjere na licu mjesta trebaju uključivati:

– panoe podignute na gradilištima,

– trajne komemorativne ploče na infrastrukturi, dostupne javnosti,

koje moraju biti postavljeni u skladu s posebnim odredbama o informiranju na gradilištu, koji su u daljnjem tekstu detaljno opisani.

b) Opće informacije povezane s programom ISPA

Osim navedenog pod točkom (a), nacionalni ISPA koordinator redovito proizvodi opće informacije o pomoći alociranoj dotičnoj državi kroz program ISPA, naglašavajući provedbu projekata i postignute rezultate. Ove se opće informacije trebaju proizvesti barem jednom godišnje, te trebaju biti priložene u godišnjem izvješću Komisiji. Ove informacije će biti u obliku brošura od općeg interesa, profesionalnog audio-vizualnog materijala (npr. spot) i tiskovnih konferencija na odgovarajućoj razini. Te informacije grupiraju projekte prema njihovoj prirodi i/ili se usredotočuju na projekte od relevantnog interesa. Treba ih dostaviti nacionalnim i regionalnim televizijskim i radio postajama, Komisiji, te na zahtjev drugim zainteresiranim stranama kao što je definirano u stavku 1.

5. Rad odbora za praćenje

– Predstavnici Komisije u Odboru za praćenje, u suradnji s nacionalnim ISPA koordinatorom, osiguravaju usklađenost s odredbama o promidžbi, osobito onim povezanim s panoima i komemorativnim pločama (vidi posebne odredbe u daljnjem tekstu).

– Odgovorno tijelo dostavlja predsjedavajućem Odbora za praćenje informativne i promidžbene mjere i odgovarajuće dokaze kao što su fotografije. Kopije takvih materijala šalju se Komisiji.

– Predsjedavajući Odbora Komisiji prosljeđuje sve potrebne informacije koje je potrebno uzeti u obzir u godišnjem izvješću.

– Odbor za praćenje osigurava da su dostupne odgovarajuće informacije o njegovom radu. U tom cilju svaki odbor za praćenje informira sredstva javnog priopćavanja, koliko god to često smatra potrebnim, o napretku na projektu/projektima za koje je odgovoran. Predsjedavajući je odgovoran za kontakte s medijima, a predstavnik Komisije mu pomaže.

– Odgovarajući se aranžmani također dogovaraju, u suradnji s Komisijom i njezinim delegacijama u državama korisnicama, kada se odvijaju važni događaji kao što su sastanci na vrhu ili otvaranja.

6. Završne odredbe

Komisija može pokrenuti posebne dodatne mjere kako bude smatrala odgovarajućim, nakon rasprave s nacionalnim koordinatorom za program ISPA i odgovornim tijelom.

Odgovorno tijelo u svakom slučaju može provoditi dodatne mjere. Ono konzultira Komisiju i informira je o inicijativama koje poduzima, kako bi Komisija na adekvatan način mogla sudjelovati u njihovoj realizaciji.

Kako bi pospješila provedbu ovih odredbi, Komisija može pružiti odgovarajuću pomoć i izdati smjernice.

POSEBNE ODREDBE O PANOIMA I KOMEMORATIVNIM PLOČAMA

U cilju vidljivosti ISPA projekata, države korisnice osiguravaju poštivanje sljedećih informativnih i promidžbenih mjera

1. Panoi

Panoi se postavljaju na gradilištima projekata financiranih iz programa ISPA. Takvi će panoi uključuju prostor rezerviran za navođenje sudjelovanja Europske zajednice.

Panoi moraju biti veličine koja odgovara opsegu operacije.

Dio panoa rezerviran za Europsku zajednicu mora zadovoljavati sljedeće kriterije:

– da zauzima najmanje 50% ukupne površine panoa,

– da sadržava standardizirani simbol Europske zajednice i tekst sličan onome iz priloženog primjera.

Ako odgovorno tijelo ne podigne pano kojim oglašava svoje vlastito sudjelovanje u financiranju projekta, pomoć Europske zajednice se mora prikazati na posebnom panou. U takvim slučajevima, gornje primjedbe vezano na dio Europske zajednice primjenjuju se analogijom.

Panoi se ne uklanjaju prije isteka 6 mjeseci od završetka radova, te se zamjenjuju komemorativnom pločom u skladu s odredbama pod točkom 2.

2. Komemorativne ploče

Trajne se komemorativne ploče postavljaju na mjestima dostupnim javnosti. Osim simbola Europske zajednice, takve ploče moraju spomenuti doprinos Europske zajednice projektu.

Treba koristiti sljedeći tekst kao smjernicu za traženi sadržaj:

»Ovaj je projekt sufinanciran u visini od % od strane Europske zajednice. Nakon završetka ____ godine, ukupna vrijednost projekta je iznosila _______ (nacionalna valuta), a ukupni doprinos Europske zajednice je bio_______ (nacionalna valuta).«

 

        PRIMJER –

 

Naslov projekta
Lokacija

Europski simbol

 

 

 

Financira:

 

 

Europska unija (bespovratna sredstva) … €


(lokalna valuta)

 

MFI (zajam) … €


(lokalna valuta)

Provedbeno tijelo:

Ministarstvo …
Agencija …

 

Vlasnik:

Ime vlasnika

 

Nadzor i upravljanje:

Ime trgovačkog društva

 

Izvođač:

Ime izvođača

 

 

ISPA Measure No:

2005 HR 16 P PA 002

FINANCING MEMORANDUM AGREED BETWEEN THE EUROPEAN COMMISSION AND THE GOVERNMENT OF THE REPUBLIC OF CROATIA CONCERNING THE GRANT OF ASSISTANCE FROM THE INSTRUMENT FOR STRUCTURAL POLICIES FOR PRE-ACCESSION TO THE FOLLOWING MEASURE IPA PROJECT PIPELINE PREPARATION (TRANSPORT) LOCATED IN ZAGREB IN CROATIA

FINANCING MEMORANDUM

The European Commission, hereinafter referred to as «the Commission», acting for and on behalf of the European Community, hereinafter referred to as «the Community» represented by the Director General for Regional Policy, Mr. Graham Meadows, for the Commission

on the one part, and

The Government of the Republic of Croatia, hereinafter referred to as «the beneficiary»

on the other part,

HAVE AGREED AS FOLLOWS:

Article 1

The measure referred to in Article 2 below shall be implemented and financed out of the budgetary resources of the Community in accordance with the provisions set out in this Memorandum. The measure referred to in Article 2 below shall be implemented in line with the General Conditions annexed to the Framework Agreement signed between the Commission and the beneficiary and supplemented by the terms of this Memorandum and the provisions annexed hereto.

Article 2

Identification of the measure

The Instrument for Structural Policies for Pre-accession shall contribute, by way of a grant, towards the financing of the following measure as described in Annex I:

Measure number:         2005/HR/16/P/PA/002

Title:     IPA Project Pipeline Preparation (Transport)

Duration:          Start date: The date of signature of the financing memorandum by the Commission

            End date: 31st December 2010.

Location:          Zagreb

Group: TEN transport corridor X

 

Article 3

Commitment

1. The maximum public or equivalent expenditure which may be taken into account for the purpose of calculating assistance shall be € 741,738;

2. The rate of Community assistance granted to the measure is fixed at 65 % of total public or equivalent expenditure as indicated in the financing plan in Annex II;

3. The maximum amount of assistance from the Instrument for Structural Policies for Pre-accession is fixed at € 482,130;

4. An amount of € 482,130 is committed from the 2006 budget under budgetary line 13.050101. Commitments in respect of subsequent instalments shall be based on the initial or revised financing plan for the measure, subject to the state of implementation of the measure and to budgetary availability.

Article 4

Payments

1. Community assistance shall cover payments on the measure for which legally binding commitments have been made by the beneficiary and for which the requisite finance has been specifically allocated. These payments must relate to the services described in Annex I.

2. Payments made before the date of signature of the financing memorandum by the Commission shall not be eligible for assistance from the Instrument for Structural Policies for Pre-accession.

3. The measure described in Annex I and payments by the body responsible for the implementation of the measure shall be completed no later than the end date indicated in Article 2 above.

4. The report required for the payment of the final balance should be submitted not later than 6 months after this date.

2. The advance payment is fixed at € 192,8521, which shall be transferred as follows:

– An amount of € 96,426 is paid out after signature of this memorandum by the beneficiary;

– The remainder is paid out following the signing of the first main technical assistance contract.

Article 5

Respect of Community law and policies

The measure shall be carried out in compliance with the relevant provisions set out in the Stabilisation and Association Agreement2 and shall contribute to the achievement of Community policies, in particular those concerning transport and trans-European networks.

Article 6

Intellectual property

The Beneficiary and the authority responsible for implementation mentioned in Annex I point 3 shall ensure that they acquire all necessary intellectual property rights to studies, drawings, plans, publicity and other material made in conjunction with planning, implementation, monitoring and evaluation of the project. They shall guarantee that the Commission, or any body or person delegated by the Commission shall have access and the right to use such material. The Commission will only use such material for its own purpose.

Article 7

Permits and authorisations

Any type of permits and or authorisations required for the implementation of the measure must be provided by the competent authorities of the Beneficiary in due time and in accordance with national law.

Article 8

Specific conditions related to the measure

The presence of a project in the indicative list contained in Annex I does not constitute in any way a commitment of the Commission to grant financial support for the construction phase of the project.

Article 9

The implementation provisions described in the Annexes to this financing memorandum form an integral part of it.

Non-compliance with the conditions and implementation provisions shall be dealt with by the Commission according to the procedure stipulated in Annex III.1. Section VIII.

Article 10

The authentic text of this financing memorandum is the present document as signed hereunder.

Done at Šibenik, 26 October 2006      Done at Brussels, 27 September 2006

For the RecipientMartina DalićNational ISPA Coordinator      For the CommunityG. MeadowsDirector General

 

ANNEX 1

DESCRIPTION OF MEASURE

IPA Project Pipeline Preparation (transport)Commission code No: 2005/HR/16/P/PA/002

1. MEASURE TITLE

Preparation of a pipeline of transportation projects to be submitted for implementation under the IPA programme

2. AUTHORITY MAKING THE APPLICATION (National ISPA Co-ordinator)

2.1.      Name:  Ministry of Foreign Affairs and European Integration,

2.2.      Address:          Petretićev trg 2, 10 000 Zagreb (Croatia)

3. AUTHORITY RESPONSIBLE FOR IMPLEMENTATION (as defined at Section II (2) of Annex III.2)

3.1.      Name:  Ministry of Finance, Central Financing and Contracting Unit,

3.2.      Address:          Katančićeva 5, 10 000 Zagreb (Croatia)

4. FINAL BENEFICIARY (in case it is a different body from the authority mentioned under 3)

4.1. Name:       Hrvatske željeznice d.o.o. (Croatian Railways Ltd.)

4.2. Address:   Mihanovićeva 12, 10000 Zagreb (Croatia)

5. LOCATION

5.1.      Beneficiary country:      Croatia

5.2.      Region: From the state border with Slovenia (Dobova) to the state border with Serbia (Tovarnik).

6. DESCRIPTION

In September 2004 the Council of the European Union made a decision to make available the pre-accession programmes (Phare, ISPA and SAPARD) to the Republic of Croatia, with the aim of assistance in the fulfilment of the EU requirements as a candidate country. In this respect the Croatian transport authorities prepared a National ISPA strategy for the transport sector. The strategy was the basic document which described the transport situation in Croatia and it presented a number of potential projects for financing under the ISPA programme. Besides proposing a railway project it was identified that there was also a need for assistance in the preparation of the documentation required for future projects.

As identified in the ISPA Strategy the modernisation of the railway line along the Trans European Network Corridor X is a top priority for Croatia. This route is also an important priority of the National Transport Plan and, in particular, in the long term Transport Development Strategy of the Republic of Croatia. The ISPA programme in Croatia will be superseded by the IPA (Instrument for Pre Accession) programme in 2007. This new instrument will also be available to support measures in the transportation sector in Croatia. Accordingly, in order to avoid any gap in the implementation of measures between the ISPA and IPA programmes, it is necessary to prepare further projects straight away to enable applications for IPA funding to be made prior to the start of the IPA programme. By taking these steps it is hoped that there will be a smooth transfer of ISPA to IPA projects and an uninterrupted implementation process.

The proposed activities outlined for the measure below are the logical follow-on from the current ISPA measure being carried out on Corridor X and are aimed at the full modernisation of a 33.48km section of the main Zagreb to Belgrade railway line from the town of Vinkovci to the state border with Serbia. The modernisation of this railway line is designed to raise the track speeds for both passenger and freight traffic, reduce journey times, as well to improve safety and install modern communication equipment. The projects resulting from this measure and to be presented for IPA financing will continue the work of modernising this railway line along its entire length within Croatia.

The modernisation of the railway along the Trans European Corridor X, is included in, and is consistent with, the National Programme for Adoption of the Acquis Communitaire in progressing the movement of goods, services, capital and people. It is a project of «joint or common interest» (Basis: Directive 1692/EC/96) and has good potential to benefit other EU nations, particularly Slovenia and Greece. It has also the potential to benefit other as yet non-EU nations, including Serbia and Montenegro and Turkey, particularly for goods traffic.

The ISPA pre-accession programme is only available to Croatia until 2007, when the new IPA pre-accession programme is due to start. In the light of this, the Croatian IPA Transport Strategy needs to be developed as a continuation of the ISPA Transportation Strategy in order to ensure the continuity of measures. Consequently the existing National ISPA Transport Strategy will be used as the basis for the preparation of an IPA Transport Strategy. This new Strategy will provide the priorities and guidelines for a subsequent IPA project pipeline. The Strategy is currently being prepared by the Croatian authorities. All IPA transport measures are to be in line with the priorities and goals outlined in this Strategy.

7. OBJECTIVES

The overall objective of the assistance to be provided in this measure is to ensure the effective use of the funds that will be available in the IPA programme for Croatia for the transport sector. In addition the assistance is designed to ensure that the activities in the transport sector commenced under the ISPA programme are continued within the IPA programme. The measure will provide assistance in the preparation of a pipeline of projects aimed at the comprehensive modernisation of the railway line along Trans-European Corridor X within Croatian borders. This exercise will include the preparation of all supporting documents necessary for applications for financing under the IPA pre-accession instrument which will become available to Croatia in 2007. The exact number of measures (and which sections) to be prepared will depend on the results of the various studies to be carried out and the amount of funds available.

The specific objectives of the assistance are:

1. carrying out a feasibility study, cost benefit analysis, financial analysis and environmental impact assessment for the entire length of the railway along Corridor X in Croatia, excluding the length currently being modernised through ISPA;

2. preliminary design for the Zapresic-Savski – Marof section of the railway along TEN Corridor X;

3. refinement of the IPA Transportation Strategy for Croatia.

Task 1

Generally speaking the preparation of a project to be funded through IPA requires the completion of:

• Master Plan;

• Feasibility Studies (including Institutional Analysis);

• Financial and Economic Analyses;

• Environmental Impact Assessments (including public hearings);

• Preliminary designs;

• Cost estimates;

• Investment Programme;

• Tender documents (if appropriate);

• Completion of a formal IPA funding application.

Since funds are not currently available to prepare IPA funding applications for the entire remaining length of the railway in Corridor X at one time the aim of this measure is to carry out certain specific tasks necessary in order to prepare a number of selected sections for IPA financing. A team of consultants will carry out a feasibility study, cost benefit analysis, financial analysis and environmental impact assessment for modernising the entire remaining length of the railway along Corridor X in Croatia. Following this selected sections of the railway will be identified for the preparation of IPA financing applications. The documentation will be prepared in a way enabling the maximum number and highest quality of applications for IPA assistance to be made thereby ensuring the most efficient use of the available IPA funds. The exact scope of each project will presented in the detailed Terms of Reference which will then be subject to the ex-ante control of the EC Delegation in Zagreb. The projects will be prioritised according to the criteria listed in the IPA Transportation Strategy and according to the envisaged IPA programme budget.

Task 2

A team of designers will be appointed to prepare the preliminary design for the Zapresic – Savski – Marof section of the railway along Corridor X.

Task 3

The refinement of the IPA Transportation Strategy, which is being prepared by Ministry of Sea, Tourism Transport and Development, will be carried out by a separate team of consultants from those preparing the IPA project pipeline. The work of this team will consist of ensuring that the strategy has been prepared following the requirements of the aquis, the relevant EU Directives, the Croatian Pre-Accession Economic Programme 2005-2007 and the Croatian National Transportation Strategy. The Strategy is to be consistent with the approach taken by the previous ISPA Transportation Strategy. It should be logical, clear and present a reasoned, structured and consistent approach to all aspects transportation within the Republic of Croatia. The detailed requirements for this measure will be listed in the Terms of Reference which will be subject to the ex-ante control of the EC Delegation in Zagreb.

Following the completion of the above-mentioned activities specific sections of the railway along Corridor X will be selected for IPA financing based on the recommendations contained within the above-mentioned studies and the available IPA and national funds. Therefore it is not possible at this stage to state which sections of Corridor X will be proposed in the subsequent IPA financing applications.

8. INDICATIVE WORK SCHEDULE

Category of work

Commencement

Completion

Carrying out a feasibility study, cost benefit analysis, financial analysis and environmental impact assessment along the length of Corridor X in Croatia and preparing a number of measures for co-financing under IPA

October 2006

April 2007

Preliminary design for Zapresic – Savski Marof section of railway Corridor X

October 2006

April 2007

Refinement of the National IPA strategy for transport in Croatia

April 2006

August 2006

 

9. COST AND ASSISTANCE (in €)

Indicative Cost Breakdown between types of Expenditure

Item

Total costs(mln €)

Non-eligible costs(€)

Total eligible costs

Technical feasibility study for railway Corridor X

230,000

0

230,000

Economic cost/benefit analysis & financial analysis for railway Corridor X

241,738

0

241,738

Environmental impact assessment for railway Corridor X

120,000

0

120,000

Preliminary design for Zapresic-Savski Marof section (for railway Corridor X)

100,000

0

100,000

Refinement of the National IPA strategy for transport in Croatia

50,000

0

50,000

Total (overall)

741,738

0

741,738

 

 

Indicative Eligible Cost

Total cost

Private sector contribution

Non eligible expenditure

Total eligible cost

ISPA grant

Grant Rate%

€ 741,738

-

-

€ 741,738

€ 482,130

65

 

10. INVOLVEMENT OF IFIs

No IFIs are involved in this project.

11. SPECIFIC CONDITIONS RELATED TO THE MEASURE

See Article 8 of the Financing Memorandum

12. PROCUREMENT PLAN

The measure will be implemented according to the indicative procurement plan appended as annex I.a

ANNEX I.a

INDICATIVE PROCUREMENT PLAN

Tender N°

Description of works and services to be tendered

Type of contract (works, supplies or services)

Provisional month of launch of tender
(month/ year)

1

Service contract for Feasibility Study, Cost Benefit Analysis, Financial Analysis and Environmental Impact Assessment along railway Corridor X

Service

15/6/2006

2

Service contract for preliminary design of the Zapresic-Savski Marof section of railway Corridor X

Service

05/04/2006

3

Service contract for refinement of the National IPA Transport Strategy

Service

15/04/2006

 

The specific terms for the award of contracts will be made available in the Official Journal of the European Communities and/or the Internet.

ANNEX II

FINANCIAL PLAN (based on commitments from EU budget)

Title of measure:           IPA Project Pipeline Preparation (Transport)

ISPA No:        2005/HR/16/P/PA/002            Euro

 

 

*to be speicified

ANNEX III.1

ISPA FINANCIAL IMPLEMENTATION PROVISIONS

Section I.Forms and rate of assistance

(1) Community assistance under ISPA may take the form of non-repayable direct assistance, repayable assistance or any other form of assistance.

Assistance repaid to the managing authority or to another public authority shall be reapplied for the same purpose.

(2) The rate of Community assistance granted under ISPA may be up to 75% of public or equivalent expenditure, including expenditure by bodies whose activities are undertaken within an administrative or legal framework by virtue of which they are regarded as equivalent to public bodies. The Commission may propose to increase this rate to up to 85%, in particular where it considers that a rate higher than 75% is required for realising measures essential for achieving the general objectives of ISPA.

The rate of assistance and the maximum amount of the ISPA grant shall be specified in the financial memorandum relating to a measure.

Save in the case of repayable assistance or when there is a substantial Community interest, the rate of assistance shall be reduced to take into account:

(a) The availability of co-financing;

(b) The measure’s capacity to generate revenues; and

(c) An appropriate application of the polluter-pays principle.

(3) Measures which generate revenues in accordance with paragraph 2(b) shall be those concerning:

(a) Infrastructure the use of which involves fees borne by users;

(b) Productive investments in the environment sector.

Guidelines for application of the polluter pays principle have been elaborated by the Commission.

(4) Preliminary studies and technical support measures may be financed exceptionally at 100% of the total cost.

(5) Measures covered by a financing memorandum are to be implemented by the beneficiary country in close collaboration with the Commission, which will retain responsibility for the utilisation of appropriations.

Section IICommitments

(1) The Commission implements expenditure under ISPA in accordance with the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities on the basis of the financing memorandum to be drawn up between the Commission and the beneficiary country.

However, annual budgetary commitments in respect of assistance granted to measures shall be carried out in one of the following two ways:

(a) Commitments in respect of the measures assisted by ISPA to be carried out over a period of two or more years shall, as a general rule and subject to point (b), be effected in annual instalments.

The commitment in respect of the first annual instalment will be made by the Commission when it signs the financing memorandum relating to the measure.

This commitment will correspond to the amount of grant mentioned in the first year indicated in the financing plan. During the period leading to full decentralisation, it should be sufficient to cover the works to be contracted in the first years.

Commitments in respect of subsequent annual instalments shall be based on the initial or revised financing plan for the measure. They will, in principle, be granted at the start of each financial year and at the latest by 1 April of the year in question, provided that the forecast expenditure for the coming year justifies it and that the progress of the works demonstrates that the project is proceeding satisfactorily towards completion and subject to budgetary availability.

(b) For measures with a duration of less than two years or for which the Community assistance does not exceed Euro 20 million a first commitment of up to 80% of the total assistance granted may take place when the Commission signs the financing memorandum relating to the measure.

The remainder will be committed provided that the progress of the works demonstrates that the project is proceeding satisfactorily towards completion and subject to budgetary availability.

(2) Except in duly justified cases, the assistance committed to a measure on which substantial work has not begun within two years from the date of the signature by the Commission of the financial memorandum relating to the measure will be cancelled.

In any case the Commission shall inform in good time the beneficiary country and the designated authority whenever there is a risk of cancellation.

Section IIIPayments

(1) Payments may take the form of either advance payments, intermediate payments or payments of the final balance.

Intermediate payments and payments of the balance shall relate to expenditure actually certified and paid, which must be supported by receipted invoices or accounting documents of equivalent probative value.

(2) Advance payments

As a general rule an advance payment of up to 20% of total assistance from ISPA as initially decided shall be paid to the designated authority as defined in (9).

The advance payment is as a general rule transferred in the following ways:

– A first instalment of up to half of the advance is paid when the beneficiary country signs the financing memorandum;

– The remainder is paid out following the signing of the first contract, normally the first works contract.

Deviations from the general rule have to be approved by a Commission decision in the financing memorandum relating to the measure.

All or part of an advance payment shall be repaid by the designated authority referred to in paragraph (2) if no payment application is sent to the Commission within 12 months from the date on which the advance payment is paid. The amount of the advance to be repaid will be determined by the Commission on the basis of eligible expenditure effectively paid. Repayment of the advance does not lead to the cancellation of the Community assistance.

(3) Intermediate payments

Intermediate payments are made by the Commission to the designated authority on request and provided that the measure is progressing satisfactorily towards completion and shall be made to refund the expenditure certified and actually paid, subject to the following conditions:

– The beneficiary country has submitted a report describing the progress of the measure in terms of its physical and financial indicators and its conformity with the financing memorandum, including where appropriate any specific conditions attached to the assistance,

– The observations and recommendations of the national and/or Community inspection authorities have been acted upon,

– Any technical, financial and legal problems that have arisen and the measures taken to correct them have been indicated,

– Any departures from the original financing plan have been analysed,

– The steps taken to publicise the measure have been described.

The beneficiary country shall be informed by the Commission if one of the above mentioned conditions is not fulfilled;

The standard model provided by the Commission for payment claims and for financial and physical progress reports should be used.

(4) Beneficiary countries shall ensure that applications for payment are submitted to the Commission as a general rule three times a year, by 1 March, 1 July and 1 November at the latest.

(5) The total amount of the payments made under (2) and (3) may not exceed 80% of the total assistance granted. The Commission may increase this percentage to 90% in justified cases.

(6) Payment of the balance of Community assistance

The balance of Community assistance calculated on the basis of expenditure certified and actually paid will be paid provided that:

– The measure has been carried out according to its objectives,

– The measure has met its specific conditions as mentioned in the financing memorandum,

– The final report referred to in section V is submitted to the Commission,

– The designated authority or body referred to in paragraph 2 submits an application for payment to the Commission within six months of the deadline for completion of the work and for expenditure laid down in the financing memorandum,

– The beneficiary country certifies to the Commission that the information given in the application for payment and in the report is correct,

– The beneficiary country has sent to the Commission the declaration referred to in Annex III.4.C,

– All the information and publicity measures drawn up by the Commission under Annex III.6 have been implemented

– When the management of aid under a measure is conferred on implementing agencies in applicant countries on a decentralised basis, the beneficiary country provides the Commission with all the information necessary to verify that Community rules concerning public procurement have been complied with, in particular as regards the publication of tender notices and the submission of tender evaluation and contract award reports and that all conditions specified in the financing memorandum have been complied with.

(7) If the final report referred to above is not sent to the Commission within 6 months of the final date for completion of the works and payments as specified in the financing memorandum, that part of the assistance representing the remaining balance for the measure should be cancelled.

(8) Requests for interim and final payment presented by a beneficiary country are accompanied by a declaration of the National Authorising Officer that declared payments only relate to expenditure supported by receipted invoices or accounting documents of probative value and which comply with the provisions governing eligibility of expenditure for projects assisted by ISPA as specified in Annex III. 2.

(9) All payments of aid granted by the Commission under this financing memorandum shall be made to a central entity, the National Fund, designated by the beneficiary country to receive such payments. As a general rule, payments shall be made by the Commission to a single bank account designated by the beneficiary country no later than two months after receipt of a valid and complete application for payment. The National Fund shall transfer as quickly as possible and in full the ISPA contribution to the body responsible for the implementation.

(10) The National Fund, as headed by the National Authorising Officer, is to have overall responsibility for the management of the funds within the beneficiary country concerned. This officer shall also be responsible for refunding any overpaid or unduly amounts to the Commission.

The responsibilities of the National Authorising Officer are laid down in the Memorandum of Understanding concluded between the Commission and the beneficiary countries.

Section IVUse of the Euro

(1) The amounts in the applications for assistance, together with the relevant financing plan, shall be expressed in Euro.

(2) The amounts of assistance and the financing plans approved by the Commission shall be expressed in Euro.

(3) Declarations of expenditure in support of the corresponding payment applications shall be expressed in Euro.

The conversion rate to be used shall be the Commission’s financial accounting rate applicable for the month in which the declaration of expenditures are registered in the accounting documents of the responsible authorities in charge of the financial management of the project. The monthly conversion rate is fixed according to the provision mentioned in Article 7 (2) of the Commission Regulation (EC, Euratom) n° 2342/2002 of 23 December 2002 laying down rules for the implementation of General Regulation (EC, Euratom) n° 1605/2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities. The conversion rate is the rate on the penultimate working day of the month preceding that for which rates are established. The Commission will inform the responsible authorities of this rate3.

(4) Payments of financial assistance by the Commission shall be made in Euro to the authority designated by the beneficiary country to receive such payments.

Section VThe Final Report

The authority or body responsible for the measure is to submit a final report to the Commission within six months of completion of the measure. The final report will contain the following:

(a) a description of the work undertaken, accompanied by physical indicators, quantification of expenditure by category of work and the measures taken with regard to the specific clauses contained in the decision to grant assistance;

(b) certification of the conformity of the work with the decision granting assistance;

(c) a first assessment of the extent to which the expected results have been achieved, including notably:

– the effective date of implementation of the measure;

– an indication of the way in which the measure will be managed once completed;

– confirmation, if appropriate, of financial forecasts, especially as regards operating costs and expected revenues;

– confirmation of the socio-economic forecast, especially the expected costs and benefits;

– an indication of the actions taken to ensure protection of the environment and their cost including compliance with the polluter-pays principle.

– the date at which the assisted measure became operational,

(d) information relating to publicity actions.

Section VIAmendments to financing memorandum

(1) If the public or equivalent expenditure actually incurred differs from the expenditure initially planned, the Community assistance granted will be varied to take account of this but may not exceed the maximum amount stated in the financing memorandum.

A change in the rate of community assistance from the initially granted rate or of the maximum of the grant will require a modification of the financing memorandum in accordance with the procedure described in paragraph (3).

(2) If, when the financing plan for a project is amended, the Community commitments and/or payments already made exceed the amounts entered in the amended financing plan, the Commission shall, when authorising the first financial operation (commitment or payment) after that amendment, make an adjustment to take account of the amount over-committed or over-paid.

(3) Any amendments to the financing memorandum shall be made in accordance with the following procedures:

(a) Amendments which entail a substantial change in the objectives or characteristics of the project, or a substantial change in the financing plan or schedule of expenditure, shall be made by means of a financing memorandum taken in response to a request by the beneficiary country or at the initiative of the Commission after consultation with the beneficiary country. The definition of a «substantial» change is given within the provisions governing eligibility of expenditure.

(b) In the case of other amendments, the beneficiary country shall send to the Commission a proposal for amendment. The Commission shall make its comments or signify its agreement within twenty working days of receipt of the proposal. The amendments shall be adopted when the Commission has given its agreement. The ISPA management Committee is informed of such amendments.

(c) Any change in annual expenditure of less than 25% of the total expenditure planned for the project shall not be regarded as a substantial change of the financing plan and of the schedule of expenditure.

Section VIIFinancial Management and Control

(1) The Beneficiary countries shall:

(a) establish management and control systems which ensure:

– The proper implementation of the assistance granted under this Memorandum in accordance with the principles of sound financial management,

– The separation of the functions of management and control,

– That expenditure declarations presented to the Commission are accurate and emanate from accounting systems based on supporting documents which are open to verification;

(b) verify on a regular basis that the measures financed by the Community have been properly carried out;

(c) prevent irregularities and take action against them;

(d) recover any amounts lost as a result of irregularity or negligence.

(2) Appropriate internal and external controls are to be carried out in accordance with internationally accepted audit standards by the competent national bodies, which must be independent in order to perform this function. Each year an audit plan and a summary of the findings of the audits carried out are to be sent to the Commission. Audit reports will be at the disposal of the Commission.

(3) Without prejudice to checks carried out by Beneficiary countries, the Commission services and the Court of Auditors may, through their own staff or duly authorized representatives, carry out on-the-spot technical or financial audits, including sample checks and final audits.

(4) The Beneficiary country is to ensure that when Commission staff or its duly authorised representatives and or the Court of Auditors perform checks, these persons have the right to inspect on-the-spot all relevant documentation and accounts pertaining to items financed under the Financing Memorandum. The Beneficiary countries are to assist the Commission services and the Court of Auditors to carry out audits relating to the utilisation of funds granted under ISPA. The provisions of Annex III.5 shall be applicable to on the spot checks by the Commission.

(5) The detailed provisions on financial management and control are set out in Annex III.4.

Section VIIIMonitoring

The beneficiary countries and the Commission shall ensure that the implementation of the measure is monitored and evaluated in accordance with the following provisions:

(1) Monitoring committees are to be set up by arrangement between the beneficiary country concerned and the Commission. The authorities or bodies designated by the beneficiary country, the Commission and where appropriate, the EIB and/or other co-financing institution will be represented on the committees. Where regional and local authorities and private enterprises are competent for the execution of a project and where they are directly concerned by a project they will also be represented on such committees.

(2) Monitoring is to be carried out by means of jointly agreed reporting procedures, sample checks and, if appropriate by the establishment of ad hoc committees. It is to be carried out by reference to physical and financial indicators. The indicators will relate to the specific character of the project and its objectives. They will be arranged in such a way as to show the stage reached in the measure in relation to the plan and objectives originally laid down and the progress achieved on the management side and any related problems.

(3) (a) For each measure, the National ISPA Coordinator is to submit progress reports to the Commission within three months of the end of each full year of implementation.

(b) For the meetings of the monitoring committees the National ISPA Coordinator is to submit progress reports according to the standard model provided by the Commission. The report has to be in the hands of the Commission 15 working days ahead of the scheduled meeting.

(4) On the basis of the results of monitoring and taking account of the comments of the monitoring committee, the Commission is to adjust the amounts and conditions for granting assistance as initially approved, as well as the financing plan envisaged, if necessary on a proposal by the beneficiary countries.

The Commission will define the appropriate arrangements for these adjustments differentiating them according to their nature and importance.

Section IXTransparency in the award of contracts,eligibility, procurement rules, rules of origin

Article 1

The procedure to be followed for the award of works, supply and service contracts will respect the key principles enshrined in Part Two, Title IV of the Financial Regulation4 (external actions) applicable to the general budget of the European Community.

Article 2

Eligibility

(1) Participation in the award of procurement or grant contracts financed under ISPA shall be open to all nationals of and legal persons who are established in a Member State of the European Community, all legal persons who are established in a Member State of the European Economic Area, all nationals of and legal persons who are established in any country that is a beneficiary of the Council Regulation establishing an Instrument for Structural Policies for pre-accession (ISPA Regulation), and all nationals of and legal persons who are established in Albania, Bosnia and Herzegovina, Turkey, Serbia, including Kosovo under UNSCR Nş 1244, Montenegro and the Former Yugoslav Republic of Macedonia.

(2) Participation in the award of procurement or grant contracts financed under ISPA shall in addition be open to all legal persons who are established in any country other than those referred in the paragraph above, where reciprocal access to their external assistance has been established in conformity to Article 6 of Council Regulation (EC) No 2112/2005 of 21 November 2005 on access to Community external assistance.

(3) The specifications shall therefore require tenderers to state their nationality or place of establishment and to present the supporting evidence normally acceptable under their own law.

(4) Participation in the award of procurement or grant contracts financed under a Community instrument shall be open to international organisations.

(5) In duly justified cases, such as co-financing with International Financing Institutions and after early examination by the ISPA Management Committee, the European Commission may in addition allow third country nationals and legal persons established in third countries to tender for contracts.

Article 3

Transparency in the award of contracts

(1) The beneficiary countries shall take the necessary measures to guarantee as wide a participation as possible. To this end, they shall as a minimum adhere to the publication requirements laid down in the applicable procurement rules referred to in Article 4.

(2) They will also eliminate any discriminatory practice or technical specifications liable to hamper wide participation on equal terms by all natural or legal persons eligible to participate in the award of procurement or grant contracts.

Article 4

Procurement rules

(1) Detailed procedures for tendering and contracts to be followed as a general rule are laid down in the Practical Guide to contract procedures for EC external actions5 issued by the European Commission.

(2) However, the procurement rules appropriate to the European Bank for Reconstruction and Development (EBRD) may be used for contracts that are implemented under ISPA measures co-financed by the EBRD, as authorised in their respective ISPA Financing Memoranda.

Article 5

Experts

All experts engaged by tenderers as defined in Articles 2 and 8 may be of any nationality. This article is without prejudice to the qualitative and financial requirements set out in the Community’s procurement rules.

Article 6

Rules of origin

All supplies and materials purchased under a contract financed under an ISPA Financing Memorandum must originate from the Community or from an eligible country as defined in Articles 2, 7 and 8. The term ‘origin’ for the purpose of this article is defined in the relevant Community legislation on rules of origin for customs purposes.

Article 7

Derogations from the rules of eligibility and origin

(1) In duly substantiated exceptional cases, the European Commission may extend eligibility to legal persons from a country not eligible under Article 2.

(2) In duly substantiated exceptional cases, the European Commission may allow the purchase of supplies and materials originating from a country not eligible under Article 2.

(3) Derogations as provided for in paragraphs (1) and (2) may be justified on the basis of unavailability of products and services in the markets of the countries concerned, for reasons of extreme urgency, or if the eligibility rules would make the realisation of a project, a programme or an action impossible or exceedingly difficult.

Article 8

Operations involving international organisations or co-financing

(1) Whenever ISPA funding covers an operation implemented through an international organisation, participation in the appropriate contractual procedures shall be open to all legal persons who are eligible pursuant to Article 2 as well as to all legal persons who are eligible pursuant to the rules of that organisation, care being taken to ensure that equal treatment is afforded to all donors. The same rules shall apply in respect of supplies, materials and experts.

(2) Whenever ISPA covers an operation co-financed with a third country, subject to reciprocity as defined in Article 2(2), or with a regional organisation, or with a Member State, participation in the appropriate contractual procedures shall be open to all legal persons who are eligible pursuant to Article 2 as well as to all legal persons who are eligible under the rules of such third country, regional organisation or Member State. The same rules shall apply in respect of supplies, materials and experts.

(3) In the case of contracts for which joint co-financing by the European Bank for Reconstruction and Development (EBRD) is foreseen in the ISPA Financing Memorandum, the ISPA Financing Memorandum may authorise the use of the EBRD Procurement Rules and Procedures.

Section XTransparency in Accounting and project reports

The beneficiary country shall ensure that, for the measure to which the financing memorandum relates, all public or private bodies involved in the management and implementation of the operations maintain either a separate accounting system or an adequate accounting codification of all transactions concerned which will facilitate the verification of expenditure by the Community and by national control authorities. They must also ensure that all expenditure is correctly attributed to the project concerned.

The responsible authorities are to keep available all the supporting documents regarding expenditure on any project for a period of five years following the last payment in respect of a project.

Section XIEx-post Evaluation

Ex-post evaluation is to cover the utilisation of resources and the effectiveness and efficiency of assistance and its impact. It is to cover the factors contributing to the success or failure of implementation of measures and the achievements and results

After the completion of measures, the Commission and the beneficiary countries will therefore evaluate the manner, including the efficient and effective use of resources, in which they have been carried out. The evaluation will also cover the actual impact of their implementation in order to assess whether the original objectives have been achieved. This evaluation will, inter alia, address the contribution made by measures to the implementation of Community policies on the environment or its contribution to extended Trans-European networks and common transport policies. They will also assess the environmental impact of the measures.

Annex III.2

PROVISIONS GOVERNING ELIGIBILITY OF EXPENDITURE FOR MEASURES ASSISTED BY ISPA

Section IDomain of expenditure

The ISPA provides assistance for the following measures:

(1) Environmental projects enabling the beneficiary countries to comply with the requirements of Community environmental law and with the objectives of the Accession Partnerships;

(2) Transport infrastructure projects which promote sustainable mobility and in particular those that constitute projects of common interest based on the criteria of Decision N° 1692/96/EC6 and those which enable the beneficiary countries to comply with the objectives of the Accession Partnerships; this includes interconnection and interoperability of national networks as well as with the Trans-European Networks together with access to such networks;

(3) Preliminary studies, appraisals, and technical support measures including information and publicity actions related to eligible projects. This includes technical and administrative assistance to the mutual benefit of the Commission and the beneficiary countries which do not fall within the standing remit of the national public administration, covering the identification, preparation, management, monitoring, audit and supervision of projects.

The rules specified in sections II to XII below relate to projects listed under items 1 and 2 above they are, however, applied by analogy to decisions for projects listed under item 3.

Section IIBasic definitions and concepts

(1) Concept of project, stage of a project and group of projects

For the purpose of this document, the following definitions shall apply:

a) a «project» shall be an economically indivisible series of works fulfilling a precise technical function and with clearly identified aims.

b) a «technically and financially independent stage» shall be a stage which can be identified as operational in its own right.

A stage may also cover preliminary, feasibility and technical studies needed for carrying out a project.

c) projects meeting the following three conditions may be grouped:

– they must be located in the same water course or catchment area or situated along the same transport corridor;

– they must be carried out under an overall plan for the water course or catchment area or corridor with clearly identified goals;

– they must be supervised by a body responsible for co-ordinating and monitoring the group of projects in cases where the projects are carried out by different competent authorities.

(2) The «body responsible for implementation»

(a) For projects assisted by ISPA the «body responsible for implementation» is the body responsible for the tenders and contracting. This body is indicated in Annex I, point 3, of the financing memorandum.

As a consequence, any change of the «body responsible for implementation» of a project has to be approved by the Commission in a financing memorandum.

This body is normally referred to as the final beneficiary of the financial assistance from ISPA. Only this body executes eligible expenditure.

(b) However this body may delegate the implementation to another body who can also execute eligible expenditure. In such cases the Commission must be informed of the type of delegation proposed and must receive a copy of the relevant documents.

(3) The concept of «public administration»

Public administration is meant to embrace the following three levels of general government:

– Central government bodies, (national level);

– Regional government bodies;

– Local government bodies.

In addition this concept may include bodies whose activities are undertaken within an administrative and legal framework by virtue of which they are regarded as equivalent to public bodies.

(4) Implementation and period of implementation of a project.

(a) The implementation of a project is considered to cover all stages from preliminary planning (including the study of alternatives) to the completion of the approved project and publicity measures for an assisted project.

(b) The financing memorandum can apply to one or several of the above stages.

(c) The implementation period of a project concerns, as a general rule, the period necessary for the completion of the above stages until the point in time at which a project becomes fully operational and at which the physical object described in the financing memorandum has been completed.

(5) Transparency and documentary evidence.

Any expenditure declared to the Commission should be based on legally binding agreements and/or documents. Appropriate documentary evidence is imperative.

In order to maximize transparency and to permit the audit of expenditure by the Commission and/or by the competent national financial control authority, each beneficiary country must ensure that any body involved into the management and the implementation of projects has set up a separate accounting record covering the project described in the financing memorandum.

(6) Expenditure

Expenditure must relate to payments certified and actually made by the body responsible for implementation, supported by receipted invoices or accounting documents of equivalent probative value.

«Accounting document of equivalent probative value» means any document submitted by the authority defined in point 2 of this section to prove that the book entry gives a true and fair view of the actually implied transactions in accordance with standard accountancy practices. Prior agreement of the Commission is necessary when accounting document of equivalent probative value are used.

Section IIIMain categories of eligible expenditure

As a general rule expenditure relating to

– feasibility studies,

– planning and design including environmental impact assessment,

– site preparation,

– building and construction,

– plant and machinery permanently installed in the project,

– testing and training,

– project management,

– compensatory or mitigation measures of the environmental impact,

– other types of expenditure specified in a financing memorandum,

– measures undertaken pursuant to the provisions of Annex III 6 on information and publicity are eligible subject to the qualifications specified hereafter.

Section IVFeasibility studies, project planning and design

(1) Expenditure related to feasibility studies, planning and design of projects

(a) Expenditure related to feasibility studies, planning including environmental impact assessment studies, project-related expertise and design of projects are, as a general rule, eligible, provided that such expenditure is directly linked to one or several projects and specifically approved by a financing memorandum.

(b) In those cases where several projects are covered by a contract or where the body responsible for implementation is executing the above functions on its own account, costs have to be imputed by means of a transparent and separate project accounting system based on accounting documents or documents of equivalent probative value (e.g. by means of a time allocation system).

(2) Involvement of public administration

In those cases where employees from the public administration, are involved in the activities mentioned under point 1 (a) of this section, expenditure can only be accepted by the Commission as eligible in duly justified cases according to all of the following criteria:

– the employee must have temporarily left his statutory employment in the public administration;

– expenditure must be based on a contract related to one or several specified project; in the case where a contract relates to several projects, costs have to be allocated in a transparent manner (e.g. by means of time sheets);

– expenditure must be directly linked to one or more individual projects concerned;

– the contract must be limited in time and must not exceed the time limit set for the completion of the project;

– the tasks to be executed under that contract must not cover general administrative functions, as specified herein under section VIII, point 1;

– this provision must not be used to circumvent community public procurement procedures.

Section VSite preparation and construction

(1) In those cases where the body responsible for implementation is executing site preparation or construction works, or parts thereof, on its own account, costs have to be imputed by means of a transparent and separate project accounting system based on accounting documents or documents of equivalent probative value.

In cases where public administration employees are involved the provisions specified in section IV, point 2, apply.

(2) Eligible costs shall include only costs actually borne after the dates specified in section X, point 1, and related directly to the project. Eligible cost may include all or any of the following categories:

– labour costs (gross wages and salaries);

– charges for using durable equipment during construction;

– cost of products used for the implementation of the project;

– overheads and other cost items, if specifically justified; they are to be allocated in an equitable manner, in accordance with generally recognised accounting standards.

– imputed overheads are not eligible in the case where the body mentioned under (a) above is a public administration.

(3) As a general rule, cost should be valued at market prices.

Section VIPurchase, lease of equipment and intangible assets

(1) Durable equipment that is part of capital expenditure of the project

(a) Expenditure on purchase or production of plant and equipment that is to be permanently installed and fixed in the project is eligible, provided that it is placed under inventory of durable equipment of the body specified under Section II (2) and that it is treated as capital expenditure in accordance with standard accounting conventions.

(b) Without prejudice to Section IX (3), the lease of such equipment is considered as part of the operation cost and is not eligible.

(2) The purchase of intangible assets

The purchase and use of intangible assets, as for example patents, are eligible if they are necessary for the implementation of the project.

(3) Durable equipment used for the implementation of a project

(a) In the cases where the body responsible for implementation is executing site preparation or construction works, or parts thereof on its own account, expenditure on the purchase or production of durable equipment that is employed during the implementation phase of a project is not eligible. This concerns heavy construction machines as well as office and other types of equipment.

(b) Durable equipment that is expressly purchased or produced for implementing a project can be considered eligible if it is without economic value or scrapped after use and if so specified in the financing memorandum.

(4) Durable equipment used by public administrations

(a) Expenditure on the purchase and leasing of durable equipment used by public administration is not eligible.

(b) Without prejudice to Section VIII (2) and (3), expenditure on equipment and leasing charges for equipment used by a public administration in the pursuit of its monitoring and supervision task can be eligible with the agreement of the Commission.

Section VIILand purchase and Value Added Tax

Land purchase and value Added tax (VAT) are not eligible.

Section VIIIAdministrative expenditure

(1) General principle

As a general rule, expenditure incurred by public administrations, including salaries of national, regional and local statutory employees are not eligible for assistance (including technical assistance) except for dully documented expenditure arising from the obligation to carry out financial cheeks, financial and physical monitoring, evaluation and prevention of irregularities and expenditure entered into under the obligation to recover amounts lost.

With the exception of the National Fund, costs including salaries linked to the temporary employment, at the initiative of the Commission, of staff whether temporary civil servants or staff from the private sector for work involving management, follow up, evaluation and control are eligible under the technical support measure as defined in Section I (3).

Equipment for monitoring purposes may be eligible if specifically allowed by a technical assistance measure mentioned within the financing memorandum.

(2) Organisation of Monitoring Committees

(a) Without prejudice to point 1 above expenditure incurred for the organization of statutory monitoring is eligible on presentation of documentary evidence.

(b) Allowable costs may, as general rule, include one or more of the following categories:

– interpreter services,

– lease of meeting room and ancillary arrangements,

– lease of audio-visual and other necessary electronic equipment,

– provision of documentation and related facilities,

– fees for participation of experts,

– travel expenditure.

(c) Salaries and allowances of public administration employees incurred in this context are not eligible.

(3) Meetings upon request of the Commission.

The rules specified in point 2 above may be applied by analogy for the organisation of ad hoc meetings upon the request of the Commission.

Section IXOther types of expenditure

(1) Project management and project supervision

Expenditure related to project management and project supervision is, as a general rule, eligible. The provisions specified in Section IV (1) and (2) apply.

(2) Financial charges

Any type of financial charge linked to the realization of a project is not eligible; this concerns in particular interest on interim financing, bank fees, provision fees, etc.

Bank guarantees related to bank loans used for the financing of project can be eligible with the agreement of the Commission.

(3) Financing techniques not implying an immediate transfer of asset ownership

Without prejudice to point 2, financing techniques, which do not necessarily imply an immediate transfer of asset ownership, can be considered eligible, if justified and approved in the financing memorandum.

The beneficiary country has to demonstrate through a risk analysis that the technique used is economically more advantageous than outright acquisition of an asset.

(4) Operating expenditure, running costs of assisted projects

(a) Any type of operating cost incurred after the completion of a project is not eligible.

(b) Notwithstanding point (a) above training of operating personnel and testing of a project and of its equipment may be taken into consideration as eligible expenditure for a necessary period defined in a financing memorandum.

(c) The principles defined in points (a) and (b) above hold also for a completed individual part of a project or a grouped project, albeit the total project has not yet been completed.

(5) Publicity and information measures

Expenditure for measures undertaken pursuant to the provisions of Annex III.6 on information and publicity is eligible.

Section XPeriod of Eligibility

(1) Initial time limit on eligibility

The initial time limit on eligibility is assessed differently according the two following situations:

(a) when project selection, tendering and contracting by applicant countries is subject to ex-ante approval by the Commission7, expenditure is eligible for assistance from the date the financing memorandum related to this project is signed by the Commission.

In exceptional cases and when project funding is made up of a combination of loan either from the EIB or another financial institution and ISPA grant, expenditure is eligible for assistance from the date of the agreement of the EIB or of the other financial institution on the particular project. As a general rule this date should not be earlier than 6 months from the date mentioned under the first sub paragraph. The following conditions are a prerequisite:

– The works and the contracts for which the provision shall apply must be identified in the financing memorandum;

– The EIB or other financial institution certify that the provisions of Articles 167 and 168 (1) of the Council Regulation (EC, Euratom) n° 1605/2002 and provisions of Article 239 and 240 of Commission Regulation (EC, Euratom) n° 2342/2002 are respected;

In the above cases the Commission is, as a general rule, disposed to apply after examination by the ISPA Management Committee the provision of Article 168 (2) of the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities.

(b) after the decision of the Commission to confer aid on implementing agencies in applicant countries on a decentralized basis8, expenditure is eligible for assistance from the date on which the application reaches the Commission (ISPA service) provided that the application can be considered complete.

Payments made before the dates specified in (a) and (b) above are not eligible.

(2) Modification of projects

(a) Any modification of an approved project, which equals or is above EUR 5 million or 20% of its total cost whatever is the lowest, is deemed to be a «substantial» modification of the project. Major modifications to the physical objects of a project that are such that the nature of this project is changed are also treated as « substantial».

The rules set up under paragraph 1 apply for the eligibility of expenditure related to those modifications as defined above.

(b) For any other modification of a project, expenditure related to the new additional or extended physical elements are eligible from the time at which the request for modification reaches the Commission (ISPA service).

(c) Request for modifications and the relevant information attached to it can be presented at a Monitoring Committee. A record of the request and of the deposition of material must be made in the minutes of the meeting.

(3) Final time limit on eligibility

(a) The final date of eligibility is specified, as a general rule, in Article 4, paragraph 3 of the financing memorandum.

(b) The final date relates to payments made by the body responsible for implementation.

(c) The final date of eligibility is laid down in the relevant financing memorandum. After that date has expired the beneficiary state disposes of a period of six months to submit to the Commission the final payment claim together with the final report and a statement as specified in Section III (6) of Annex III.1 and in Annex III. 4.C to the financing memorandum.

(d) The Commission cannot extend this six –months period.

Section XIPayment claims

Payment claims presented to the Commission by beneficiary countries are based on declarations of expenditure actually paid out as defined in section II point 6.

In the case of work undertaken by a concessionaire or equivalent body, the responsible government authority must certify the correctness of the expenditure.

Payment claims must be registered and certified by the National Authorising Officer. Claims are then forwarded to the Commission via the Commission Delegation.

Section XIIOther items not specifically specified

(1) Whenever questions arise which are not specifically dealt with in these principles governing eligibility of expenditure in the framework of projects assisted by ISPA the matter shall be discussed with the Commission. The Commission will endeavor to handle open questions in the spirit enshrined in these principles and with due reference to the principles established for the Cohesion Fund.

(2) In case of a conflict between these principles and those under national eligibility rules the above-mentioned principles shall take precedence.

Annex III 3a

MODEL FOR SUBMISSION TO THE MONITORING COMMITTEE OF

ISPA MONITORING SHEET

 

All data in the report should be up to 30 June or 31 December

1A. MEASURE IDENTIFICATION

           

Name of measure:

 

ISPA Financing Memorandum reference N°:

 

Implementing Agency:

 

Rate of ISPA assistance:

 

Signature of Financing Memorandum

- Commission

 

- Country

 

 

Amendment number

- Commission

 

- Country

 

1B. IMPLEMENTING AGENCY (IA)

           

Name:

 

Address:

 

Post Code:

Town

Contact Name:

 

Telephone No.:

 

E-mail:

 

 

2. BRIEF CHRONOLOGICAL DESCRIPTION OF ACTIVITIES/WORKS CARRIED OUT

 

 

 

3. SPECIFIC CONDITIONS RELATED TO THE MEASURE (ARTICLE 8 OF FINANCING MEMORANDUM FM

 

Refer to specific conditions, if any, and state how they have been complied with as well as the date of fulfilment (the reference of the Commission correspondence acknowledging fulfilment of those conditions already complied with).

 

 

4. UPDATE OF PROCUREMENT PLAN

Contract (N°,Type & Description)*

Date of publication of tender forecast

Type of tender envisaged**

Date of publication of tender notice

Cost of contract /estimated cost of contract

Type of co-financing

Date of Signature and name of the company awarded/State of Play***

 

If not published

If published

€ million

Joint/parallel

 

Estimated Date

Date, OJ Ref and Internet.

 

 

Signed

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Under preparation

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 (*) Specify the main contract.

(**) Indicate whether the contract agreement will be either Red, Yellow or Silver book. Specify if it is a local, international or restricted tender and give justification for procedure in case of pre-qualification.

(***) For the contracts under preparation, please give some details about the stage of preparation of the tender documents.

5. EXPENDITURE PLAN (UNIT: €)

 

Year

Total eligible cost

Actual Realised Payments

Future Estimated Expenditure

Total Expenditure

Divergence/ Total Cost%

(9)=((7)-(2))/

/total (2)

Initial
estimation*

Current accepted estimation**

(up to cut-off date)

(%) (3)/(2)

(as from cut-off date)

(%) (5)/(2)

(7)=(3)+(5)

(%) (7)/(2)

 

 

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

2000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2001

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2002 Quarter 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Quarter 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Quarter 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Quarter 4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2003 Quarter 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Quarter 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Quarter 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Quarter 4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2004

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2005

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2006

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Proposed change to the Financial Plan           Yes  £            No  £

Already submitted to the EC on:                

To be submitted to the EC on:                

To be presented at the Monitoring Committee (append plan and reasons for change)

 

* At the moment of the signature of the Financing Memorandum

** Last Monitoring Committee

 

 

* coverage of 100% of the total eligible cost

7. REASON FOR DIFFERENCES (IF ANY) BETWEEN PHYSICAL & FINANCIAL EXECUTIONEXPLANATION FOR DELAYS (IF APPROPRIATE)

 

 

8. TECHNICAL, FINANCIAL OR LEGAL PROBLEMS(ANNEX III.1 OF FM)

 

Refer to any problems that have arisen in the implementation of the measure, including departures from the original financial plan, and explain what action has been taken to correct them.Refer to any suspension, financial correction and/or irregularity.

 

9. OBSERVATIONS AND RECOMMENDATIONS OFNATIONAL AND/OR COMMUNITY INSPECTIONAUTHORITIES (ANNEX III.1 OF FM)

 

Give summary observations or recommendations, if any, (with full reference to source), and state how they have been complied with.

 

10. MEASURES ADOPTED TO ADVERTISE COMMUNITYASSISTANCE (ANNEX III.6 OF FM)

 

Billboards erected at the site?            Yes £      No £Billboards erected at the site?            Yes £      No £Billboards erected at the site?            Yes £      No £Media used to inform the public of the measure in hand:Press £                  Television £                Radio £Other audio-visual media £Type of written documentation made available to the public:

 

11. EXPECTED COMPLETION DATE

 

In initial FM (end date fixed in the initial FM)In Current FM (end date in modified FM)Expected completion dateModification of date to be proposed at MC:      Yes £     No £

 

ANNEX III.3.b

MODEL FOR INTRODUCING MODIFICATION

ISPA MODIFICATION PROPOSAL

 

Body responsible for implementation:

1. MEASURE IDENTIFICATION

Name of measure:

Body responsible for implementation:

ISPA Measure Code:

Financing Memorandum No:

Date:

Rate of ISPA assistance:

 

2. CHANGE OF COMPLETION DATE

Current completion date:

Proposed date for completion:

 

3. PROPOSED CHANGES TO THE FINANCIAL PLAN (*)

UNIT: €

 

Total eligible expenditure according to current FM

Eligible expenditure spent or total expenditure forecast

2000

 

 

2001

 

 

2002

 

 

2003

 

 

2004

 

 

2005

 

 

2006

 

 

After 2006

 

 

Total

 

 

Application for increase in Assistance

   Yes  £  No  £

Amount of increase requested (where applicable) €

(*) attach modified financial plan

 

 (*) attach modified financial plan

 

4. CHANGES IN ELIGIBLE MEASURE COSTS

UNIT: €

Category ofexpenditure (*)

Current Total Eligible Cost

Change requested

Proposed Total Eligible Cost

Planning/design fees

 

 

 

Site preparation

 

 

 

Main works

 

 

 

Plant and machinery

 

 

 

Technical assistance

 

 

 

Supervision

 

 

 

Other (specify)

 

 

 

Total

 

 

 

(*) The categories are examples, which have to be adjusted in order to reflect project realties. An additional breakdown by contract may be appropriate.

5. CHANGES IN PHYSICAL INDICATORS

Type of work

Unit

Current estimate to completion

Proposed

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. CHANGES IN THE CHARACTERISTICS OF THE MEASURE

 Give detailed description

 

7. REASONS FOR PROPOSED CHANGES

 Give detailed arguments

 

Modification proposal:

Date of submission of modification proposal:

Signature of NIC:

ANNEX III.4

MANAGEMENT AND CONTROL SYSTEMS FOR ASSISTANCE GRANTED FROM ISPA AND THE PROCEDURE FOR MAKING FINANCIAL CORRECTIONS

Section I.

This Annex lays down detailed rules as regards the management and control systems for assistance granted from ISPA and as regards the procedure for making financial corrections to such assistance.

Section 2Management and control systems

1. Each Beneficiary Country shall ensure that:

(i) the National ISPA Co-ordinator,

(ii) the National Fund and the National Authorising Officer,

(iii) the Implementing Agencies and the Sectoral Authorising Officers, and

(iv) the Final Beneficiaries

as defined in the ISPA Memorandum of Understanding on the utilisation of the National Fund for ISPA receive adequate guidance on the provision of management and control systems necessary to ensure the sound management of ISPA in accordance with generally accepted principles and standards, and in particular to provide adequate assurance of the correctness, regularity and eligibility of claims on ISPA assistance but also to ensure that measures are carried out in accordance with the terms of the Financing Memorandum and with the objectives assigned to the measure.

2. For the purposes of this Annex, the «implementing agencies» shall include bodies others than the final beneficiaries to which the implementation of measures assisted by ISPA is delegated by the implementing agency or sectoral authorising officer (hereinafter called «delegated bodies»).

3. For the purposes of this Annex, except where otherwise stated «measures» mean individual projects, stages of projects or groups of projects falling within Annex III.2, section II (1) which is the subject of a Financing Memorandum.

Section 3

1. The management and control systems of the National ISPA Co-ordinator, the National Fund, the implementing agencies, the delegated bodies and the final beneficiaries shall, subject to proportionality in relation to the volume of assistance administered, provide for:

(a) a clear definition, a clear allocation and, insofar as it is necessary for sound management, an adequate separation of functions within the organisation concerned;

(b) effective systems for ensuring that the functions are performed in a satisfactory manner;

(c) in the case of delegated bodies and final beneficiaries, reporting to the authority responsible on the performance of their tasks and the means employed.

Section 4

1. The management and control systems referred to Section 3 shall include procedures to verify the authenticity of the expenditure claimed and execution of the measure from its preparatory stage through to the entry into service of the financed investment in accordance with the terms of the relevant Financing Memorandum, with the objectives assigned to the measure, and with applicable national and Community rules on, in particular, the eligibility of expenditure for support from ISPA, protection of the environment, transport (including trans-European networks), competition and the award of public contracts.

Verifications shall cover all aspects, whether of a financial, technical or administrative nature, that determine the effective utilisation of the assistance committed.

2. The procedures shall require the recording of verifications of measures on the spot. The records shall state the work done, the results of the verification and the measures taken in respect of discrepancies. Where any physical or administrative verifications are not exhaustive, but performed on a sample of works or transactions, the records shall identify the works or transactions selected and describe the sampling method.

Section 5

1. The Beneficiary Country shall inform the Commission, within three months of the entry into force of the Financing Memorandum, of the organisation of the National ISPA Co-ordinator, the National Fund, the implementing agencies and delegated bodies responsible for ISPA measures as identified in Section 2, of the management and control systems in place in these authorities or bodies and of improvements planned pursuant to the guidance referred to in Section 2 (1).

2. The communication shall contain the following information in respect of the National ISPA Co-ordinator, the National Fund, implementing agencies and delegated bodies:

(a) the functions vested in them,

(b) the allocation of functions between or within their departments,

(c) the procedures for the inspection and acceptance of works and by which claims for reimbursement of expenditure are received, verified and validated, and by which payments to beneficiaries are authorised, executed and accounted for, and

(d) the provisions for the audit of management and control systems.

3. The Commission shall, in co-operation with the Beneficiary Country, satisfy itself that the management and control systems presented under paragraphs 1 and 2 meet the standards required by this Annex, and shall make known any obstacles which they present to the transparency of checks on the operation of ISPA and to the Commission’s discharge of its responsibilities. Reviews of the operation of the systems shall be undertaken on a regular basis.

Section 6

1. The management and control systems for measures shall provide a sufficient audit trail.

2. An audit trail shall be considered sufficient where it permits:

(a) reconciliation of the summary amounts certified to the Commission with the individual expenditure records and supporting documents held at the various administrative levels, by the implementing agencies and the final beneficiaries;

(b) verification of the allocation and transfer of the available Community and national funds;

(c) verification of the correctness of the information supplied on the execution of the measure in accordance with the terms of the Financing Memorandum granting the assistance and the objectives assigned to the measure.

3. An indicative description of the information requirements for a sufficient audit trail is given in Annex III.4 A.

4. The Beneficiary Country shall satisfy itself on the following points:

(a) that there are procedures to ensure that documents that are relevant to specific items of expenditure incurred, payments made, works undertaken and verification of them carried out in connection with the measure, and which are required for a sufficient audit trail, are held in accordance with the requirements of Section X of Annex III.1 and with Annex III.4 A;

(b) that a record is maintained of the body holding them and its location;

(c) that the documents are made available for inspection by the persons and bodies who would normally have the right to inspect such documents.

5. The persons and bodies referred to in paragraph 4 (c) shall be:

(a) the staff of the National ISPA Co-ordinator, the National Fund, implementing agencies and delegated bodies who process payment claims;

(b) the services undertaking audits of management and control systems;

(c) the National Authorising Officer as person responsible for certifying interim and final payment claims under Section III (8) of Annex III.1 and the person or department which issues declarations at winding-up of measures as attached in Annex III.4.C,

(d) mandated officials of national audit institutions and of the Community.

They may require that extracts or copies of the documents or accounting records referred to in paragraph 4 be supplied to them.

Section 7

The National Fund shall keep an account of amounts recoverable from payments of ISPA assistance already made, and ensure that the amounts are recovered without unjustified delay. After recovery, it shall repay the irregular payments recovered, together with interest received on account of late payment, by deducting the amounts concerned from its next statement of expenditure and request for payment to the Commission in respect of the measure concerned. If this is insufficient, the Commission may request that the excess amount be refunded to it.

The National Fund shall send the Commission once a year, in annex to the fourth quarterly report on recoveries supplied under Annex III.5, a statement of the amounts awaiting recovery from ISPA measures at that date, classified by the year of initiation of the recovery proceedings.

Section 8Certification of expenditure

1. The certificates and statement of interim and final expenditure referred to in Annex III.1, section III (6), fifth indent and (8) shall be drawn up in the form prescribed in Annex III.4.B by the National Authorising Officer that is functionally independent of any services that approve claims.

2. Before certifying a given statement of expenditure, the National Authorising officer shall satisfy itself that the following conditions are fulfilled:

(a) the National ISPA Co-ordinator, the implementing agencies, the delegated bodies and the final beneficiaries have fulfilled the requirements of Sections III (3) and (6), VII of Annex III.1 and observed the terms of the Financing Memorandum;

(b) the statement of expenditure includes only expenditure:

(i) that has been actually effected within the eligibility period laid down in the Financing Memorandum granting the assistance and can be supported by receipted invoices or accounting documents of equivalent probative value,

(ii) relating to works that had not been essentially completed at the time the application for assistance was lodged,

(iii) that are justified by the progress or completion of the measure in accordance with the terms of the Financing Memorandum granting the assistance and to the objectives assigned to the measure.

3. So that the sufficiency of the control systems and the audit trail can always be taken into account before a statement of expenditure is presented to the Commission, the Beneficiary Country shall ensure that the National Fund is kept informed of the procedures operated by the National ISPA Co-ordinator, by the implementing agencies and by delegated bodies to:

(a) verify the authenticity of expenditure claimed and execution of the measure in accordance with the terms of the Financing Memorandum and the objectives assigned to the measure;

(b) ensure compliance with the applicable rules; and

(c) maintain the audit trail.

Section 9Sample checks

1. The Beneficiary Country shall organise checks on measures on an appropriate sampling basis, designed in particular to:

(a) verify the effectiveness of the management and control systems in place;

(b) verify selectively, on the basis of risk analysis, expenditure declarations made at the various levels concerned.

2. The checks carried out for the period covered by ISPA assistance shall cover at least 15 % of the total eligible expenditure incurred on measures approved during that period. This percentage may be reduced in proportion to the expenditure incurred before the 1 January 2003. The checks shall be based on a representative sample of transactions, taking account of the requirements of paragraph 3.

The Beneficiary Country shall endeavour to spread the implementation of the checks evenly over the period concerned. They shall ensure an appropriate separation of tasks as between such checks and implementation or payment procedures concerning measures.

3. The selection of the sample of transactions to be checked shall take into account:

(a) the need to check an appropriate mix of types and sizes of measures;

(b) any risk factors which have been identified by national or Community checks;

(c) the need to ensure that the different types of body involved in the management and implementation of measures and the two sectors of activity (transport and the environment) are satisfactorily checked.

Section 10

Through the checks, the Beneficiary Country shall endeavour to verify the following:

(a) the practical application and effectiveness of the management and control systems;

(b) the execution of the measure in accordance with the terms of the Financing Memorandum granting the assistance and the objectives assigned to the measure;

(c) for an adequate number of accounting records, the correspondence of those records with supporting documents held by the implementing agencies, delegated bodies and final beneficiaries;

(d) the presence of a sufficient audit trail;

(e) for an adequate number of expenditure items, that the nature and timing of the relevant expenditure comply with Community provisions and correspond to the approved specifications of the measure and the works actually executed;

(f) that the appropriate national co-financing has in fact been made available; and

(g) that the co-financed measures have been implemented in accordance with Community rules and policies as required by Article 5 of the Financing Memorandum.

Section 11

The checks shall establish whether any problems encountered are of a systemic character, entailing a risk for other or all measures carried out by the same implementing agencies or in the Beneficiary Country concerned. They shall also identify the causes of such situations, any further examination which may be required and the necessary corrective and preventive action.

Section 12

Each Beneficiary Country and the Commission shall consult at least once a year with a view to co-ordinating their programmes of controls so as to maximise the useful effect of the overall resources devoted to controls at national and Community level. These consultations shall cover the risk analysis techniques to be applied and shall take account of recent controls, reports and communications by national authorities, the Commission and the European Court of Auditors.

Section 13

In accordance with Section 12, the Beneficiary Country shall inform the Commission by 30 June each year, and for the first time by 30 June 2002, of their application of Sections 9 to 11 of this Annex in the previous calendar year and in addition provide any necessary completion or updating of the description of their management and control systems communicated under Section 5(1).

Section 14Declaration of winding-up of projects

The person or department designated to issue declarations on the winding-up of measures under Annex III.4.C shall have a function independent of the National ISPA Co-ordinator, the National Authorising Officer, National Fund, implementing agencies, delegated bodies and final beneficiaries.

It shall conduct its examination according to internationally accepted auditing standards. It shall be supplied by the National ISPA Co-ordinator, the National Fund, implementing agencies, delegated bodies and final beneficiaries with all information required and shall be given access to the records and supporting evidence necessary for drawing up the declaration.

Section 15

Declarations shall be based on an examination of the management and control systems, of the findings of checks already carried out and, where necessary, of a further sample check of transactions and of the final report drawn up under Section V of Annex III.1. The person or department issuing the declaration shall make all necessary enquiries to obtain reasonable assurance that the certified statement of expenditure is correct, that the underlying transactions are legal and regular and that the measure has been carried out in accordance with the terms of the Financing Memorandum and the objectives assigned to the measure.

Declarations shall be drawn up on the basis of the indicative model in Annex III.4.C and shall be accompanied by a report which shall include all relevant information to justify the declaration, including a summary of the findings of all checks carried out by national and Community bodies to which the declarant has had access.

Section 16

If the presence of important management or control weaknesses, or the high frequency of irregularities encountered or doubts about whether the measure has been properly implemented does not allow the provision of a positive overall assurance as to the validity of the request for payment of the final balance and the final certificate of expenditure, the declaration shall refer to these circumstances and shall estimate the extent of the problem and its financial impact.

In such a case the Commission may ask that a further check be carried out with a view to the identification and rectification of irregularities within a specified period of time.

Section 17Accounting information to be held and communicated to the Commission on request

1. The accounting records on measures referred to in Annex III.4.A shall as far as possible be held in computerised form. Such records shall be made available to the Commission on specific request for the purpose of carrying out documentary and on-the-spot checks, without prejudice to the requirements to supply progress reports under Section VIII of Annex III.1.

2. At the written request of the Commission, the Beneficiary Country shall deliver to the Commission the records referred to in paragraph 1 within 10 working days of receipt of the request. A different period may be agreed between the Commission and the Beneficiary Country, particularly where the records are not available in computerised form.

3. The Commission shall ensure that the information forwarded by the Beneficiary Country or collected by it in the course of on-the-spot inspections is kept confidential and secure.

4. Subject to the relevant national laws, Commission officials shall have access to all documents prepared either with a view to or following controls carried out under this Annex and to the data held, including those stored in computer systems.

Section 18Financial corrections

1. If, after completing the necessary verifications, the Commission concludes that:

(a) the implementation of a measure does not justify either part or the whole of the assistance granted to it, including a failure to comply with one of the conditions in the Financing Memorandum to grant assistance and in particular any significant change affecting the nature or conditions of implementation of the measure for which the Commission’s approval has not been sought, or

(b) there is an irregularity with regard to assistance from ISPA and that the Beneficiary Country concerned has not taken the necessary corrective measures,

the Commission shall suspend the assistance in respect of the measure concerned and stating its reason, request that the Beneficiary Country submits its comments within a specified period of time.

If the Beneficiary Country objects to the observations made by the Commission, the Beneficiary Country shall be invited to a hearing by the Commission, in which both sides make efforts to reach an agreement about the observations and the conclusions to be drawn from them.

2. At the end of the period set by the Commission, the Commission shall, subject to the respect of due procedure, if no agreement has been reached within three months, taking into account any comments made by the Beneficiary Country, decide to:

(a) reduce the advance payment referred to in Section III (2) of Annex III.1, or

(b) make the financial corrections required. This shall mean cancelling all or part of the assistance granted to the measure.

These decisions shall respect the principle of proportionality. The Commission shall, when deciding the amount of a correction, take account of the type of irregularity or change and the extent of the potential financial impact of any shortcomings in the management or control systems. Any reduction or cancellation shall give rise to recovery of the sums paid.

3. Any sum received unduly and to be recovered shall be paid to the Commission. Interest on account of late repayment shall be charged in accordance with the rules laid down in Section 21.

Section 19

1. The amount of financial corrections made by the Commission under Section 18 (2) for individual or systemic irregularities shall be assessed wherever this is possible and practicable on the basis of individual files and shall be equal to the amount of expenditure wrongly charged to ISPA, having regard to the principle of proportionality.

2. When it is not possible or practicable to quantify the amount of irregular expenditure precisely, or when it would be disproportionate to cancel entirely the expenditure in question, and the Commission therefore bases its financial corrections on extrapolation or a flat rate, it shall proceed as follows:

(a) in the case of extrapolation, it shall use a representative sample of transactions with like characteristics;

(b) in the case of a flat rate, it shall assess the importance of the infringement of rules and the extent and financial implications of any shortcomings in the management and control system that have led to the irregularity established.

3. Where the Commission bases its position on the facts established by auditors other than those of its own services, it shall draw its own conclusions regarding their financial consequences, after examining the measures taken by the Beneficiary Country concerned under Section VII of Annex III.1, Sections 18 (1) and (2) of this Annex, the reports supplied under Annex III.5 and any replies from the Beneficiary Country.

Section 20

1. The period of time within which the Beneficiary Country concerned may respond to a request under Section 18.(1), submit its comments and, where appropriate, make corrections, shall be two months, except in duly justified cases where a longer period may be agreed by the Commission.

2. Where the Commission proposes financial corrections on the basis of extrapolation or at a flat rate, the Beneficiary Country shall be given the opportunity to demonstrate, through an examination of the files concerned, that the actual extent of irregularity was less than the Commission’s assessment. In agreement with the Commission, the Beneficiary Country may limit the scope of this examination to an appropriate proportion or sample of the files concerned.

Except in duly justified cases, the time allowed for this examination shall not exceed a further period of two months after the two-month period referred to in paragraph 1. The results of such examination shall be examined in the manner specified in the second subparagraph of Section 18 (1). The Commission shall take account of any evidence supplied by the Beneficiary Country within the time limits.

3. Whenever the Beneficiary Country objects to the observations made by the Commission and a hearing takes place under the second subparagraph of Section 18 (1), the three-month period within which the Commission may take a decision shall begin to run from the date of the hearing.

Section 21

1. Any repayment due to be made to the Commission pursuant to Section 18.3 shall be effected before the due date indicated in the request sent to the National Authorising Officer. This due date shall be the last day of the second month following the date of transmission of the request for repayment.

2. Any delay in effecting repayment shall give rise to interest on account of late payment, starting on the due date referred to in paragraph 1 and ending on the date of actual payment. The rate of such interest shall be one and a half percentage points above the rate applied by the European Central Bank in its main refinancing operations on the first working day of the month in which the due date falls.

3. A financial correction under Section 18 (2) shall not prejudice the Beneficiary Country’s obligation to pursue recoveries under Section VII of Annex III.1.

4. When amounts are to be recovered following a financial correction, the competent service or body shall initiate recovery proceedings and notify the National ISPA Co-ordinator, the National Fund and the implementing agencies thereof.

Section 22

Nothing in this Annex shall prevent the Beneficiary Country applying rules more rigorous than those prescribed herein.

ANNEX III.4.A

INDICATIVE DESCRIPTION OF INFORMATION REQUIREMENTS FOR A SUFFICIENT AUDIT TRAIL (Section 6)

A sufficient audit trail, as referred to in Section 6(2), is present when, for a given measure, including individual projects within a group of projects:

1. Accounting records kept at the appropriate management level provide detailed information about expenditure actually incurred in the co-financed measure by the implementing agency, including where the latter is not the final recipient of funding, the bodies and firms involved in the implementation of the measure, whether as concession-holders, delegatees or otherwise. The accounting records show the date they were created, the amount of each item of expenditure, the nature of the supporting documents and the date and method of payment. The necessary documentary evidence (e.g., invoices) is attached.

2 For items of expenditure relating only partly to the co-financed measure, the accuracy of the allocation of the expenditure between the co-financed measure and the rest is demonstrated. The same applies to types of expenditure that are considered eligible only within certain limits or in proportion to other costs.

3. The technical specifications and financial plan of the measure, progress reports, documents concerning tendering and contracting procedures, and reports on inspections of the execution of the measure in accordance with Section 4 are also kept at the appropriate management level.

4. For declaring expenditure actually incurred in the co-financed measure to the National Fund, the information referred to in paragraph 1 is aggregated into a detailed statement of expenditure broken down by category. The detailed statements of expenditure constitute supporting documents for the accounting records of the National Fund and are the basis for the preparation of declarations of expenditure to the Commission.

5. Where there is one or more delegated bodies between the implementing agency or the bodies or firms involved in implementation of the measure and the National Fund, each delegated body for its area of responsibility requires detailed statements of expenditure from the body below it as supporting documentation for its own accounting records, from which it provides at least a summary of the expenditure incurred on the measure to the body above it.

6. In the case of computerised transfer of accounting data, all the authorities and bodies concerned obtain sufficient information from the lower level to justify their accounting records and the sums reported upwards, so as to ensure a sufficient audit trail from the total summary amounts certified to the Commission down to the individual expenditure items and the supporting documents at the level of the implementing agency and the other bodies and firms involved in the implementation of the measure.

ANNEX III.4.B

INTERIM/FINAL CERTIFICATE AND STATEMENT OF EXPENDITURE AND APPLICATION FOR PAYMENT

EUROPEAN COMMISSIONISPA

Interim/final certificate and statement of expenditure and application for payment

(to be sent to Unit … of DG REGIO through official channels)

Name of measure: ____________________________________

Financing Memorandum No ____________ of ______________

Commission Reference (CCI No) _________________________

CERTIFICATE

I, the undersigned ___________________________, representing the National Fund designated by9 ________________________________, hereby certify that all eligible expenditure included in the attached statement, representing the contributions of the ISPA and national funding, was paid in line with the progress of the measure

after10:

 

 

 

 

 

 

2

0

 

 

and amounts to:

 

EUR

 

d

d

 

m

m

 

y

y

y

y

 

(exact amount to two
decimal places)

 

(exact amount to twodecimal places)

 

The attached statement of expenditure broken down by category of expenditure, and by measure in the case of a group of projects, covers expenditure up to

                                                          

Date

 

 

 

 

 

 

2

0

 

 

(dd/mm/gggg)

 

 

and is an integral part of this certificate, as is the accompanying report on progress of the measure compared with plans/final report.

I also certify that the measure is making satisfactory progress towards completion/has been completed in accordance with the objectives and that the information given in the progress report/final report is correct.

I further certify that the measure is being/has been implemented in accordance with the terms of the Financing Memorandum, in particular as regards:

(1) compliance with the rules on protection of the environment, transport (including trans-European networks), competition, and the award of public contracts (Practical Guide to Phare, ISPA and Sapard);

(2) application of management and control procedures to the measure, in particular to verify the reality of expenditure claimed and the proper execution of the measure in accordance with Section 4 and to prevent, detect and correct irregularities, pursue fraud, and recover unduly paid amounts (Annex III.5 thereto).

In accordance with Section X of Annex III.1, the supporting documents are and will continue to be available for a minimum period of five years following payment of the balance by the Commission.

I certify that:

(1) the statement of expenditure is accurate and results from accounting systems based on verifiable supporting documents;

(2) the statement of expenditure and the application for payment take account of any recoveries made and interest received thereon;

(3) details of the underlying transactions are recorded, where possible, on computer files and are available on request to the Commission departments responsible

Date                                                                           2          0                                 (dd/mm/gggg)  

           

            Name in capitals stamp, position and signature of competent authority

 

 

Statement of expenditure incurred in the measure11

Reference No (CCI code):

Name of measure:

Date:

Category of expenditure

Total expenditure incurred to date (between …12 and …)

Expenditure certified in present declaration

Total expenditure planned (initial budget)

Expenditure incurred to date, as proportion of initial budget (%)

Estimated expenditure still required to complete measure

1. Planning

 

 

 

 

 

2. Feasibility studies, design

 

 

 

 

 

3. Site preparation

 

 

 

 

 

4. Building and construction

 

 

 

 

 

5. Equipment

 

 

 

 

 

6. Technical assistance, preparation of tender documents

 

 

 

 

 

7. Other

 

 

 

 

 

TOTAL

 

 

 

 

 

 

Annex to statement of expenditure: recoveries effected since the last certified statement of expenditure and included in the present statement of expenditure

Amount ordered to be recovered

 

Debtor

 

Date of issue of recovery order

 

Authority which issued recovery order

 

Date of recovery